药品采购及库存管理规范操作流程.docxVIP

药品采购及库存管理规范操作流程

引言

药品采购与库存管理是医疗机构运营管理的核心环节之一，直接关系到临床用药安全、医疗服务质量以及机构的经济效益。建立并严格执行规范的操作流程，是确保药品供应及时、质量可靠、库存合理、成本可控的根本保障。本流程旨在为相关从业人员提供一套系统、科学、可操作的行为指南，以期最大限度减少差错，提升管理效能。

一、药品采购管理规范操作流程

药品采购管理是保障药品质量和供应的第一道关口，必须遵循“质量优先、价格合理、规范透明、保障供应”的原则。

（一）采购计划制定

1.需求收集与汇总：

*临床科室根据日常诊疗需求、季节变化、应急储备等因素，定期（如每月）提交药品申领计划。

*药房（库）根据现有库存数量、药品消耗速率、效期情况以及临床申领计划，进行初步审核与汇总。

2.采购计划编制：

*结合历史销售数据、库存预警（如最低库存量、安全库存量）、预算额度以及药品供应市场情况，编制详细的药品采购计划。

*对于特殊药品（如麻醉药品、精神药品、急救药品、进口药品等），应单独列项，严格按照国家相关法规和内部管理制度进行计划编制。

3.计划审核与审批：

*编制完成的采购计划需提交药学部门负责人审核。

*审核通过后，按照机构规定的审批权限逐级上报审批。审批重点包括计划的合理性、必要性、合规性及预算控制。

（二）供应商选择与管理

1.供应商资质审核：

*严格审查供应商的《药品经营许可证》、《营业执照》、《GSP认证证书》等法定资质文件，确保其合法经营。

*对供应商的生产能力、质量保证体系、供货能力、信誉状况、售后服务等进行综合评估。

2.建立合格供应商名录：

*通过审核的供应商纳入合格供应商名录进行动态管理。

*定期（如每年）对合格供应商进行复评，淘汰不符合要求的供应商。

3.采购渠道规范：

*药品采购应优先从具备合法资质的生产企业或其授权的一级代理商处采购。

*严格执行药品集中采购和招标采购相关政策规定。

（三）采购执行与合同管理

1.采购方式确定：

*根据采购金额、药品特性及机构规定，选择合适的采购方式，如公开招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。

*小额、常规药品采购可通过既定的合格供应商进行。

2.合同签订：

*大额或长期采购应与供应商签订书面采购合同，明确药品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、违约责任、付款方式等关键条款。

*合同文本应经过机构法务或相关负责人审核。

3.订单下达：

*采购计划审批通过后，向选定的供应商下达正式采购订单，订单信息应清晰、准确。

（四）到货验收与付款

1.到货核对：

*药品送达后，库房管理人员应首先核对送货单与采购订单是否一致，包括药品名称、规格、生产厂家、批号、有效期、数量等。

2.外观质量检查：

*检查药品包装是否完好无损，有无破损、污染、渗漏等情况。

*检查药品标签、说明书是否清晰、完整，内容是否符合规定。

3.资料审核：

*索取并审核药品的检验报告书（如批签发证明、出厂检验报告等）、随货同行单等相关资料。

4.数量清点与质量抽检：

*按照规定进行数量清点。对有疑义的药品，可进行抽样送检。

5.验收记录与入库：

*验收合格的药品，及时办理入库手续，登记药品库存管理系统，建立入库验收记录，记录应完整、准确，并有验收人员签名。

*验收不合格的药品，应拒绝入库，并及时通知供应商处理，做好记录。

6.付款结算：

*财务部门根据审核无误的采购合同、验收合格证明、发票等凭证，按照约定的付款方式和期限办理付款手续。

二、药品库存管理规范操作流程

药品库存管理是保证药品质量、减少损耗、优化库存结构的关键环节，应遵循“安全储存、科学养护、先进先出、近效期先出”的原则。

（一）入库管理

*此环节与采购流程中的“到货验收”紧密衔接。验收合格的药品，应立即办理入库手续。

*按照药品的性质（如常温、冷藏、冷冻、阴凉）、剂型、用途等进行分类分区存放。

*对每一批次药品进行唯一性标识管理，确保可追溯。

*及时将入库信息录入库存管理系统，确保系统库存与实物库存一致。

（二）储存与养护

1.储存条件控制：

*严格按照药品说明书规定的储存条件（温度、湿度、光照等）进行储存。

*配备必要的温湿度调控设备（如空调、除湿机、冷藏柜、冷库等），并对温湿度进行实时监测和记录。

*特殊管理药品（如麻醉药品、精神药品、毒性药品、放射性药品）应设专库或专柜，双人双锁管理。

2.货位管理：

*采用科学的货位编码系统，使每一种药品都有固定