《生产研发部门例会管理手册》.docVIP

《生产研发部门例会管理手册》

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4管理职责

第2章例会分类与安排

2.1例会分类

2.2例会频率

2.3例会时间与地点

2.4例会通知

第3章例会准备

3.1会议议程制定

3.2会前资料准备

3.3参会人员确认

3.4会议设备检查

第4章例会召开

4.1会议签到

4.2议程执行

4.3讨论与发言

4.4决议形成

第5章会议记录与整理

5.1会议记录人员职责

5.2记录内容要求

5.3记录整理与分发

5.4记录存档

第6章决议跟踪与落实

6.1决议事项分配

6.2进度跟踪机制

6.3落实情况汇报

6.4问题反馈与调整

第7章沟通与协作

7.1有效沟通技巧

7.2团队协作原则

7.3冲突解决方法

7.4沟通渠道管理

第8章例会评估与改进

8.1会议效果评估

8.2参会反馈收集

8.3问题分析与管理

8.4改进措施实施

第9章特殊情况处理

9.1缺席与迟到处理

9.2紧急情况应对

9.3议题变更流程

9.4争议解决机制

第10章信息安全与保密

10.1信息保密要求

10.2记录保密管理

10.3涉密人员管理

10.4违规处理措施

第11章附则

11.1手册修订

11.2解释权归属

11.3生效日期

第12章附录

12.1例会签到表

12.2会议议程模板

12.3会议记录模板

12.4决议跟踪表

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4管理职责

2.例会分类与安排

2.1例会分类

2.1.1生产例会

生产计划例会：每周召开，聚焦月度生产计划的分解与确认，确保各工序负荷均衡，通常在月度生产计划发布后一周内完成。

生产过程例会：每日召开，重点讨论当日生产进度、质量异常及设备故障，协调解决现场问题，会议时长控制在30分钟内。

生产总结例会：每月召开，回顾月度生产数据，分析产能利用率，识别瓶颈工序，会议需附上详细的KPI报表。

2.1.2研发例会

项目启动例会：新项目立项时召开，明确项目目标、里程碑及资源需求，制定初步的项目计划书。

项目进展例会：按项目阶段召开，跟踪技术难点、实验数据及进度偏差，通常每两周召开一次。

技术评审例会：关键节点召开，评审设计方案、原型测试结果，确保技术方案的可行性，需邀请跨部门专家参与。

2.1.3跨部门协调例会

产销协同例会：每月召开，对齐市场需求与产能匹配，提前暴露潜在风险，会议需基于MRP系统数据展开。

技术支持例会：按需召开，解决生产中遇到的技术问题，传递设计变更信息，频率受技术变更频率影响，一般每月1-2次。

新产品导入例会：产品量产前召开，协调工艺、质量、采购等部门，确保导入流程顺畅，会议需输出详细的跨部门分工表。

2.2例会频率

生产例会：日例会（每日）、周例会（每周）、月例会（每月），形成三级会议体系，日例会必须坚持召开，周例会可结合周报同步完成。

研发例会：项目例会按阶段调整，初期密集（每周），后期稀疏（每两周或每月），实验数据密集型项目需增加临时数据讨论会。

跨部门例会：产销协同例会固定每月1次，技术支持例会采用“按需+预警”模式，新产品导入例会需覆盖量产前所有关键节点。

2.3例会时间与地点

2.3.1时间安排原则

固定时间：生产例会固定在上午9:00，研发例会固定在下午2:00，避免与跨部门会议冲突。

时间窗口：跨部门例会采用“提前预约+滚动调整”机制，会议时长严格控制在1小时内，超出部分转为临时讨论。

资源匹配：关键会议（如项目启动会）需提前一周协调场地，确保参会人员能准时到达。

2.3.2地点选择

固定会议室：生产例会使用A栋3楼大会议室，研发例会使用B栋5楼创新空间，配备专用视频会议系统。

移动式会议：技术支持例会可使用现场白板会议室，减少跨部门人员移动时间，建议提前布置数据大屏。

线上同步：对于远程参会人员，必须提前测试视频系统，确保音视频质量，建议使用企业会议平台。

2.4例会通知

2.4.1通知流程

提前3天：发布正式会议通知，包含会议主题、时间、地点、参会人员及需准备材料。

提前1天：发送会议提醒，对重点议题（如生产瓶颈分析）要求提前提交解决方案草案。

会前30分钟：启动会议室设备预检，技术支持部门检查网络及投影仪状态。

2.4.2通知内容要素

必填项：会议主题、时间、地点、主持人、参会人列表、议题清单、材料提前。

建议项：预计时长、是否需要视频参会、茶歇安排、会后输出。

特殊要