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采购流程合规性自查清单工具

一、工具概述

本工具旨在帮助企业系统梳理采购全流程中的合规风险，通过标准化检查清单保证采购活动符合国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度，有效防范采购舞弊、资金浪费及法律纠纷，提升采购管理透明度与规范性。适用于企业采购部门、内审部门、合规部门及相关管理人员，可用于日常合规检查、年度审计、专项问题排查（如新供应商引入合规性、大额采购项目审查）等场景。

二、自查流程操作步骤

（一）自查准备阶段

明确自查范围与目标

确定自查的时间范围（如某季度、某年度或特定采购项目）、涉及部门（采购部、使用部门、财务部等）及采购类型（物资采购、服务采购、工程采购等）。

根据自查目标聚焦重点环节（如供应商选择、合同签订、付款审批等），避免检查范围过大或过小。

组建自查工作小组

小组成员应包括采购部门负责人（）、内审/合规专员（）、财务部门代表（）及使用部门接口人（），明确分工：组长统筹整体进度，组员负责资料收集，组员负责合规标准核对，组员负责问题记录与整改跟踪。

准备自查工具与资料

准备本《采购流程合规性自查清单模板》、最新版《企业采购管理制度》《招投标管理办法》《合同管理办法》等内部制度文件，及国家相关法规（如《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》等）。

（二）资料收集与整理

收集采购全流程资料

按采购流程顺序整理以下关键资料（保证资料完整、原件与复印件一致，关键信息无涂改）：

需求阶段：采购申请单（含使用部门签字、需求说明）、立项审批文件（如涉及大额采购）、预算批复文件。

供应商选择阶段：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、资质证书等）、招标/询比价/竞争性谈判文件、供应商入围评审记录、中标/成交通知书。

合同签订阶段：采购合同文本（含审批单、会签记录）、特殊条款（如违约责任、知识产权约定）的合规说明。

执行与验收阶段：采购订单、发货单、物流签收记录、验收报告（含使用部门验收人签字、验收标准）、质检报告（如涉及）。

付款阶段：发票（与合同、订单信息一致）、付款申请单、审批单、银行转账凭证。

档案管理阶段：采购档案目录、资料归档记录（含电子档案存储路径）。

资料分类与编号

按采购项目或流程阶段对资料进行分类，建立资料清单（注明资料名称、编号、提供部门、提供人*），保证每项资料可追溯。

（三）逐项合规性检查

对照本工具“采购流程合规性自查清单模板”，逐项检查资料是否符合合规标准，具体操作

“检查项目”对应流程阶段：按清单顺序从“需求提出与审批”至“档案管理”，逐一覆盖采购全流程。

“检查内容”细化要点：针对每个检查项目，核对资料是否包含关键要素（如“采购申请单”需检查是否注明用途、规格、数量、预算金额，是否有使用部门负责人*签字）。

“合规标准”依据判定：对照国家法规（如“单一来源采购需符合《采购法》第31条情形”）及企业制度（如“预算外采购需经总经理*审批”）判定是否合规。

“检查结果”勾选确认：根据实际情况勾选“合规”“不合规”或“不适用”（如某检查项目不涉及本次采购类型）。

“问题描述”记录细节：对“不合规”项，需具体描述问题（如“采购申请单无预算编号”“供应商资质文件未年检”），并注明涉及资料的编号及位置（如“资料编号PQ-2024-001，第3页无签字”）。

（四）问题记录与风险分级

建立问题台账：将“不合规”项统一记录至《采购合规问题台账》（可参考自查清单模板中的“问题描述”“整改措施”等列），明确问题描述、涉及采购项目、责任部门（采购部/使用部门/财务部等）、风险等级。

风险等级判定标准：

高风险：违反国家法律法规（如应招标未招标、供应商资质造假），可能导致企业行政处罚、重大经济损失或法律纠纷。

中风险：违反企业内部制度（如超预算采购、验收流程缺失），可能影响采购效率或造成资金浪费。

低风险：资料归档不规范、流程签字不完整等轻微违规，可及时整改且影响较小。

（五）整改方案制定与跟踪

制定整改措施：针对每个问题，明确整改措施（如“补充预算外采购审批流程”“更换供应商资质文件”）、责任部门（采购部/使用部门）、整改责任人（*）及整改期限（如“2024年X月X日前完成”）。

跟踪整改进度：自查小组每周召开碰头会（由组长*主持），听取责任部门整改汇报，核对整改证据（如补充的审批单、更新的资质文件），保证问题“整改一项、销号一项”。

整改复核验证：整改期限届满后，由自查组对整改结果进行复核，确认问题已彻底解决且未引入新风险后，在《采购合规问题台账》中标注“已完成”。

（六）自查报告编制与归档

编制自查报告：内容包括自查背景、范围、方法、检查结果（合规率、问题数量及分布）、主要问题分析、整改情况、结论及改进建议。报告需由自查小组组长审核签字，报企业分管领导审批。

资料归档：将自查清单、问题台账、整改