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建筑工程管理资料归档体系说明

一、引言

建筑工程管理资料是工程项目建设全过程的真实记录与客观反映，是工程质量控制、安全管理、成本核算、竣工验收及后续维护的重要依据，亦是企业管理水平与技术实力的体现。建立一套科学、系统、规范的建筑工程管理资料归档体系，不仅是满足法律法规与行业标准的基本要求，更是保障工程建设顺利进行、提升项目管理效能、规避潜在风险、留存工程历史档案的关键举措。本说明旨在阐述建筑工程管理资料归档体系的核心要素、构建原则与实施要点，以期为相关从业人员提供具有实操性的指导。

二、建筑工程管理资料归档体系的核心要素

（一）归档范围与分类

明确归档范围是体系建设的基石。归档资料应涵盖工程项目从立项审批、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算与备案的各个阶段。具体而言，通常包括但不限于：工程前期文件（如项目建议书、可行性研究报告、立项批复等）、勘察设计文件（如地质勘察报告、设计图纸、设计变更等）、合同文件（如勘察设计合同、施工合同、监理合同及各类分包合同等）、工程管理文件（如施工组织设计、监理规划、会议纪要、指令单、签证单等）、质量控制文件（如材料设备检验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程检验批资料、试验报告等）、安全管理文件（如安全专项方案、安全教育记录、安全检查记录、事故处理报告等）、造价与财务文件（如概预算、结算书、工程款支付凭证等）、竣工图及竣工验收文件等。

为便于管理与检索，需对归档资料进行科学分类。分类应遵循系统性、关联性、可操作性原则，可参照国家或地方相关工程资料管理规程，结合企业自身特点与项目类型，采用多级分类法，如按资料形成阶段、专业性质、管理职能等进行划分，并赋予规范的代号与名称。

（二）归档流程与责任

归档流程的规范化是确保资料及时、准确、完整归档的保障。一般应包括资料的形成与积累、收集与整理、审核与鉴定、编号与编目、装订与装盒、移交与接收等环节。

*资料形成与积累：各相关单位（建设、勘察、设计、施工、监理等）及岗位人员在工程建设过程中，应随工程进度同步形成并积累真实、有效的工程资料，杜绝事后补编或伪造。

*收集与整理：指定专人或部门负责资料的日常收集，确保不遗漏。整理工作包括对资料的甄别、筛选、排序、组卷，去除重复、无效或不相关的材料，使组卷后的资料条理清晰。

*审核与鉴定：建立多级审核机制。施工单位内部应进行自审，监理单位对施工资料进行审核，建设单位对竣工资料进行最终审定。审核重点包括资料的真实性、完整性、规范性、有效性及与工程实际的符合性。

*编号与编目：按照分类体系对整理合格的案卷进行统一编号，并编制卷内目录、案卷目录等检索工具，确保每个案卷及文件都有唯一标识，便于快速查找。

*装订与装盒：根据资料的重要性、耐久性要求选择合适的纸张、装订材料与装具，采用规范的装订方法，做到整齐、牢固、美观，便于长期保存。

*移交与接收：工程竣工验收后，按照合同约定或相关规定，由施工单位向建设单位（或档案馆）办理资料移交手续，双方应对移交资料的数量、质量进行核对，并签署移交清单，明确责任。

（三）归档质量要求

归档资料的质量是其价值实现的前提。核心要求包括：

*真实性：资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，签字盖章齐全，不得伪造、涂改。

*完整性：归档资料应齐全、成套，涵盖工程建设全过程的各个方面，满足竣工验收及后续管理的需要。

*规范性：资料的格式、内容、签署、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关标准与规定，做到字迹清晰、图样清晰、载体稳定。

*系统性：资料的排列顺序应符合逻辑，便于理解和利用，不同阶段、不同专业的资料之间应有清晰的关联性。

*安全性：对于涉密或重要的归档资料，应采取必要的保密措施和安全防护措施，防止丢失、损坏或泄密。

三、归档管理的保障措施与持续改进

（一）组织与制度保障

应明确工程项目各参与方在资料归档管理中的职责与权限，建立健全归档管理责任制。建设单位应牵头组织，监理单位负责监督，施工单位负责具体实施。同时，应制定完善的资料归档管理制度、工作流程、岗位责任制、质量标准及奖惩办法，使归档工作有章可循。

（二）人员与培训保障

配备具备相应专业知识与责任心的专职或兼职资料管理人员，负责资料的日常收集、整理、归档工作。定期组织相关人员进行业务培训，学习国家及地方的法律法规、标准规范、归档要求及先进的管理方法，提升其业务素养与操作技能。

（三）技术与工具支持

积极采用信息化管理手段，如工程资料管理软件，实现资料的电子化形成、流转、审批与归档，提高工作效率与管理水平。同时，应配备必要的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、复印机、档案柜等）及符合要求的归档用品（如档案盒、卷内目录纸、装订材料等）。