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外贸公司订单跟踪管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司外贸订单的执行流程，确保订单从洽谈、签订到最终交付、收款的各个环节得到有效监控与管理，提高订单履约率，降低经营风险，提升客户满意度，特制定本办法。本办法依据国家相关法律法规及公司实际经营情况制定。

（二）适用范围

本办法适用于公司所有进出口业务订单的跟踪管理，涵盖从订单初步接洽、合同签订、生产/采购、质量检验、物流运输、单证制作、货款回收直至售后服务的全过程。公司各相关部门及所有参与订单操作的人员均须遵守本办法。

（三）基本原则

订单跟踪管理应遵循以下原则：

1.客户导向原则：以满足客户需求、提升客户体验为出发点。

2.全程监控原则：对订单执行的各个关键节点进行持续跟踪与记录。

3.权责明确原则：明确各部门及相关人员在订单跟踪中的职责与权限。

4.及时沟通原则：确保公司内部各环节之间、以及与外部客户、供应商、货代等的顺畅沟通。

5.风险控制原则：对订单执行过程中的潜在风险进行识别、评估并采取有效应对措施。

二、订单跟踪的范围与目标

（一）跟踪范围

订单跟踪贯穿于外贸业务的整个生命周期，具体包括但不限于：

1.前期：客户询盘处理、报价、样品确认、合同条款谈判与签订。

2.中期：生产计划制定、原材料采购（如涉及）、生产进度跟踪、质量控制与检验、包装与标识确认。

3.后期：订舱、报关、报检、货物出运、提单等单据制作与交付、货款催收与结算、客户反馈与售后服务。

（二）跟踪目标

1.确保订单按合同约定的品质、数量、交期准确交付。

2.提高订单处理效率，缩短订单周期。

3.及时发现并解决订单执行过程中的问题，降低违约风险。

4.保障货款安全、及时回收。

5.积累订单执行数据，为公司经营决策提供支持。

三、组织与职责

（一）业务部门

业务部门是订单跟踪的主导部门，其主要职责包括：

1.负责与客户的全程沟通，准确理解并传递客户需求。

2.负责订单的洽谈、合同的签订与评审。

3.作为订单的第一责任人，牵头组织各相关部门协同完成订单执行。

4.跟踪生产/采购进度，协调解决生产过程中与客户要求相关的问题。

5.负责样品的确认与寄送安排。

6.与客户确认shipment细节，如船期、交货地点等。

7.负责货物出运后的客户通知、单据交付（如需）及后续的货款催收。

8.收集客户反馈，处理与订单相关的客户投诉与售后服务。

（二）单证部门

单证部门是订单履约的专业支持部门，其主要职责包括：

1.根据合同及业务部门提供的信息，及时、准确地制作全套出口/进口单据，如发票、装箱单、提单、原产地证、报关单等。

2.负责办理货物的报关、报检手续，确保符合相关法规要求。

3.跟踪货物出运信息，确保提单等运输单据的正确获取与流转。

4.协助业务部门进行信用证项下的单据审核与交单工作。

5.负责相关单据的归档管理。

（三）采购/生产部门（如适用）

若公司涉及自营生产或指定供应商采购，采购/生产部门的主要职责包括：

1.根据订单要求，制定生产计划或采购计划。

2.负责原材料的采购与库存管理（如适用）。

3.组织生产，严格控制生产进度和产品质量。

4.配合业务部门进行产前样、大货样的制作与确认。

5.及时向业务部门反馈生产/采购过程中出现的问题及预计完成时间。

（四）财务部门

财务部门在订单跟踪中的主要职责包括：

1.负责信用证的审核、开立（如为进口或对下信用证）、修改及交单议付等事宜。

2.跟踪货款的到账情况，及时与业务部门核对。

3.负责外汇核销、退税等相关财务手续的办理。

4.提供订单相关的财务数据支持。

四、订单跟踪的流程与要点

（一）合同签订与评审阶段

1.合同条款确认：业务部门在签订正式合同前，需与客户就产品规格、数量、价格、付款方式、交货期、包装要求、运输方式、违约责任等关键条款进行最终确认，并确保合同条款清晰、明确、可执行。

2.内部评审：对于重要或复杂订单，业务部门应组织相关部门（如单证、采购/生产、财务）进行内部评审，评估订单的可行性、风险点及所需资源，形成评审意见。

（二）生产/采购跟踪

1.计划下达：合同生效后，业务部门应及时向采购/生产部门下达明确的生产或采购指令，提供完整的客户要求及技术资料。

2.进度跟踪：

*采购/生产部门应制定详细的生产/采购进度表，并定期向业务部门反馈进展情况。

*业务部门应主动、定期与采购/生产部门沟通，了解生产/采购进度，关键节点（如原材料到位、生产开始、生产完成、检验等）应进行重点确认。

*对于可能出现的延期风险，应立即预警并与相关方协商解决方案，同时及时与客户沟通。

3.质量控