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会议会务组织承办协议

一、合同主体

（一）合同双方

本协议由以下双方签署成立：甲方为委托组织会议的一方，即会议的主办方或指定代表；乙方为接受委托组织承办会议会务服务的一方，即专业会务承办机构或个体经营者。双方根据平等互利的原则达成本协议。甲方名称和基本信息如下：甲方：__________；乙方名称和基本信息如下：乙方：__________。双方应相互尊重商业机密，确保信息真实准确。

（二）合同目的与范围

本协议旨在明确甲方委托乙方组织承办会议的会务服务事项，包括会议前期策划、现场执行和后期收尾工作，以确保会议活动高效顺利举办。合同范围涵盖会议的整体组织事宜，但不涉及甲方核心业务内容或其他独立事务。乙方承诺在约定时间内提供一站式会务解决方案，助力甲方达成会议目标。

二、合同内容

（一）会议基本事项

甲方委托乙方承办会议名称为“某主题会议”，会议主题为交流合作类活动，预计举办日期为某年某月某日，持续约某天至某天，会议地点设置在甲方指定城市或区域的某场馆或特定场所，参会人员规模预计为某至某人之间。甲方应提前提供参会人员名单、会议议程和相关材料；乙方需根据该信息制定详细执行计划，确保会议布局、设施配置和环境安排符合行业标准。

（二）会务服务范围

乙方提供全面的会务服务，包括会场布置与会前筹备、会议现场管理、参会人员接待与签到、住宿安排与交通协调、餐饮服务与卫生保障、设备器材供应与会场维护、相关材料分发与归档等具体环节。乙方应提交服务方案供甲方审核，并在实际执行中优先选用可持续性材料和技术设备；如有特殊需求，双方另行书面商定调整内容。所有服务应符合行业规范和质量要求。

三、责任和义务

（一）甲方责任

甲方负责提供会议核心信息，如参会人员明细、会议议程细节、特殊需求说明及其他相关文档；甲方应按时审核乙方提交的服务方案，并在必要时提供现场指导或决策；甲方承诺及时履行支付义务，确保乙方有足够资源执行任务；甲方有义务配合乙方工作，不得干扰乙方专业操作，并在会议结束后反馈服务质量。

（二）乙方责任

乙方负责全面组织承办会议会务服务，确保所有事项按方案高效执行；乙方应建立应急预案处理意外事件，如人员变动或设备故障；乙方需优先保障参会人员安全与舒适度，维护场地秩序；乙方有责任定期向甲方汇报进展，并在会议结束后提供总结报告；乙方需遵守甲方保密要求，不得泄露会议信息或第三方隐私。

四、费用与支付

（一）费用总额

本协议涉及会务服务总费用为人民币某金额元（大写：某元整），该金额涵盖所有服务项目包括人力、材料、设备和税费等开支。总费用基于甲方提供的信息计算，若服务范围变更，双方应另行协商费用调整事宜，确保费用公平合理。

（二）支付方式

甲方分阶段支付费用：首次支付某比例款项在合同签署后某日内完成，剩余款项在会议结束前支付。支付方式可选择银行转账或其他电子支付，支付至乙方指定的结算账户；乙方在收到款项后出具正规票据。如甲方逾期支付，乙方有权暂停服务直至款项结清。

五、违约责任

（一）甲方违约责任

如甲方未按时支付费用，应按欠款金额的某百分比每日计算违约金支付给乙方，直至全部付清；如甲方未及时提供信息导致服务延误或额外成本，甲方负责补偿乙方损失，最高不超过合同总费用的某百分比；如甲方单方面取消合同，需提前书面通知并支付合同总费用的某百分比作为赔偿金。

（二）乙方违约责任

如乙方未按方案履行服务或出现质量问题，包括服务延迟、设施故障或遗漏关键事项，甲方有权要求乙方立即修正或全额重做；如造成甲方损失，乙方赔偿实际损失金额，最高不超过合同总费用的某百分比；如乙方无故终止服务，应退还已收款项并支付合同总费用的某百分比作为违约金。

六、争议解决方法

（一）争议处理机制

双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决，协商期不超过某天；若协商无果，任何一方可向合同签订地具有管辖权的人民法院提起诉讼。争议解决期间，除争议部分外的合同条款继续履行，确保不影响主要会议任务。法律适用依据相关法规执行。

七、合同生效与终止

（一）合同生效

本协议自双方授权代表签署后立即生效，生效日期以最终签署日为准。合同生效前，双方应完成必要准备工作，如信息披露和风险评估，确保协议实施具备基础条件。

（二）合同终止

本协议在会议顺利结束且双方义务完全履行后自动终止；如遇不可抗力事件如自然灾害导致会议无法举办，合同可提前终止，双方互不追责；或经双方书面同意终止其他事宜。终止后，乙方应移交所有相关文档和资产，甲方结算剩余款项。

八、其他约定

（一）保密条款

双方对会议内容、参会信息、合作细节等保密，除非法律规定或第三方同意，不得向外部泄露；违反保密义务需承担法律责任，包括赔偿实际损失。该条款在本协议终止后继续有效。

（二）不可抗力处理

如遇地震、台风等不可抗力因素影响合同执行，受影响方可书面通