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供应商信息管理模板及信息表

一、适用场景与价值

新供应商准入评估：在筛选合作方时，系统收集供应商基础资质、经营能力等信息，为决策提供数据支撑；

现有供应商动态管理：跟踪供应商合作表现（如交付及时性、产品质量）、资质有效期等，保证合作合规性；

跨部门信息协同：采购、财务、质检等部门共享供应商数据，避免信息孤岛，提升工作效率；

供应链风险预警：通过定期更新供应商经营状态、涉诉记录等，及时识别潜在合作风险。

通过标准化管理，企业可实现供应商信息的“集中化、动态化、规范化”，降低合规风险，优化供应链效率。

二、详细操作流程指南

（一）前期准备：明确管理范围与责任分工

确定信息收集范围：根据企业行业特性（如制造业需侧重生产资质，服务业需侧重经营许可），梳理必填信息字段（如基础信息、资质文件、合作历史等），避免信息冗余或缺失。

指定责任主体：明确采购部门为供应商信息管理的牵头部门，指定专人（如采购专员*）负责信息收集、录入与更新；财务、质检等部门配合提供合作评价、付款记录等关联信息。

（二）信息填写与录入：保证准确性与完整性

获取基础信息：通过供应商自证材料（如营业执照复印件、资质证书）、官方渠道（如“国家企业信用信息公示系统”）核实信息真实性，保证与原件一致。

逐项填写模板表格：按照“供应商信息管理模板表格”字段要求，完整填写信息（如供应商全称、统一社会信用代码、联系人等），对“不适用”项需标注“N/A”，避免空缺。

附件材料归档：将资质证书、合作合同等扫描件与信息表关联命名（如“公司-营业执照-2024”），电子档存储于指定服务器（如企业OA系统），纸质档分类存档。

（三）审核与校验：多重把关保证合规

部门初审：采购专员填写完成后，交由采购经理审核，重点检查信息完整性（如必填项是否齐全）、资质有效性（如证书是否在有效期内）、逻辑一致性（如联系电话与联系人是否匹配）。

跨部门会签：涉及质量、财务等关键信息的，需发送至质检部、财务部会签：质检部确认供应商历史合作评价（如退货率、客诉次数），财务部确认付款信用记录（如是否逾期）。

最终审批：审核通过后，由供应链总监签字确认，正式纳入供应商管理体系；审核不通过的，退回采购专员补充材料，重新走流程。

（四）信息归档与共享：建立动态管理机制

系统录入：将审批通过的信息表录入企业供应商管理系统（如ERP或SRM系统），设置分级查看权限（如采购部可编辑，财务部仅查看），保证信息安全。

信息共享：通过企业内部平台（如钉钉、企业）共享供应商目录，各部门可实时查询基础信息，申请查阅详细材料需提交审批流程。

（五）动态更新与维护：保障信息时效性

定期更新：每年度对供应商信息进行全面复核，重点更新以下内容：

资质证书有效期（如ISO认证、行业许可证）；

合作期限与产品/服务范围；

联系方式、法定代表人等关键变更。

触发更新机制：当供应商发生重大变化时（如地址迁移、股权变更、涉诉记录），需在5个工作日内由采购专员*收集最新材料，按“审核-录入”流程更新信息，保证系统数据与实际情况一致。

三、供应商信息管理模板表格

供应商基本信息登记表

项目分类

具体信息项

填写要求

示例

基础信息

供应商全称

与营业执照一致，需包含“有限公司”等后缀

市科技有限公司

统一社会信用代码

18位统一代码，核对无误A05678

注册地址

详细到省、市、区、街道门牌号

省市区路123号

经营地址

若与注册地址不同，需填写实际经营地

省市区路456号

法定代表人

填写姓名全称

张*

联系人

负责日常对接的人员姓名

李*

联系电话

11位手机号，保证畅通

138

企业邮箱

正式邮箱格式，避免使用个人邮箱

supplier**

成立日期

营业执照载明的成立日期

2015-03-15

注册资本

填写单位（万元/元）及具体数额

500万元

企业性质

如国企、民企、外资企业等

有限责任公司（自然人独资）

主营业务

概述核心产品或服务

电子元器件研发、生产与销售

资质信息

营业执照

需填写有效期（长期/至年月日）

有效期至2030年12月31日

行业资质证书

如ISO9001、3C认证等，注明证书名称及编号

ISO9001:2015质量管理体系认证，编号：001-2024-5

特殊经营许可

如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等

食品生产许可证编号：SC012

合作信息

合作产品/服务

列明当前合作的具体内容

主板SMT贴片加工服务

合作期限

起止日期（年月日-年月日）

2024-01-01至2025-12-31

付款方式

如月结30天、现结等

月结60天

历史合作次数

累计合作次数（首次合作填1）

3

合作评价

优秀/良好/一般/较差（由质检部填写）

良好

其他信息

备注

填写特殊说明（如关联企业、独家代理等）

本公司为该供应商