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行政采购需求快速响应模板

一、适用工作场景

日常办公物资补采：如文具耗材（纸张、笔本）、办公设备配件（键盘、鼠标）、清洁用品等常规物资的临时补充；

突发维修服务需求：如办公设备故障（打印机、空调）、水电设施损坏（灯具、水管）、门锁故障等紧急维修；

临时活动物料采购：如会议（桌牌、茶歇）、团建（道具、奖品）、展会（展架、宣传品）等短期活动所需物料；

办公环境优化需求：如绿植采购、办公家具调整（座椅、文件柜）、区域隔断安装等空间改善需求；

其他行政类采购：如饮用水补给、快递服务临时增配、节日装饰等非生产性物资或服务采购。

二、快速响应操作流程

（一）需求发起与提报

需求部门发起：需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求响应表单》（详见第三部分），明确需求类型、描述、数量、规格、预估预算、紧急程度等信息，保证需求描述具体（如“A4复印纸500张，80g，白色”而非“一批纸张”），避免模糊表述。

提交审核：表单填写完成后，需求部门负责人签字确认，通过OA系统或指定邮箱提交至行政部（对接人：），同步电话告知行政部*需求已提报，保证信息传递及时。

（二）需求审核与评估

行政部初审：行政部*收到需求后，1个工作日内完成初审，重点审核：

需求是否符合行政采购范围（非生产性、非资本性支出）；

预估预算是否在公司年度行政预算内，超出预算部分需需求部门补充说明并报财务部*审批；

紧急程度划分是否合理（一般需求：3-5个工作日响应；紧急需求：1-2个工作日响应；特急需求：4小时内启动响应流程）。

反馈审核结果：审核通过后，行政部*在表单中签署“同意”意见，反馈至需求部门；若需修改，明确修改意见并要求需求部门补充完善。

（三）供应商匹配与比价

供应商筛选：行政部*根据需求类型（如标准物资、定制服务、维修类）从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，优先选择合作稳定、价格合理、服务及时的供应商。

询价与比价：

对于标准物资（如文具、耗材），至少获取2家供应商的报价，对比价格、品牌、交货周期等因素；

对于定制服务或维修类需求，邀请供应商提供方案（如维修方案、定制物料样品），评估方案可行性与报价合理性；

特急需求可适当简化比价流程，但需保留至少1家供应商的报价记录。

（四）订单确认与执行

订单下达：确定供应商后，行政部*与供应商确认订单细节（品名、规格、数量、价格、交货时间、地点、付款方式等），签订《采购订单》（如适用），并将订单信息同步至需求部门。

进度跟踪：行政部*负责跟踪订单执行进度，保证供应商按时交付：

标准物资：按约定时间送达指定地点，需求部门签收；

服务类需求：如维修，需明确服务完成时间并现场确认；

定制类需求：定期与供应商沟通生产进度，保证符合需求要求。

（五）验收入库与结算

联合验收：需求部门与行政部*共同进行验收，对照订单清单逐项核对：

数量是否一致，规格是否符合需求描述；

物资质量是否完好，服务是否达到预期效果（如维修后设备是否能正常运行）；

验收合格后，双方在《验收单》上签字确认；若不合格，当场反馈供应商要求整改或更换。

费用结算：行政部*根据《采购订单》《验收单》等凭证，按公司财务流程办理结算：

标准物资：验收合格后3个工作日内提交付款申请；

服务类需求：服务完成且验收合格后，按合同约定周期结算；

结算时需保证发票信息（如项目名称、金额）与订单、验收单一致，避免财务退单。

三、采购需求响应表单

采购需求响应表单

需求编号

需求部门

需求日期

需求类型□办公物资□维修服务□活动物料□其他

紧急程度

□一般□紧急□特急

预估预算（元）

需求描述

（详细说明用途、规格要求，如“会议室用投影仪1台，分辨率1920×1080，亮度3000流明”）

数量

单位

需求发起人

审核意见

□同意□修改后同意□不同意（说明：_________________________）审核人：_________审核日期：_________

供应商信息

供应商名称：_________________________报价（元）：_________________________交货周期：_________________________联系方式：_________________________

订单信息

订单编号：_________________________交货日期：_________________________交货地点：_________________________

验收情况

□合格□不合格（备注：_________________________）验收人：_________验收日期：_________

备注

（其他需说明事项，如特殊要求、历史合作记录等）

四、使用关键提示

需求描述准确性：需求发起时需明确物资/服务的具体规格、数量