员工出勤与休假管理记录表.docVIP

员工出勤与休假管理记录表使用指南

一、日常管理中的实际应用场景

本记录表适用于企业人力资源部门、部门主管及员工个人，用于系统化管理员工的日常出勤与休假情况。具体场景包括：月度考勤数据汇总（为薪资核算提供依据）、员工休假申请审批流程跟踪、部门人员在岗情况实时掌握、历史出勤记录查询（如项目排期、工作交接参考）等。通过规范记录，可保证考勤数据透明、休假安排有序，同时为企业人力资源规划提供基础数据支持。

二、记录表填写与管理流程详解

第一步：基础信息初始化

HR部门在员工入职时，需在记录表中录入员工基础信息，包括员工编号、姓名（以号代替，如某）、所属部门、岗位、入职日期，并明确考勤周期（自然月/自定义周期）及上下班标准时间（如上午9:00-18:00，午休1小时）。基础信息一旦确定，非特殊情况不得随意变更，变更时需经HR部门审批并记录变更原因。

第二步：日常出勤记录

每日打卡登记：员工每日上下班后，由部门考勤员或通过系统导出打卡数据，在“出勤记录”栏填写当日实际到岗时间、离岗时间，计算实际工作时长（如标准8小时，实际工作7.5小时则需备注1小时午休）。

异常出勤标记：对于迟到（晚于标准到岗时间15分钟内）、早退（早于标准离岗时间15分钟内）、旷工（未到岗且无请假记录）等情况，需在“异常说明”栏简要标注原因（如“交通拥堵”“突发疾病”），并由员工签字确认（电子系统可保留审批记录）。

第三步：休假申请与记录

休假类型分类：明确休假类型包括事假、年假、病假、婚假、产假/陪产假等，各类假期的申请条件及所需证明材料（如病假需提供医院病历）需提前告知员工。

申请流程：员工需提前1-3个工作日（紧急情况除外）提交书面或线上休假申请，注明休假类型、起止日期、天数及工作交接安排；部门主管审核工作交接合理性后签字，HR部门根据公司假期政策审批（如年假需结合剩余假期天数）。

休假记录填写：审批通过后，考勤员在“休假记录”栏填写休假类型、起止日期、天数，并在“出勤状态”栏标注“休假”，休假结束后由员工确认实际休假天数。

第四步：数据审核与核对

周度核对：每周五前，部门主管需核对本周本部门员工出勤记录，保证打卡数据与实际工作情况一致，签字确认后提交HR部门。

月度汇总：每月最后1个工作日，HR部门汇总全月出勤数据，统计全勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、各类休假天数，《月度考勤汇总表》，与部门主管及员工个人核对无误后，作为薪资核算附件存档。

第五步：记录存档与查询

存档要求：纸质记录需按月装订，保存期限不少于2年；电子记录需加密存储，保证数据安全，仅HR部门及授权主管可查询。

查询流程：员工或部门主管需查询历史记录时，向HR部门提交书面申请，说明查询时间段及用途，HR部门在1个工作日内提供查询结果。

三、员工出勤与休假管理记录表（模板）

员工编号

姓名

部门

岗位

考勤周期

A001

*某

销售部

销售代表

2024年3月

日期

星期

上班时间

下班时间

实际工作时长

2024-03-01

五

9:05

18:10

8小时05分

2024-03-02

六

-

-

0小时

2024-03-04

一

9:00

18:00

8小时

2024-03-05

二

-

-

0小时

2024-03-06

三

8:50

17:50

8小时00分

…

…

…

…

…

四、使用过程中的关键注意事项

数据准确性：考勤员需每日及时核对打卡数据，避免漏填、错填；员工发觉记录有误时，需在3个工作日内提出异议，逾期视为确认无误。

审批流程规范：所有休假申请必须经部门主管及HR部门双重审批，口头申请无效；紧急休假（如突发疾病）需在事后24小时内补交书面申请及证明材料。

保密要求：记录表涉及员工个人信息，仅HR部门、部门主管及员工本人可查询，严禁非相关人员泄露或传播，违者将按公司规定处理。

异常情况处理：对于旷工、连续多日未打卡等异常情况，HR部门需在1个工作日内联系员工或部门主管核实原因，必要时启动离职流程或纪律处理程序（注：此处避免使用“违纪”一词，改为“纪律处理程序”）。

定期数据核对：每月考勤汇总表后，需在部门内部公示3个工作日，员工有异议的，HR部门需重新核查并调整，保证数据公开透明。