会议会议纪要记录标准格式.docVIP

适用会议类型

本标准格式适用于企业内部各类常规会议，包括但不限于部门例会、项目推进会、专题研讨会、跨部门协调会、季度/年度工作总结会等，旨在规范会议记录流程，保证信息传递准确、行动项可追溯。

会议纪要全流程操作指南

一、会前准备阶段

明确会议基本信息

提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、参会人员范围及主持人。

若会议有预设议程，提前熟悉议程明确各议题的讨论重点和预期目标。

准备记录工具

电子设备：电脑、录音笔（需提前征得主持人同意）或专业会议记录软件（如飞书文档、腾讯文档等）。

纸质工具：会议纪要模板、笔（建议使用不同颜色标注重点）、笔记本（备用记录临时要点）。

梳理前置资料

收集与会议相关的背景材料（如项目方案、数据报表、上次会议纪要等），提前查阅以便快速理解讨论内容。

二、会中记录阶段

记录基础信息

首行需记录：会议名称（如“部门2024年Q3工作例会”）、会议日期（年/月/日）、具体时间（上/下午:-:）、会议地点（会议室名称/线上会议）、主持人（姓名）、记录人（姓名）。

参会人员：按部门或职务列出实际参会者（如“市场部：、；研发部：”），标注缺席人员及原因（如“赵六：因出差请假”）。

按议题结构化记录

依据会议议程逐项记录，每个议题独立成段，标注序号（如“一、议题1：项目进度汇报”）。

记录内容需包含：

讨论要点：客观概括各方发言核心观点，避免主观评价（如“*提出：当前推广预算不足，建议申请增加20%”）。

分歧与共识：对存在争议的内容，明确分歧点（如“认为：应优先优化产品功能，建议先拓展渠道”），并记录最终共识（如“会议决定：功能优化与渠道拓展同步推进，预算各分配50%”）。

决议事项：用“决议：”开头，明确结论（如“决议：同意项目延期2周，新截止日期为月日”）。

行动项：单独列出，格式为“【行动项】+具体任务+责任人+截止时间”（如“【行动项】*于月日前提交预算调整申请表”）。

突出关键信息

对数据、时间节点、责任人等核心信息用加粗或不同颜色标注（如“预算增加20%”“截止日期：月日”）。

避免逐字记录发言，提炼关键词和短句，保证记录简洁清晰。

三、会后整理与归档阶段

信息核对与补充

会议结束后1个工作日内，根据录音或笔记补充遗漏信息，核对决议及行动项的责任人、时间是否准确。

对模糊表述（如“尽快推进”）与相关人员确认，明确具体时间节点（如“尽快推进”修改为“月日前完成初稿”）。

审核与分发

将整理完成的纪要提交主持人审核，确认无误后标注“审核通过：*姓名（主持人）及日期”。

按需分发至参会人员及相关部门，抄送需知晓的领导（如抄送：总经理、分管副总）。

归档管理

电子纪要按“年份-月份-会议名称”命名（如“2024-08-部门Q3工作例会纪要”），存储至指定共享文件夹（如“公司文件-会议纪要-2024年”）。

纸质纪要打印后交行政部统一归档，保存期限不少于1年（重要项目会议纪要建议长期保存）。

标准会议纪要模板

会议名称

部门2024年Q3工作例会

会议日期

2024年8月15日

会议时间

下午14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*（部门经理）

记录人

*（行政专员）

参会人员

市场部：、；研发部：、赵六；财务部：*孙七

缺席人员

*周八（市场专员，因客户拜访请假）

会议议程

一、Q2工作总结；二、Q3工作计划；三、跨部门协作事项讨论

议题及记录

一、Q2工作总结1.汇报：研发部已完成项目V1.0版本开发，测试通过率85%，较目标高出5%。2.补充：市场部Q2推广活动曝光量达10万+，转化率8%，低于预期12%目标。决议：分析转化率偏低原因，下月提交优化方案。二、Q3工作计划1.提出：Q3重点推进项目V2.0开发，需协调研发部3名工程师支持。2.孙七反馈：研发预算已批复，V2.0开发经费50万元，9月30日前完成。决议：牵头组建V2.0项目组，配合制定推广排期。三、跨部门协作事项讨论1.赵六提出：需市场部提供用户画像数据，支撑产品功能优化。2.同意：8月20日前提交用户画像初稿，9月10日前完善版。行动项：于8月20日前提交用户画像初稿；赵六于9月10日前反馈优化需求。

下一步安排

1.各负责人按行动项推进工作，记录人每周跟进进度。2.下次会议（9月5日）重点汇报V2.0项目进展及用户画像优化结果。

附件

1.Q2工作数据报表；2.Q3工作计划草案

审核

审核通过：*（主持人）2024年8月15日

分发范围

参会人员、总经理、分管副总、行政部

记录要点与常见问题规避

客观性原则

纪要需忠实反映会议内容，不添加个人观点或情绪化表述（如避免“错误地认为…”），改为“提出：方案存在风险”。

行动项可执行性

每个行动项必须明确“做什么（任务）+谁来做（责任人）+何时完成