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企业采购流程及管理手册

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资与服务的质量，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门的采购活动提供统一的行为准则和操作指引，促进公司资源的优化配置和整体运营目标的实现。

1.2适用范围

本手册适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有生产性、非生产性物资的采购，以及各类服务的采购。凡涉及公司资金支出的采购活动，均应遵循本手册的规定。特殊采购项目如遇国家有专项规定的，从其规定，并可在此基础上制定补充细则。

1.3基本原则

公司采购活动应严格遵循以下原则：

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

*效益最大化原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，追求综合效益最优。

*公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明度，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

*权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保权责清晰、奖惩分明。

*集体决策与分级审批原则：重要采购事项应经过集体审议，采购审批应根据金额、性质等因素实行分级授权审批。

二、采购组织与职责

2.1采购管理部门

公司设立专门的采购管理部门（或指定某一现有部门承担采购管理职能，以下统称“采购部”），作为公司采购工作的归口管理和执行部门。其主要职责包括：

*组织制定和修订公司采购管理制度、流程及相关标准。

*统筹公司采购计划的编制与执行。

*负责供应商的开发、评估、管理与维护。

*组织实施各类采购活动，包括询比价、招标、谈判等。

*负责采购合同的拟定、评审、签订与管理。

*协调处理采购过程中的争议与问题，确保采购物资/服务按时、按质、按量交付。

*负责采购相关数据的统计、分析与报告。

*监督检查公司各部门采购制度的执行情况。

2.2需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

*根据业务发展需要，提出真实、准确、完整的采购需求，并对需求的合理性负责。

*参与采购物资/服务的技术参数确认、规格型号选型等。

*参与供应商的考察与评估（必要时）。

*负责采购物资/服务的验收工作，并对验收结果的真实性负责。

*配合采购部处理采购过程中涉及的技术问题。

*提出对供应商的使用评价。

2.3财务部门

财务部门在采购管理中主要履行以下职责：

*负责采购预算的审核与控制。

*参与采购合同的财务条款评审。

*负责采购款项的支付审核与办理。

*负责采购相关的会计核算与账务处理。

*对采购成本进行核算与分析，提供财务支持。

*监督采购资金的合规使用。

2.4法务部门（或指定法务人员）

法务部门（或指定法务人员）主要职责包括：

*负责采购合同的法律条款审核，确保合同的合法性、严谨性。

*为采购活动提供法律咨询支持。

*参与处理采购合同纠纷及相关法律事务。

2.5其他相关部门

根据公司实际情况，如审计部、质量部等其他部门可依据其职责参与采购过程中的监督、审计、质量检验等工作。

三、采购流程管理

3.1采购需求提出与审批

1.需求发起：需求部门根据实际业务需求，填写《采购需求单》，详细注明采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、预计总金额、需求日期、用途等信息，并附相关技术文件（如需要）。

2.部门审核：《采购需求单》经需求部门负责人审核签字，确保需求的必要性、合理性和准确性。

3.预算审核：涉及预算内支出的，需经财务部门（或预算管理部门）对预算进行审核；预算外支出或超预算支出，需按公司预算管理制度履行相应的审批程序。

4.采购审批：经审核后的《采购需求单》按公司规定的审批权限逐级报批。审批通过后，需求部门将《采购需求单》提交至采购部。

3.2采购计划编制

采购部根据审批通过的《采购需求单》、库存情况（如适用）以及公司整体经营计划，统筹编制《采购计划》，明确采购项目、采购方式、预计采购时间、负责人员等。《采购计划》应报采购部负责人或公司相关领导审批。

3.3供应商选择与管理（详见第四章）

采购部根据采购项目的特点、金额、重要性等因素，结合合格供应商名录，选择合适的供应商。对于新的供应商，需先进行供应商准入评估。

3.4采购方式确定

公司应根据采购物资/服务的特性、金额、市场竞争程度等，选择适宜的采购方式，主要包括但不限于：

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化产品或服务。

*邀请招标：适用于