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企业日常行政任务流程化管理模板
一、适用场景与目标
二、核心任务操作流程
（一）会议组织全流程
适用场景：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部会议等企业各类会议的组织与管理。
操作步骤：
会议需求发起
责任人：会议申请部门负责人
操作要点：申请人填写《会议申请表》（见模板表格1），明确会议主题、目的、预计时间、参会人员（含外部嘉宾需注明单位及职务）、所需设备（投影仪、麦克风等）、会议材料需求及特殊安排（如茶歇、翻译等）。提前3个工作日提交至行政部（紧急会议需注明“紧急”，最短提前1个工作日）。
会议资源协调
责任人：行政专员*
操作要点：收到申请后1个工作日内，核对会议室可用情况（避免部门间时间冲突）、设备状态（提前调试投影、音响等），如资源冲突需与申请人协商调整时间或更换场地；确认茶歇、翻译等特殊需求的可执行性，并反馈至申请人。
会议通知发布
责任人：行政专员*
操作要点：资源确认后，通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送正式会议通知，包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程（如有）、需提前准备的资料及联系人（*行政专员）。重要会议需抄送参会人员直属上级。
会前准备落实
责任人：行政专员、会议申请部门助理
操作要点：
行政专员：会议当天提前30分钟布置会场（摆放桌椅、调试设备、准备茶水/文具、摆放席卡等）；
申请部门助理：协助准备会议材料（打印、装订、分发至参会人员座位），如需PPT演示，提前拷贝至会议室电脑并测试。
会议执行与记录
责任人：会议记录人（由申请部门指定）、行政专员*
操作要点：
记录人：准确记录会议决议、行动项（含负责人、完成时限）、待讨论问题，会后2个工作日内整理形成《会议纪要》，经会议主持人（部门负责人及以上级别）审核后分发；
行政专员：负责会议签到（通过电子签到表或纸质签到表）、维持会场秩序、处理临时需求（如增补设备、调整室温等）。
会后跟进与归档
责任人：行政专员*、会议记录人
操作要点：
行政专员：会后1个工作日内清理会场（回收物资、关闭设备、整理桌椅），将会议申请表、签到表、纪要等资料扫描存档至企业共享文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类）；
记录人：跟踪行动项落实情况，每周更新进度并反馈至会议主持人，保证决议闭环。
（二）办公物资申领与发放流程
适用场景：员工日常办公所需物资（如文具、耗材、劳保用品、小额设备等）的申领、采购与发放管理。
操作步骤：
物资需求提报
责任人：部门员工/部门助理*
操作要点：员工通过企业OA系统或《物资申领单》（见模板表格2）提交需求，注明物资名称、规格、数量、用途（注明“个人办公用”或“部门共用”），部门助理审核后提交至行政部（每月1-5日为集中申领日，紧急需求可随时提报）。
需求汇总与采购
责任人：行政主管*
操作要点：行政专员每周汇总各部门申领需求，核对库存（通过物资管理系统或库存台账），制定采购计划（含预算），报行政主管审批后执行采购（优先选择定点供应商，保证质量与性价比）。采购物资需验收合格（核对数量、规格、质量）后方可入库。
物资发放与登记
责任人：行政专员*
操作要点：
个人办公物资：员工凭申领单至行政部领取，行政专员核对无误后发放，并在系统中更新库存（标注“已发放-领取人*部门”）；
部门共用物资：由部门助理*统一领取，签字确认后登记至《部门共用物资台账》（注明领取日期、物资名称、数量、负责人）。
库存盘点与补充
责任人：行政专员、行政主管
操作要点：每月末进行库存盘点（核对实物与系统数据），保证账实相符；对低于安全库存的物资（如A4纸、签字笔等）及时补充，保障日常供应。
（三）文件审批流转流程
适用场景：企业内部制度、通知、报告、合同等文件的起草、审核、签批与归档管理。
操作步骤：
文件起草与初审
责任人：文件起草人（相关部门员工）、部门负责人*
操作要点：起草人根据文件类型（如制度、通知）使用企业模板编写内容，保证信息准确、格式规范；部门负责人*对文件内容进行初审（重点审核合规性、部门职责衔接），确认无误后提交至行政部。
行政部复核与分发
责任人：行政专员、行政主管
操作要点：行政专员接收文件后，核对格式（字体、字号、页码等）、审批流程完整性；行政主管复核文件规范性（如是否符合公文写作要求、是否与其他制度冲突），确认后按审批权限流转至下一环节（如需法务审核、总经理签批等）。
领导审批与定稿
责任人：相关审批领导（法务、副总经理、总经理等）
操作要点：审批领导在《文件审批流转表》（见模板表格3）中签署意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），文件起草人根据意见修改后再次提交，直至所有审批环节完成。最终定稿文件由行政部统一编号（按“年份-文件类型-序号”，如“2024-制-001”）。
文件发布与归档
责任人：行政专员*
操作要点：
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