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现场资料管理规范与工作职责解读

在项目执行过程中，现场资料是工程实体质量、进度、安全及管理行为的直接记录与客观反映，其管理水平直接关系到项目的顺利推进、成本控制、风险规避乃至最终的竣工验收与档案移交。一套科学、严谨的现场资料管理规范，辅以明确的工作职责划分，是确保项目资料完整、准确、系统、规范的基石。本文将从规范要点与职责体系两方面，对现场资料管理进行深度解读。

一、现场资料管理规范核心要点

现场资料管理规范是指导资料工作的纲领性文件，其核心在于建立一套贯穿资料形成、收集、整理、归档、保管及利用全过程的标准化流程。

（一）资料的分类与编码

资料的科学分类是高效管理的前提。应根据项目性质、规模及管理需求，制定统一的资料分类体系。通常可按资料性质分为管理类、技术类、经济类、验收类、声像类等；按阶段可分为前期准备、施工过程、竣工验收等。每一类资料均应有明确的界定范围。

编码规则是资料唯一性和可追溯性的保障。编码应简洁明了，包含资料类别、形成阶段、专业、时间等关键信息，确保每一份资料都有其独特的“身份标识”，便于快速检索与定位。编码规则一旦确定，应严格执行，避免随意变更。

（二）资料的形成与收集

资料的形成应与工程进度同步，坚持“谁施工、谁负责，谁签字、谁负责”的原则。从工程伊始，各相关人员即应明确各自负责形成的资料种类、格式、内容要求及提交时限。

原始记录的真实性与准确性是资料的生命线。无论是施工日志、测量记录、试验报告还是隐蔽工程验收记录，都必须在现场即时形成，如实反映实际情况，严禁事后补记、伪造或随意涂改。对于需要多方签认的资料，应及时流转，确保签认手续齐全、有效。

资料收集应做到“及时、完整、规范”。专职或兼职资料员应主动跟踪，督促各责任方按时提交资料，对收集到的资料进行初步审核，检查其完整性、规范性和签署是否齐全，对不符合要求的资料应及时退回并要求整改。

（三）资料的整理与归档

资料整理是将零散的原始资料系统化、条理化的过程。应按照分类标准和归档要求，对资料进行组卷、排列、编目、装订。卷内文件应按一定顺序排列，如按时间顺序、逻辑顺序或重要程度。备考表的填写应规范，注明卷内文件的完整性、有效性等情况。

归档是资料管理的阶段性终点，也是后续利用的起点。归档应明确归档范围、归档份数、归档载体（纸质、电子或两者兼备）及归档时间节点。电子文件的归档应符合相关技术标准，确保其可读性和长期保存性，同时注意与纸质文件的一致性。归档资料应编制详细的检索目录，方便查阅。

（四）资料的保管与防护

资料保管场所应具备适宜的环境条件，防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。对于重要的、易损的或电子存储介质，应采取特殊的保护措施。资料的借阅、复制应有严格的审批和登记制度，防止资料丢失、泄密或损坏。归还时应仔细检查，确认无误后方可入库。

（五）资料的利用与流转

资料的最终目的在于利用。应建立便捷的资料查阅机制，满足项目管理、决策支持、问题追溯、审计检查、经验总结等多方面的需求。资料在内部流转或向外部单位（如监理、业主、档案馆）移交时，均应有完备的交接手续，明确责任，确保资料传递过程的安全与可追溯。

二、现场资料管理工作职责体系

明确的工作职责是确保资料管理规范落到实处的组织保障。现场资料管理并非某一个人的职责，而是一个涉及多岗位、多环节的系统工作。

（一）项目负责人

项目负责人是项目资料管理的第一责任人，对项目资料的真实性、完整性、及时性负总责。其职责包括：

*组织制定项目资料管理细则和相关制度，并监督执行。

*配备合格的资料管理人员，提供必要的工作条件和资源支持。

*协调解决资料管理过程中出现的重大问题和跨部门协调事项。

*对重要资料的签认和审批负责。

*组织或参与项目竣工资料的最终审核与移交。

（二）专职资料管理人员

专职资料管理人员是现场资料管理的直接执行者和日常管理者，肩负着资料的“管家”角色。其核心职责包括：

*熟悉并执行国家、行业及企业关于资料管理的规范和标准。

*负责项目各类资料的统一收集、分类、整理、编目、归档、保管和借阅工作。

*指导和督促项目各部门及相关人员正确形成、积累和提交资料。

*对收集到的资料进行规范性和完整性审核，对不合格资料及时提出整改要求。

*建立资料管理台账，确保资料状态清晰可查。

*负责电子资料的整理、备份和管理，确保数据安全。

*参与项目竣工图的编制、审核与汇总。

*在项目结束后，按规定向相关单位移交全套竣工资料。

（三）各专业工程师/技术员

各专业工程师及技术员是现场施工技术资料的直接形成者，对其专业范围内资料的真实性、准确性和及时性负责。其职责包括：

*在施工过程中，及时、准确、规范地形成和签署各类技术文件和记录，如施工方案