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企业行政后勤服务标准操作流程手册

一、手册总则

（一）目的

为规范企业行政后勤服务流程，提升服务效率与质量，保障员工办公环境舒适、有序，保证各项后勤工作标准化、规范化运行，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业内部行政后勤管理团队及全体员工，涵盖办公环境维护、固定资产管理、会务服务、访客接待、办公用品管理、员工关怀等核心场景。

（三）基本原则

规范优先：所有流程需严格按照标准执行，保证操作一致性。

服务导向：以员工需求为核心，提供及时、高效的后勤支持。

安全合规：严格遵守企业安全管理制度，规避操作风险。

二、办公环境日常维护与设施保障

（一）适用场景

日常办公区域清洁、绿植养护、办公设施（如空调、水电、门窗）故障报修及维护。

（二）分步骤操作说明

1.办公区域清洁管理

每日清洁（08:00-09:00）：

（1）保洁人员按区域划分，对工位区、会议室、走廊、茶水间进行地面清扫、垃圾清运；

（2）用消毒湿巾擦拭公共区域（如门把手、电梯按钮、茶水台台面）；

（3）检查并补充卫生间洗手液、卫生纸等用品。

每周深度清洁（周五17:00后）：

（1）对办公桌椅、文件柜进行除尘擦拭；

（2）清洁窗户玻璃、空调滤网（每月一次）；

（3）绿植叶片擦拭、浇水（根据植物特性调整频次）。

2.设施故障报修与处理

报修流程：

（1）员工通过OA系统“设施报修”模块提交申请，填写故障位置、问题描述、紧急程度（一般/紧急）；

（2）行政部接单后，10分钟内响应：一般故障2小时内安排维修人员到场，紧急故障30分钟内到场；

（3）维修完成后，申请人需在系统中确认维修结果，行政部记录归档。

（三）模板表格

表1：办公环境日常巡检表

检查区域

检查项目

检查标准

检查结果（合格/不合格）

检查人

日期

工位区

地面清洁

无纸屑、污渍

□合格□不合格

张*

2023-10-01

会议室

设备完好

投影、麦克风正常

□合格□不合格

李*

2023-10-01

茶水间

用品补充

洗手液、纸巾充足

□合格□不合格

王*

2023-10-01

表2：设施维修申请表

申请人

部门

联系方式

故障位置

故障描述

紧急程度

申请时间

赵*

市场部

15楼会议室

空调不制冷

紧急

2023-10-0114:00

维修人

维修时间

完成情况

申请人确认

备注

刘*

14:30

已添加制冷剂

□已确认

（四）注意事项

清洁作业时需避开员工办公高峰期（如10:00-12:00），避免影响工作；

高空作业（如擦窗户、维修灯具）必须由专业人员佩戴安全绳操作；

设施维修前需提前告知受影响区域员工，临时关闭区域需张贴提示标识。

三、固定资产全生命周期管理

（一）适用场景

新购资产入库、部门领用、内部调拨、报废处置等全流程管理。

（二）分步骤操作说明

1.资产入库

（1）资产到货后，行政部与采购部共同核对资产名称、规格、数量、采购金额；

（2）粘贴资产标签（包含资产编号、名称、入库日期）；

（3）在固定资产管理系统中登记信息，“资产卡片”，同步更新台账。

2.资产领用

（1）员工提交《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批；

（2）行政部核对审批单后发放资产，领用人签字确认；

（3）系统中更新资产使用人、使用部门信息。

3.资产调拨

（1）调出部门提交《资产调拨申请表》，注明调拨原因、接收部门；

（2）调出/调入部门负责人签字确认后，行政部办理资产转移手续；

（3）系统中更新资产归属信息，双方签字确认《资产交接单》。

4.资产报废

（1）使用部门提交《资产报废申请表》，说明报废原因（如损坏、老化、技术淘汰）；

（2）行政部组织技术人员鉴定，确认是否达到报废标准；

（3）审批通过后，联系合规回收机构处置，回收凭证交财务部备案。

（三）模板表格

表3：固定资产入库登记表

资产编号

资产名称

规格型号

数量

采购金额

供应商

入库日期

责任人

保管地点

BG-2023-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

1

6000元

科技公司

2023-09-15

张*

市场部工位

表4：固定资产报废审批表

资产编号

资产名称

报废原因

使用年限

鉴定结果

申请人

部门

审批人

审批日期

BG-2020-015

打印机

卡纸严重，维修成本过高

3年

达到报废标准

李*

行政部

王*

2023-09-20

（四）注意事项

资产标签需粘贴在明显位置，不得随意撕毁或覆盖；

每季度末开展固定资产盘点，保证账实一致，差异需查明原因并上报；

资产报废需遵循环保原则，禁止随意丢弃，涉密资产需按保密规定处置。

四、会务服务标准化操作流程

（一）适用场景

部门例会、客户洽谈会、年度总结会、大型培训等各类会议的筹备与现场服务。

（二）分步骤操作说明

1.会议预定

（1）申请人通过OA系统提交《会