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文档编辑及审批管理标准模板

一、适用范围与典型应用场景

企业内部制度文件：如管理办法、规定、细则等；

跨部门协作方案：如项目实施方案、部门协作流程等；

业务合同/协议：如采购合同、服务协议、保密协议等；

报告类文档：如年度工作报告、项目验收报告、审计报告等；

行政类文件：如会议纪要、通知、请示等。

通过标准化模板的应用，可统一文档格式、规范审批流程、明确各环节职责，保证文档内容合规、流程高效、责任可追溯。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与立项

需求提出

发起人*根据业务需求，明确文档类型（如制度、合同、方案等）、核心目标及使用范围，填写《文档需求申请表》（见模板表格1）。

需求申请表需包含：文档名称、文档类型、发起部门、发起人、需求背景、核心内容要求、完成时限、审批人（通常为发起部门负责人）等信息。

需求审批

发起人将《文档需求申请表》提交至审批人（部门负责人/项目负责人），审批人*在1个工作日内审核需求的必要性、合理及时限，签署审批意见。

需求通过后，明确文档起草人*（通常为业务骨干或指定人员）及协作部门（如需）。

（二）文档起草与格式规范

内容起草

起草人*根据需求申请表要求，收集相关资料（如政策法规、业务数据、过往案例等），保证文档内容准确、完整、逻辑清晰。

内容需包含核心要素：

制度类：目的、适用范围、职责分工、具体内容、附则、解释权等；

方案类：背景目标、实施范围、具体步骤、责任分工、时间节点、风险预案等；

合同类：合同主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决、生效条件等。

格式规范

文档格式需统一（建议使用Word或PDF格式），具体要求：

字体：标题用二号黑体，一级标题用三号黑体，二级标题用四号黑体，用小四号宋体；

行间距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm；

页眉页脚：页眉包含文档名称，页脚包含页码（居中）。

（三）内部审核与修改完善

初审（部门级审核）

起草人完成初稿后，提交至本部门负责人（初审人）进行审核，重点审核：

内容是否符合部门业务需求，是否与现有制度冲突；

格式是否符合规范，核心要素是否齐全；

数据、事实是否准确无误。

初审人*在2个工作日内反馈审核意见，填写《文档审核意见表》（见模板表格2），明确“同意修改”“补充内容后重审”或“驳回重写”。

复审（跨部门/专业审核）

涉及多部门协作或专业领域内容的文档，需提交至相关协作部门负责人或专业岗位人员（复审人）审核，重点审核：

跨部门职责划分是否清晰，协作流程是否顺畅；

专业内容（如法律条款、技术参数、财务数据等）是否合规、准确。

复审人在3个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修改文档，若存在重大争议，需由发起部门协调解决。

（四）多级审批与签署确认

审批层级划分

根据文档类型和重要性，确定审批层级（示例）：

一般文档（如部门内部通知、简单流程）：部门负责人*审批；

重要文档（如跨部门方案、制度文件）：分管领导*审批；

重大文档（如企业战略规划、重大合同）：总经理/最高负责人*审批。

审批流程

起草人将审核通过后的文档提交至最终审批人，审批人*在3个工作日内完成审批，签署审批意见（同意/不同意/需修改），并注明签署日期。

若审批意见为“需修改”，起草人*根据意见修改后重新提交审批，直至通过。

文档签署

审批通过后，需根据文档类型完成签署：

纸质文档：打印后由各审批人*手写签字，标注签署日期；

电子文档：通过电子签章系统（如企业OA系统）完成签署，保证签署效力。

（五）归档管理与版本控制

归档范围

审批完成的文档（含纸质版和电子版）均需归档，包括：

最终版文档；

《文档需求申请表》《文档审核意见表》《文档审批记录表》等过程资料；

修改记录（如修订对比版、修改说明）。

归档流程

起草人在文档签署后1个工作日内，将文档及过程资料提交至档案管理部门（如行政部、综合管理部），填写《文档归档登记表》。

档案管理部门*对文档进行分类、编号、存储（电子档存储至指定服务器/云盘，纸质档存入档案柜），保证文档安全、可检索。

版本管理

文档修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1），版本号规则：主版本号（重大修订）、次版本号（minor修订）、修订号（紧急修订）；

旧版文档需在归档时标注“作废”并保留1年（法规要求长期保存的除外），避免误用。

三、配套模板表格示例

表1：文档需求申请表

文档名称

文档类型（制度/方案/合同/报告等）

发起部门

发起人*

需求背景与目标

（简述文档制定的必要性及预期目标）

核心内容要求

（列出文档需包含的关键章节/要素）

完成时限

年月日

协作部门（如需）

审批人*（部门负责人）

审批意见

□同意□需调整（请注明）

签署日期

年月日

表2：文档审