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企业采购成本控制标准作业程序

一、适用范围与场景描述

本标准作业程序（SOP）适用于企业各类采购活动的成本控制全流程，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等所有采购品类。具体场景包括：日常生产物资采购、新项目物料采购、紧急补货采购、供应商年度框架协议采购等。通过标准化流程，保证采购成本在合理范围内，同时兼顾采购效率与质量，适用于企业采购部、需求部门、财务部、法务部等多部门协同工作。

二、采购成本控制全流程操作步骤

（一）需求提报与预算审核

目标：从源头控制采购需求的合理性与预算准确性，避免过度采购或预算超支。

操作步骤：

需求部门发起申请

需求部门根据生产计划、项目需求或日常运营需要，填写《采购需求申请表》（模板见附件1），明确物料名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额（需参考历史采购数据或市场询价预估）、用途及紧急程度。

需求部门负责人对需求的必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部初审需求合理性

采购部收到申请后，核对需求的合理性：

是否存在重复采购、可替代物料未优先使用的情况；

数量是否与生产/项目计划匹配，是否存在虚报需求；

预算金额是否超出公司成本控制标准（参考《采购成本控制基准表》）。

对不合理需求，与需求部门沟通修改；对合理需求，流转至财务部进行预算审核。

财务部复核预算

财务部根据年度预算分解、采购价格波动趋势（参考《市场价格监测报告》），审核申请预算的合规性与准确性。

若预算超标，需需求部门说明原因并提交《预算调整申请表》，经分管副总审批后，方可进入下一环节。

（二）供应商选择与管理

目标：通过科学筛选供应商，建立优质供应商池，保证采购成本可控且质量稳定。

操作步骤：

供应商准入筛选

采购部根据采购品类，从《合格供应商名录》中选择候选供应商；若名录无合适供应商，需启动新供应商开发流程。

新供应商准入需提交：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、生产能力证明、主要客户案例、价格报价单等。

采购部联合质量部、技术部对供应商进行资质审核与现场考察（重点考察生产设备、工艺流程、品控体系），评估其综合实力。

供应商分类评估

采购部每半年组织一次供应商绩效评估，从价格水平、质量合格率、交货准时率、售后服务、配合度等维度进行评分（评分标准见《供应商评估表》模板附件2）。

根据评分结果将供应商分为A类（优先合作）、B类（稳定合作）、C类（限期整改）、D类（淘汰），动态更新《合格供应商名录》。

采购方式确定

根据采购金额与品类，选择合适的采购方式：

单次采购金额≥10万元：公开招标或邀请招标（需3家及以上A/B类供应商参与）；

1万元≤采购金额＜10万元：询比价（至少获取3家供应商报价）；

采购金额＜1万元：直接采购（从合格供应商中选性价比最优者）。

紧急采购（如生产突发故障需补料），需经需求部门负责人、采购部经理、分管副总签字确认，事后3个工作日内补办手续。

（三）价格谈判与成本分析

目标：通过专业谈判降低采购成本，同时保证供应商合理利润，实现双赢。

操作步骤：

谈判准备

采购部收集市场行情信息（如大宗商品价格指数、行业基准价、历史采购价格），分析成本构成（原材料、人工、制造费用等）。

制定谈判策略：明确目标价、底线价、让步空间，准备替代方案（如调整付款周期、增加订单量以换取折扣）。

实施谈判

由采购部经理或资深采购员担任主谈，需求部门、财务部（必要时）参与。

谈判内容：价格（单价、总价、阶梯折扣）、付款方式（如账期、预付款比例）、交货期、质量异议处理条款等。

谈判过程需全程记录，填写《价格谈判记录表》（模板附件3），明确双方达成的共识条款。

成本复盘

谈判结束后，采购部对比谈判结果与目标成本，分析差异原因（如市场波动、供应商成本结构变化），形成《采购成本分析报告》，提交采购部经理审批。

（四）合同签订与风险审核

目标：通过规范合同条款规避法律风险，明确双方权责，保障采购成本可控。

操作步骤：

合同起草

采购部根据谈判结果，使用公司标准合同模板（《采购合同》模板附件4）起草合同，重点条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准与验收方法（需附技术参数表）；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

付款方式、发票要求、违约责任（如逾期交货的违约金比例、质量不合格的退换货条款）。

法务与财务审核

法务部审核合同的法律合规性：条款是否明确、是否存在歧义、是否符合《民法典》等法律法规；

财务部审核付款条款、价格条款与财务制度的一致性，保证资金安全。

合同审批与签署

合经采购部经理、需求部门负责人、财务部经理、分管副总审批后，由法定代表人或授权代表签署，加盖公司公章及合同专用章。供应商合同文本需加盖公章后回传，双方各执一份。

（五）采购执行与成本监控

目标：保证采购订单按时、按质、按量交付，实时