企业会议纪要格式.docVIP

适用场景说明

会议纪要撰写全流程

一、会前准备：明确夯实基础

确认会议基本信息

提前与会议主持人沟通，明确会议主题、目标、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人、核心参会人、列席人员）。

若为线上会议，需提前测试会议软件，保证设备、网络、共享屏幕等功能正常，并将会议、密码等通知到位。

梳理会议议程与资料

向主持人索要会议议程，明确各议题的讨论顺序、预计时长及需提前准备的资料（如项目方案、数据报表、待决议题清单等）。

将议程及提前阅读材料分发给参会人员，保证大家对会议内容有初步知晓，提高讨论效率。

准备记录工具

根据会议复杂程度选择记录方式：简单会议可采用“会议纪要模板”直接手写或电子录入；复杂会议建议提前搭建文档分议题预留记录空间，或使用录音辅助（需提前征得参会人员同意），会后整理成文字。

二、会中记录：聚焦核心，抓准关键

记录基本信息

会议开始后，第一时间在模板中填写会议名称、日期、具体时间（开始-结束）、地点（线上需注明平台名称）、主持人、记录人、参会人员（全名或部门+姓名，用“”代替具体人名，如“市场部经理”“研发组*工”）、列席人员、缺席人员（需注明原因，如“出差”“请假”）。

按议程跟进讨论内容

逐项记录各议题的讨论过程：重点记录“发言要点”（如不同参会人的核心观点、分歧意见）、“讨论结论”（是否达成一致、未达成一致的原因说明）、“数据支撑”（如关键指标、预算金额、时间节点等）。

避免逐字逐句记录，优先提炼与会议目标直接相关的信息，对重复表述或与议题无关的内容可简略带过。

明确行动项与责任分工

对会议中确定的“待办事项”，需单独记录为“行动项清单”，包含：任务描述（具体做什么）、负责人（明确到部门或个人，用“*”代替）、配合部门/人员（如有）、完成时限（精确到日期，如“2024年X月X日前”）、交付成果（如“提交方案初稿”“完成数据核对”）。

行动项需具体、可衡量，避免模糊表述（如“尽快推进”“后续关注”）。

三、会后整理：核对信息，规范输出

完善与核对纪要内容

会议结束后2个工作日内完成纪要初稿整理，重点核对：参会人员名单是否完整、行动项是否清晰（负责人、时限、成果是否明确）、讨论结论与实际发言是否一致、关键数据是否有误。

对不确定的信息（如未明确的完成时限、待确认的负责人），及时联系主持人或相关参会人核实，避免遗漏或错误。

审核与分发

将初稿提交会议主持人审核，保证内容准确反映会议成果，经主持人确认无误后定稿。

定稿纪要通过企业内部邮件、协同办公平台（如钉钉、企业）等渠道分发给所有参会人员及需知悉的部门，并抄送存档部门（如行政部、档案室）。

归档与跟进

纪要分发后，将电子版按“年份+月份+会议类型”分类归档（如“2024-06-部门例会纪要”），保存期限不少于1年（重要项目会议纪要建议长期保存）。

定期（如每周/每月）从行动项清单中提取未完成任务，提醒负责人跟进，保证会议决议落地。

标准会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

例：“2024年Q3市场部营销策略推进会”

日期

2024年X月X日

时间

14:00-16:30

地点

公司3楼会议室A/线上（腾讯会议）

主持人

*总监（市场部）

记录人

*专员（行政部）

参会人员

市场部经理、专员；销售部主管；设计组组长；财务部*会计

列席人员

无

缺席人员

*经理（销售部，因客户拜访请假）

会议议程与讨论内容

行动项清单

备注

一、议题1：Q3营销活动方案讨论1.经理汇报：活动主题为“夏日焕新”，预计投入预算15万元，包含线上推广（占比60%）、线下快闪（占比40%），目标提升销售额20%。2.主管反馈：线下快闪选址需优先考虑门店周边3公里内社区，建议增加老客户邀约环节。3.组长建议：主视觉设计需突出“清凉感”，6月20日前完成初稿。结论：方案原则通过，线上推广重点投放抖音、社群，线下快闪暂定7月15-17日，经理6月10日前更新方案并提交财务部审核。

1.更新Q3营销活动方案，增加老客户邀约及社区选址说明负责人：经理（市场部）时限：2024年6月10日交付成果：修订版方案+预算表2.完成线下快闪主视觉初稿负责人：组长（设计组）时限：2024年6月20日交付成果：设计初稿（3版备选）

无

二、议题2：跨部门协作流程优化1.专员提出：当前市场活动物料申请需经5个部门签字，周期长达5个工作日，建议简化为市场部+财务部双签。2.会计反馈：财务部可支持简化流程，但需明确物料清单及预算上限（单次不超过2万元）。结论：同意将物料申请流程简化为市场部发起、财务部双签，同步更新《跨部门协作手册》，*专员负责6月底前完成修订。

1.修订《跨部门协作手册》中物料申请流程负责人：*专员（行政部）时限：2024年6月30日交付成果：更新手册