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标准化会议管理系统模板
一、适用场景说明
常规工作会议：如部门周例会、月度总结会、季度规划会，用于同步工作进展、协调资源分配；
专项任务推进会：如项目启动会、阶段复盘会、问题解决会，聚焦特定目标的落地执行；
跨部门协作会议：如产品评审会、资源协调会、流程优化会，需多部门协同推进的议题讨论；
决策类会议：如年度战略会、预算审批会、重大事项研讨会，需形成明确决议的正式场合。
二、标准化操作流程
（一）会前筹备阶段
步骤1：会议发起与议题收集
发起人：由会议需求部门（如项目组、行政部门）负责人或指定人员发起，明确会议核心目标（如“确定Q3产品上线计划”“解决跨部门协作流程卡点”）。
议题收集：发起人提前3-5个工作日向相关部门/人员收集议题，要求每个议题明确“背景、目标、需讨论/决策的具体内容”，并填写《会议议题申报表》（见模板1）。
步骤2：议程审核与确定
议程整合：发起人汇总收集的议题，按“重要性、紧急性”排序，初步拟定会议时间、地点、预计时长、参会人员（含主持人、记录人）。
议程审批：将拟定的议程（含议题清单、时间分配）提交会议主持人（如部门负责人、项目总监）审核，主持人可根据实际需求调整议题顺序或增删议题，保证议程聚焦核心目标。
步骤3：会议通知与材料准备
通知发送：审批通过后，发起人至少提前1个工作日通过企业内部系统（如OA、飞书、钉钉）发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间、地点（线上会议需附会议及密码）、议程、参会人员、需提前准备的会议材料（如数据报表、方案草案）。
材料分发：需提前准备的材料由各议题负责人在通知发出后同步发送至参会人员，并标注“请提前审阅，会上需重点说明内容”。
步骤4：场地与设备确认（线下会议）
行政人员提前1天确认会议室availability，调试投影仪、麦克风、视频会议设备等，保证会议当天正常运行；线上会议需提前测试会议软件功能，避免设备故障影响会议效率。
（二）会中管理阶段
步骤1：会议签到与开场
会议开始前5分钟，记录人通过签到表（见模板2）完成参会人员签到（线上会议可通过会议软件“签到”功能或实时在线名单确认），未到人员需由其部门提前向主持人说明原因。
主持人开场：明确会议目标、议程及时长控制要求（如“本次会议预计90分钟，每个议题严格控制在15分钟内”），强调会议纪律（如“手机静音、不随意打断发言、聚焦议题”）。
步骤2：议题讨论与决策
按议程顺序逐项讨论，每个议题由汇报人简要说明背景与核心内容（控制在5分钟内），随后参会人员围绕议题展开讨论，主持人需引导发言方向，避免偏离主题。
对需决策的议题，主持人组织参会人员充分讨论后，采用“举手表决”“共识确认”或“负责人拍板”等方式形成明确决议，记录人同步记录决议内容、支持人、反对人（如有）及理由。
步骤3：会议记录与时间控制
记录人全程记录会议关键信息：每个议题的讨论要点、形成的决议、遗留问题及下一步行动（含负责人、计划完成时间），记录需客观准确，避免主观表述。
主持人严格控制各环节时长，若某一议题讨论超时，可适当压缩后续议题时间或约定“会后专项讨论”，保证会议按计划结束。
（三）会后跟进阶段
步骤1：会议纪要整理与分发
会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》（见模板3），内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程讨论摘要、决议清单、行动项（负责人、截止时间）、下次会议安排（如有）。
纪要经主持人审核无误后，于1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送人，并在企业知识库或项目管理系统中存档，方便查阅。
步骤2：行动项跟踪与反馈
各行动项负责人需按照纪要中明确的截止时间推进工作，并在完成前1天向记录人反馈进展；记录人每周更新《会议决议跟踪表》（见模板4），标注“进行中”“已完成”“延期”等状态，同步给主持人及相关方。
对未按时完成的行动项，由主持人牵头组织复盘，分析原因并调整计划，保证决议落地。
步骤3：会议效果评估与优化
每季度或每类重要会议结束后，由会议组织部门收集参会人员反馈（通过问卷或访谈），重点评估：会议效率、议程合理性、决议落实情况、设备支持等，形成《会议效果评估报告》，持续优化会议管理流程。
三、核心工具模板清单
模板1：会议议题申报表
序号
议题名称
提出部门
提出人
议题背景简述
讨论目标
预计时长
备注（如需决策材料）
1
Q3产品上线计划
产品部
*小明
竞品功能迭代加速
确定上线时间节点与资源
20分钟
附《功能优先级清单》
2
跨部门协作流程优化
运营部
*小红
当前流程审批环节多
简化流程，提升效率
15分钟
附《流程现状图》
模板2：会议签到表
序号
姓名
部门
职位
联系方式（内部号）
签到时间
备注（如迟到/请假）
1
*小明
产品部
经理
8888
09:05
-
2
*
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