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会议管理标准化流程及会议纪要模板

一、适用会议类型与场景概述

项目推进会议（如项目启动会、周/月度进度会、里程碑评审会）

部门协调会议（如跨部门协作需求对接会、资源调配会）

工作总结与规划会议（如季度/年度工作总结会、下阶段计划部署会）

专题研讨会议（如流程优化研讨会、客户反馈分析会）

决策审批会议（如方案评审会、预算审批会）

二、会议管理标准化操作步骤

（一）会前准备：保证会议目标明确、资源到位

明确会议必要性

发起人根据工作需求（如解决具体问题、同步关键信息、决策重要事项）提出会议申请，避免“为开会而开会”。

若可通过邮件、即时通讯工具（如企业钉钉）或文档协作解决的问题，原则上不安排线下会议。

定义会议核心要素

确定会议主题（简洁明了，如“项目Q3进度同步与风险排查会”）、目标（如“明确Q3关键任务负责人及截止时间，识别并制定风险应对措施”）。

设定会议时间（优先选择工作日上午9:30-11:00或下午2:00-4:00，避开临近下班时段），时长（常规会议控制在60-90分钟，专题会议不超过120分钟）。

确定参会人员：区分“必须参加”（决策者、执行负责人）、“可选参加”（支持部门、相关方），提前3个工作日通知。

准备会议材料与资源

发起人需提前2个工作日完成会议材料（如议程草案、背景资料、数据报表、待讨论方案）的整理，通过邮件或协作工具同步给参会人员，要求提前审阅。

预定会议场地：优先使用公司会议室，需确认场地容纳人数、设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性，提前30分钟调试设备。

特殊需求：如需白板、便签纸、投影幕布等物资，提前向行政部门申请。

（二）会中执行：聚焦目标、高效推进

开场签到（5分钟内）

主持人提前10分钟到场，检查设备、摆放会议材料。

参会人员签到（可通过纸质签到表或线上工具），主持人确认实到人员，未到者需提前向主持人请假并说明原因。

明确议程与规则

主持人开场重申会议主题、目标及议程（建议按“重要紧急”排序议题），明确每个议题的讨论时长（如“议题1：项目进度汇报（20分钟）”）。

强调会议纪律：关闭手机静音、避免无关发言、不随意打断他人，鼓励围绕议题提出建设性意见。

议题讨论与决策

按议程逐项推进，每个议题由负责人先汇报背景/现状，再引导参会人员讨论。主持人需控制节奏，避免偏离主题或陷入细节争论。

对需决策事项，明确决策依据（如数据、制度、共识），采用“举手表决”“共识通过”或“负责人拍板”等方式确认结果，避免“议而不决”。

关键讨论点需记录在白板或共享文档中，便于后续整理纪要。

总结与确认

所有议题讨论完毕后，主持人简要总结会议成果（已明确的决议、待办事项），再次确认各事项的负责人、完成时限及输出物（如“方案初稿需于X月X日前提交*审批”）。

参会人员如有补充，需当场提出，避免会后遗漏。

（三）会后跟进：保证决议落地、信息闭环

整理与分发会议纪要

记录人需在会后24小时内完成会议纪要整理，内容需包含：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人）、议程回顾、关键讨论要点、决议事项、待办事项（含负责人、截止时间）、下一步计划。

纪要初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议和待办信息的准确性），审核通过后于48小时内分发给所有参会人员及相关方（抄送部门负责人及存档部门）。

跟踪待办事项执行

待办负责人需按纪要要求推进工作，提前1天提醒截止日期临近的任务。

会议发起人或指定协调人需在截止日期后3个工作日内跟踪完成情况，未完成者需说明原因及预计完成时间，必要时组织二次沟通。

资料归档

会议纪要（含审批记录）、参会签到表、会议材料（PPT、文档等）需统一归档至公司共享服务器（如“会议管理-部门-202X年”文件夹），保存期限不少于2年，便于后续查阅。

三、会议纪要模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（如：总部3楼会议室A/线上腾讯会议会议号X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（含部门/职务，如：-产品部经理、-研发部主管）

缺席人员

（姓名、部门、原因，如：-市场专员，因客户拜访请假）

发放范围

（如：全体参会人员、部门负责人、公司管理层）

（二）议程与讨论记录表

序号

议程主题

发言人（部门/职务）

讨论要点

决策结果/结论

1

项目Q3进度汇报

-研发部主管

1.前端开发完成80%，后端接口联调延迟3天（因第三方接口变更）2.测试环境已搭建，需QA团队本周介入

1.后端团队优先解决接口问题，保证X月X日前完成联调2.QA团队X月X日开始测试

2

市场推广方案评审

赵六-市场部专员

1.线下活动预算超支15%（原预算10万，实际11.5万）2.社交媒体曝光量未达预期（目标50万，实际30万）

1.预算调整申请提交财务部*审