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企业文件档案管理规范及系统工具模板

一、引言

企业文件档案是企业运营、决策、合规及历史追溯的重要载体，规范化的档案管理能够提升信息利用效率、降低法律风险、保障核心数据安全。本工具模板结合企业实际管理需求，从适用场景、操作流程、工具模板及风险控制四个维度，构建完整的文件档案管理体系，助力企业实现档案管理标准化、流程化与智能化。

二、规范适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖但不限于：

行政管理类：公司章程、股东会决议、内部管理制度、会议纪要、工作计划等；

人力资源管理类：劳动合同、员工名册、薪酬档案、培训记录、离职证明等；

财务管理类：财务报表、审计报告、税务资料、合同付款凭证、成本核算表等；

项目管理类：项目立项报告、招投标文件、合作协议、验收报告、项目总结等；

业务运营类：客户资料、销售合同、产品说明书、市场调研报告、售后服务记录等；

法务合规类：法律纠纷文书、知识产权证书、合规审查意见、风险评估报告等。

（二）典型应用场景

新员工入职档案建立：人力资源部需收集员工学历证明、劳动合同、离职证明等材料，按“一人一档”原则归档，保证信息完整可追溯；

年度审计档案准备：财务部需整理全年财务报表、审计底稿、税务申报表等，按审计要求分类打包，便于外部审计机构调阅；

重大项目复盘：项目部在项目结束后，需汇总立项文件、过程记录、验收报告等，形成项目全周期档案，为后续项目提供参考；

历史档案查询：法务部在处理历史法律纠纷时，需快速调取相关合同、沟通记录及法律文书，支持案件应对；

档案合规销毁：档案管理员对超过保管期限的档案（如已终止的劳动合同、过期的财务凭证），需经鉴定审批后，按流程安全销毁，避免信息泄露。

三、文件档案管理全流程操作指引

（一）前期准备阶段

制定分类标准

结合企业组织架构与业务特点，采用“年度-部门-类型-密级”四级分类法，例如：“2024-行政部-制度-秘密”；

明确各类档案的保管期限（如永久、30年、10年、5年），依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及企业内部制度执行。

配置档案管理系统

信息化系统需具备档案录入、分类检索、权限管理、借阅审批、到期提醒等功能；

设置管理员权限（档案管理员）、部门权限（部门负责人）、普通用户权限，保证数据安全。

明确岗位职责

档案管理员：负责档案收集、整理、归档、保管、借阅登记及销毁执行；

各部门负责人：审核本部门档案提交的完整性，监督档案管理规范执行；

分管领导：审批重要档案借阅、密级调整及销毁申请。

（二）日常管理阶段

1.文件收集与整理

收集要求：各部门在文件形成后3个工作日内，将原件或扫描件提交至档案管理员，保证文件内容清晰、签字盖章完整；

整理步骤：

（1）检查文件完整性，缺失材料需及时补充（如合同无双方签字需退回补签）；

（2）按分类标准填写《文件归档清单》（模板见第四章），标注文件编号、名称、形成日期、密级及保管期限；

（3）纸质文件采用“三孔一线”装订，扫描件保存为PDF格式（分辨率≥300DPI），避免篡改。

2.档案归档与存储

归档时间：月度档案于次月5日前完成归档，年度档案于次年1月20日前完成归档；

存储要求：

纸质档案存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥、防火、防潮（温度14-24℃，湿度45-60%）；

电子档案存储于企业服务器或加密云盘，定期进行备份（本地备份+异地备份），防止数据丢失。

3.档案借阅与利用

借阅流程：

（1）申请人填写《档案借阅申请表》（模板见第四章），说明借阅用途、期限及归还时间；

（2）部门负责人审核（涉密档案需经分管领导审批）；

（3）档案管理员核对权限后，提供档案复印件（原件原则上不外借），登记借阅记录；

（4）借阅期限一般不超过7天，到期需归还，如需续借需提前2天重新申请。

（三）后期处置阶段

档案鉴定

档案管理员每季度对到期档案进行鉴定，确认是否仍有保存价值；

鉴定小组由档案管理员、法务专员、财务专员组成，形成《档案鉴定意见表》。

档案销毁

对无保存价值的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，经分管领导审批后；

由2人以上共同监销，采用粉碎或焚烧方式处理，保证信息无法恢复；

《档案销毁清册》及监销记录需永久保存。

档案移交

企业合并、分立或部门撤销时，档案由原部门整理后移交至档案管理部门，办理交接手续，填写《档案移交清单》。

四、常用管理工具模板

模板一：文件归档清单

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

密级

保管期限

存放位置

备注

ZD-2024-001

公司2024年行政管理制度

行政部

2024-01-15

普通

10年

档案柜-A1-01

含修订版

HT-2024-025

与公司采购合同

采购部

2024-03-20

秘密

永久

电子档案-