原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
行政事务处理流程手册
——日常事务高效处理指南
前言
本手册旨在规范行政日常事务的处理流程，通过标准化操作、工具化模板及关键提醒，帮助行政人员高效完成会议安排、文件流转、办公用品管理、访客接待、差旅协调等工作，减少重复沟通与操作失误，提升行政服务支持效率。手册适用于企业、事业单位等组织的行政岗位及相关协作人员。
一、适用工作情境
（一）会议组织与保障
包括部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部来访接待会等各类会议的筹备、召开及后续跟进工作。
（二）文件资料管理
涵盖公司内部通知、制度文件、合同协议、外来函件等纸质与电子文件的收发、审批、传阅、归档全流程。
（三）办公用品与资产运维
涉及办公用品的申领、采购、发放、盘点，以及办公设备（打印机、投影仪等）的故障报修、日常维护管理。
（四）访客接待与服务
包括预约客户、供应商、机构等外部人员的接待引导、会议安排、餐饮协调及离送服务。
（五）员工差旅支持
为员工因公出差提供交通预订、住宿安排、行程审批、费用报销指引等全流程支持。
二、标准化处理步骤
（一）会议组织与保障
需求收集与方案确认
收集会议发起人（如部门主管*）的需求：会议主题、目标、时间（建议预留30分钟缓冲期）、地点（会议室容量/设备需求）、参会人员（名单及职务）、议程（含各环节时长）、特殊要求（如茶歇、翻译设备等）。
与发起人确认方案，明确会议负责人（行政专员*）及分工（如场地协调、设备调试、材料准备等）。
会议资源协调
会议室预订：通过会议室管理系统（或Excel台账）查询可用场地，优先选择符合参会人数、设备需求的会议室，避免与重要会议冲突。
设备与材料准备：提前1天检查会议室设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统等），保证正常使用；根据议程准备纸质材料（会议议程、PPT打印版、签到表等），装订整齐。
会议通知发布
提前2-3天通过企业OA系统/邮件发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、负责人联系方式及“请准时出席，提前10分钟签到”等提醒。
对重要会议（如外部接待会），同步电话提醒关键参会人员，确认收到通知。
会前现场检查
会议召开前30分钟，行政专员*到场检查：
会议室卫生整洁，桌椅按会议形式（圆桌/课桌式）摆放；
设备调试完成（投影画面清晰、麦克风无杂音、视频会议系统登录正常）；
材料放置于会议室入口签到台，签到表、笔、饮用水就位。
会中服务保障
安排专人负责签到（电子/纸质），引导参会人员入座；
会议期间，全程留守会议室外，及时处理突发情况（如设备故障，5分钟内响应解决；临时加座，协调相邻会议室调配座椅）；
提供茶水服务（如会议时长超过1.5小时，提前10分钟续水），避免干扰会议进程。
会后整理与反馈
会议结束后1小时内，清理会议室（垃圾清理、设备复位、材料回收归档）；
收集会议纪要（由发起人提供后），2个工作日内通过OA系统发送至参会人员，并抄送存档；
对会议设备进行日常检查，记录使用情况，如有故障及时报修。
（二）文件资料管理
文件接收与登记
纸质文件：收到外来函件/内部文件后，第一时间在《文件流转记录表》（见模板三）中登记“文件名称、收文日期、来源单位/部门、份数、密级（如内部公开/秘密）、经手人”。
电子文件：通过OA系统/邮件接收后，重命名文件（格式：“部门-文件名-日期-版本号”），分类存入对应文件夹（如“收文-外部”“发文-制度”），并在登记表中记录“文件路径、接收人”。
文件审核与传阅
根据文件内容，确定审批流程（如普通通知由部门主管审批，重要制度由分管领导审批）。
将文件提交审批人，审批通过后，按传阅范围（如部门负责人、相关岗位）依次传递，传阅人在登记表“签字”栏确认，并注明传阅日期。
涉密文件需单独登记，传阅时限定传阅范围，传阅后立即收回，避免外泄。
文件归档与保管
文件处理完毕后，纸质文件按“年度-类别-文号”顺序整理，装订后存入文件柜；电子文件定期备份（每月1次），刻录光盘或存储至加密服务器。
归档文件需标注“归档日期、保管期限（如1年/3年/永久）”，便于后续查阅。
文件借阅与销毁
借阅文件：填写《文件借阅申请表》，经部门主管*审批后，在登记表“借阅记录”栏注明“借阅人、借阅日期、归还日期”，借阅期限不超过3个工作日，到期未还需催收。
销毁文件：超过保管期限的文件，由行政专员汇总清单，经分管领导审批后，使用碎纸机销毁，并在登记表“销毁记录”栏注明“销毁日期、监销人”。
（三）办公用品与资产运维
申领需求收集
每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品申领表》（见模板三），注明“物品名称、规格型号、申领数量、用途、申领人”。
行政专员*汇总需求，核对库存（通过《办公用品库存台账》），避免重复申领或过量采购。
采购与入库
根据申领需求及库存情况，制定采购计划，选
文档评论（0）