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多部门协同工作流程指南

一、适用工作情境

本指南适用于需跨部门协作完成的各类复杂工作场景，具体包括但不限于：

新产品上市：从市场调研、研发设计、生产制造到营销推广的全流程协同；

客户需求响应：针对客户提出的定制化需求，协调技术、销售、售后等部门联合解决；

年度战略目标落地：分解公司级战略目标，明确各部门职责分工，推动跨部门项目执行；

突发问题处理：如产品质量投诉、供应链中断等紧急情况，多部门联动制定解决方案；

大型活动/项目交付：如行业展会、系统升级、组织架构调整等需多角色配合的工作。

二、全流程操作步骤

（一）需求发起与共识阶段

目标：明确协同工作的核心需求，保证各部门对目标、范围、预期成果达成一致。

需求提报

发起部门填写《需求申请表》（详见“配套工具模板”），明确需求背景、具体目标、涉及范围、期望完成时间及关键约束条件（如预算、资源限制等）。

示例：市场部为提升某产品市场份额，提出“开展Q3季度线上线下联动促销活动”，需协调产品部（提供产品卖点）、销售部（制定区域落地计划）、客服部（售后支持）协同。

需求评审会

组织部门（通常为发起部门或指定牵头部门）召集相关部门负责人召开评审会，重点讨论：

需求的必要性、可行性及与公司战略的匹配度；

各部门需配合的关键任务及资源需求；

潜在风险及初步应对思路。

输出《需求评审意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论，对修改项需明确责任人和完成时限。

需求确认

发起部门根据评审意见调整需求内容，形成《最终需求确认函》，通过邮件或协同平台同步至所有参与部门，由各部门负责人签字（或线上确认）后生效。

（二）任务拆解与分工阶段

目标：将整体需求拆解为可执行的具体任务，明确责任主体、协作边界及交付标准。

任务分解

牵头部门组织各参与部门召开“任务拆解会”，依据《最终需求确认函》，采用WBS（工作分解结构）方法将目标拆解为一级任务（如“活动策划”“物料准备”“渠道推广”）、二级任务（如“活动策划”拆解为“主题设计”“流程制定”“预算编制”）及三级任务（具体可执行动作）。

责任分配

针对每个二级/三级任务，明确“直接负责人”（部门内具体执行人）和“协作部门”（需提供支持的其他部门），避免职责交叉或空白。

示例：“物料准备”任务的直接负责人为市场部*，协作部门为设计部（提供视觉设计）、采购部（供应商对接）。

计划共识

各部门根据任务优先级、资源情况，填报《任务分工表》，明确任务起止时间、交付物形式（如“PPT方案”“物料样品”“数据报表”）及验收标准。

牵头部门汇总形成《整体工作计划表》，通过甘特图可视化展示任务依赖关系和时间节点，组织各部门确认后同步执行。

（三）执行与进度跟踪阶段

目标：保证各项任务按计划推进，及时发觉并解决执行中的偏差问题。

任务启动

各部门负责人向直接负责人传达任务要求，明确执行细节；直接负责人组织团队制定具体执行方案，保证理解无误。

进度同步

建立常态化沟通机制：

周例会：每周固定时间召开，各部门负责人汇报任务进展（已完成内容、未完成原因、下一步计划），重点说明需跨部门支持的事项；

即时沟通：通过企业/钉钉群等工具，对突发问题实时同步，避免信息滞后；

进度报告：直接负责人每周更新《进度跟踪表》（详见“配套工具模板”），提交至牵头部门备案。

风险预警

若任务进度滞后超过3天、或资源/需求发生变更，直接负责人需及时向牵头部门提交《风险预警表》，说明影响范围、根本原因及初步应对措施。

牵头部门组织评估风险等级（低/中/高），对高风险问题立即启动协同解决流程（详见“协同问题解决阶段”）。

（四）协同问题解决阶段

目标：快速解决跨部门执行中的障碍，保证工作计划不受阻。

问题上报

问题发觉人填写《问题反馈与解决表》，明确问题描述（如“设计部提供的物料素材不符合印刷要求，导致制作延迟”）、发生阶段、影响范围（如“线下活动物料无法按时到位，影响200场地搭建”）及已尝试的解决措施。

问题协调会

牵头部门收到问题后24小时内组织召开协调会，邀请问题相关部门负责人、直接负责人及涉及的技术专家参与，重点讨论：

问题根源分析（如“沟通需求时未明确印刷工艺标准”）；

解决方案备选（如“设计部重新输出符合要求的素材，采购部协调加急印刷”）；

责任人及时限（明确“设计部负责2小时内修改素材，采购部负责联系加急印刷，24小时内完成”）。

解决跟踪

牵头部门指定专人跟踪解决进度，每日更新问题状态（“处理中”“已解决”“需升级”）；问题解决后，由相关部门在《问题反馈与解决表》中签字确认，牵头部门归档并同步至各参与部门。

（五）成果验收与复盘阶段

目标：验证工作成果是否符合预期，总结经验教训，优化后续协同流程。

成果提交

直接负责人整理任务交付物（如活动总结报告、产品原型、客户反馈数据等），填写《成果