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企业行政会议纪要编写指南

一、适用会议类型与编写时机

企业行政会议纪要广泛应用于各类需要留存决策、跟踪进展、明确责任的正式会议，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度工作会，侧重阶段性工作回顾与计划部署；

专题会议：如项目推进会、制度研讨会，聚焦特定议题的深度讨论与方案确定；

协调会议：如跨部门对接会、资源调配会，解决协作中的分歧与衔接问题；

决策会议：如高层战略会、预算审批会，记录关键决议与执行方向。

编写时机需在会议结束后24小时内完成，保证信息准确、细节鲜活，避免因时间间隔导致遗漏或偏差。

二、会议纪要编写全流程

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

与会议组织者确认会议主题、预期成果及需达成的决议，提前梳理会议议程，明确各议题的讨论重点和决策节点。

收集背景资料

整理与会议相关的previous会议纪要、项目报告、数据报表等材料，熟悉议题背景，避免记录时出现信息断层。

准备记录工具

根据会议规模选择记录方式：小型会议可使用电脑实时记录（建议用Word或专用纪要模板），大型会议可搭配录音设备（需提前告知参会人员），并预设好“议题-发言-决议-行动项”的记录框架。

确认参会人员信息

提前获取参会人员名单（含职务、部门），标注关键决策人（如部门负责人、项目负责人），便于后续明确行动项责任主体。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

议题讨论：记录各议题的核心观点，特别是不同意见的交锋与共识点（例如：“总监提出预算需压缩10%，经理建议优先保障核心项目，最终决议：核心项目预算不变，非核心项目压缩15%”）；

决议事项：明确“做什么、为什么做、怎么做”，需包含决策依据（如“基于市场调研数据，同意调整产品定价策略”）；

行动项：这是会议纪要的“执行核心”，必须记录“负责人、具体任务、完成时限、交付标准”（例如：“*负责组织市场部于3月15日前完成竞品分析报告，包含价格对比、功能优劣势分析”）。

区分“事实陈述”与“个人观点”

对发言内容进行客观提炼，避免加入记录人的主观判断（如错误示例：“总认为方案不可行”，正确示例：“总提出方案存在执行风险，建议增加试点环节”）。

标记“待确认”信息

对讨论中暂未明确的内容（如需进一步核实的数据、待协调的资源），标注“待确认”并记录后续跟进人，保证会后闭环。

（三）会后整理：规范结构与内容完善

梳理逻辑框架

按会议议程顺序整理内容，结构建议为：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；

会议议题及讨论情况（按议题分点记录，突出决议与行动项）；

决议事项汇总（单独列出，便于查阅）；

行动项清单（按责任部门/人分类，明确时限）；

下一步计划（如下次会议时间、需准备的资料等）。

补充与核实细节

根据会议录音或笔记补充遗漏的关键信息，特别是数据、时间、人名等易错内容；

向参会人员（尤其是行动项负责人）核实任务细节，保证“责任到人、时限明确、标准清晰”。

语言精炼与格式规范

使用简洁、正式的书面语，避免口语化表达（如“差不多”“可能”）；

统一格式：标题用“公司名称+会议类型+纪要”（如“公司2024年3月第1次行政工作例会纪要”），用宋体小四号字，1.5倍行距，重要内容（如决议、行动项）可加粗突出。

（四）审核与分发：保证信息准确落地

三级审核机制

自审：记录人检查内容完整性、逻辑性及行动项准确性；

交叉审核：交由会议组织者（如部门负责人）核实决议与行动项是否符合会议原意；

终审：重要会议需提交公司分管领导审批，保证决策层级无误。

规范分发与存档

审核通过后，在1个工作日内通过OA系统或邮件发送给所有参会人员及相关部门抄送；

电子版存档至公司共享服务器（按“年份+会议类型”分类），纸质版需由记录人签字后归档，保存期限不少于3年。

三、标准化会议纪要模板

公司[会议类型]会议纪要

会议基本信息

会议名称

[例如：2024年Q1行政工作部署会]

会议时间

[年月日时分-时分]

会议地点

[例如：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）]

主持人

[职务+姓名，如：行政总监*]

记录人

[职务+姓名，如：行政专员*]

参会人员

[部门+姓名，如：人力资源部、财务部、市场部*等，按部门排序]

缺席人员

[部门+姓名+原因，如：运营部*（出差）]

会议议程

1.议题一：[议题名称]；2.议题二：[议题名称]；……

议题讨论与决议情况

议题一：[议题名称]

讨论内容：

[简要记录主要发言观点，突出争议点与共识。例如：经理汇报了Q1办公用品采购情况，超支5%，主要原因为纸张价格上涨；主管建议调整供应商合作模式，集中采购以降低成本。]

决议事项：

[明确结论及依据。例如：同意从4月起实施办公用品集中采购，由行政部牵头，3个工作日内完成供应商筛选方案