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会议组织策划及会议纪要编写工具模板
一、适用工作情境
本工具适用于企业内部各类会议的组织策划与纪要编写场景，包括但不限于：
常规工作例会：如部门周例会、月度总结会，用于同步进度、部署任务；
专项项目会议：如项目启动会、阶段评审会，聚焦目标对齐、问题解决；
跨部门协调会：如资源调配会、流程优化会，推动协作与责任落地；
决策会议：如方案评审会、预算审批会，保证重要事项记录清晰、可追溯。
二、会议组织策划全流程
（一）会前筹备：明确目标与分工
确定会议核心要素
明确会议主题（如“2024年Q3产品迭代规划评审”）、目标（如“确定产品迭代优先级及资源分配”）；
确定会议时间（避开节假日、部门高峰期，建议时长控制在1-2小时）、地点（会议室/线上会议平台，提前测试设备）；
拟定参会人员（核心决策人、执行人、相关支持部门，避免无关人员参会），明确主持人（张经理）、记录人（李秘书）。
制定会议议程
按逻辑顺序安排议题，每个议题标注预计时长，例如：
序号
议题内容
主讲人
预计时长
1
Q2产品迭代复盘
王工
20分钟
2
Q3用户需求优先级排序
赵产品
30分钟
3
研发资源分配讨论
李经理
25分钟
4
会议总结与行动项确认
张经理
15分钟
准备会议材料
提前3天向参会人员发送会议通知（含议程、背景材料、需提前准备的文档/数据）；
准备会议物料：投影仪、白板、马克笔、签到表、纸质议程（线上会议需提前共享屏幕、测试音频）。
（二）会中执行：聚焦目标与效率
开场与签到
主持人提前5分钟到场，检查设备，组织签到（可通过纸质签到表或线上工具如“腾讯文档”签到）；
主持人开场：重申会议主题、目标、议程及时间要求，提醒“手机静音、围绕议题发言”。
议题讨论与决策
按议程顺序推进，主持人控制发言节奏，避免偏离主题；
关键讨论点需记录（如争议焦点、不同意见、数据支撑）；
涉及决策时，明确“一致同意”“多数同意”或“需上报领导审批”的结论。
临时动议处理
若需新增议题，主持人需评估必要性：“此议题是否需本次会议讨论？是否影响原议程目标？”；
非紧急临时动议建议纳入下次会议，紧急动议需全体参会人员同意后纳入讨论。
（三）会后跟进：落地行动与闭环
整理会议纪要
记录人会后2小时内整理初稿，重点包含：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、行动项（负责人、截止时间）；
纪要需客观、简洁，避免主观描述（如“多数人认为”改为“3人认为，2人提出异议”）。
审核与分发
纪要初稿提交主持人（张经理）审核，保证决议与行动项准确无误；
审核通过后，24小时内发送至参会人员及相关方，抄送部门负责人存档。
行动项跟踪
建立《会议行动项跟踪表》（详见模板3），由记录人每周更新进度，提前2天提醒负责人截止时间；
下次例会优先回顾行动项完成情况，未完成需说明原因及计划。
三、会议纪要编写规范步骤
（一）纪要结构框架
会议纪需包含以下核心模块，保证信息完整、可追溯：
会议基本信息：名称、时间、地点/线上平台、主持人、记录人、参会人员、缺席人员（注明原因）；
会议议程回顾：简要说明实际讨论的议题及顺序；
各议题讨论要点：按议程顺序记录关键观点、数据、争议内容；
决议事项：明确会议达成的共识（如“同意优先开发A功能”）；
行动项列表：包含任务描述、负责人、截止时间、交付成果；
附件（如有）：会议材料、演示文稿等。
（二）编写要点与示例
1.会议基本信息
示例：
会议名称：2024年Q3产品迭代规划评审会
时间：2024年6月15日14:00-16:00
地点：公司3楼会议室A
主持人：张经理（产品总监）
记录人：李秘书
参会人员：王工（研发组长）、赵产品（产品经理）、李经理（研发总监）、陈运营（运营主管）
缺席人员：周设计（设计师，因客户拜访请假）
2.各议题讨论要点
示例（议题：Q3用户需求优先级排序）：
赵产品介绍：共收集12项用户需求，其中“搜索功能优化”（需求量占比35%）、“新增数据导出功能”（企业客户反馈强烈）为高频需求；
王工反馈：“搜索功能优化”需2周开发周期，“数据导出功能”需3周，当前研发资源（5名开发人员）紧张；
讨论：李经理建议优先保障“搜索功能优化”（直接提升用户体验），陈运营补充“数据导出功能”可先提供基础版本（仅支持Excel格式），后续迭代完善；
3.决议事项与行动项
示例：
决议事项
行动项
负责人
截止时间
交付成果
优先开发“搜索功能优化”，8月底上线
需求文档细化、技术方案评审
赵产品、王工
6月20日
《需求文档V3.0》《技术方案》
“数据导出功能”开发排期至9月
评估基础版本开发资源，制定排期
王工
6月25日
《开发排期表》
四、会议策划与执行常用模板
模板1：会议通知
主题：【会议通知】2024年Q3产品迭代规划评审会
时间：20
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