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行政公文撰写规范及格式标准模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各级机关、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，涵盖以下典型场景：

事务传达：如发布规章制度、工作部署、会议通知等；

工作汇报：向上级单位呈报工作进展、总结、调研报告等；

请示批复：就具体事项向上级请求指示、批准，或对下级请示事项给予回复；

沟通协调：与平级单位或不相隶属单位商洽工作、询问答复问题；

记录存档：如会议纪要、决定、决议等具有留存价值的文书。

二、公文撰写全流程操作指南

（一）拟稿阶段：明确内容与框架

确定主旨与文种

根据发文目的明确核心思想（如“部署专项检查”“请求经费支持”），选择恰当文种（通知、请示、报告等），避免文种混用（如“请示”与“报告”不得合并使用）。

示例：需上级批准的事项，必须用“请示”；汇报工作不得用“请示”夹带请求事项。

收集材料与核实信息

收集与主旨相关的政策依据、数据事实、背景资料，保证信息真实、准确（如涉及数据需标注来源，政策文件需注明文号）。

核对人名、职务、部门名称等关键信息，避免表述错误（如“主任”不得简写为“主”）。

搭建结构框架

按“开头-主体-结尾”逻辑搭建框架：

开头：简明说明发文缘由或依据（如“根据《办法》要求，结合我单位实际……”）；

主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰（如“一、工作目标；二、主要任务；三、时间安排”）；

结尾：提出要求、总结或请示事项（如“请各单位于X月X日前报送材料”“妥否，请批示”）。

规范语言表达

使用公文常用语体（如“现将有关事项通知如下”“特此函复”），避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”）；

表述准确简洁，避免歧义（如“原则上不少于3人”不得简化为“不少于3人”）。

（二）审核阶段：校对内容与格式

内容审核

重点审核主旨是否明确、依据是否充分、措施是否可行、数据是否准确，是否存在政策冲突或表述不当。

涉及多部门职责的事项，需经相关部门会签确认（如“人事部”“财务部”联合发文需双方审核签字）。

格式审核

检查公文要素是否齐全（标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期、文号等）；

核对字体、字号、行距、页边距等格式是否符合标准（详见“三、公文格式与结构规范模板”）。

文字校对

逐字检查错别字、标点符号错误（如“的、得、地”混用，逗号、句号误用）；

保证附件名称与提及一致，附件材料齐全。

（三）签发阶段：履行审批程序

确定签发权限

按单位层级和职责划分签发权限：一般事项由分管领导签发，重要事项由主要领导签发，联合发文需由所有单位领导共同签发。

规范签发标注

在公文落款处标注签发人姓名和职务，如“签发人：*局长”；

签发日期应为公文生效日期，用阿拉伯数字标注（如“2023年10月26日”）。

（四）印发阶段：排版与分发

排版印刷

按标准模板排版（A4纸张，页码位于页脚居中，用仿宋GB2312三号字，行距28磅）；

印刷清晰，避免错页、漏页，正式文件需加盖单位公章（骑年盖月，公章清晰不模糊）。

编号与登记

按文号规则编号（如“单位办发〔2023〕X号”，其中“办发”为发文机关代字，“〔2023〕”为年份，“X”为顺序号）；

在公文登记簿中记录文号、标题、主送机关、份数、分发范围等信息，便于追溯。

分发与归档

按主送机关准确分发，涉密文件需按保密规定登记收件人；

公文办理完毕后，及时将原件、附件、审批单等整理归档，电子版同步备份。

三、公文格式与结构规范模板

（一）公文基本要素规范表

要素

规范要求

示例

标题

由发文机关名称+事由+文种组成，居中排布，二号小标宋体字

市人民办公室关于开展2023年度安全生产检查的通知

主送机关

顶格编排，后加冒号，机关名称全称或规范化简称，三号仿宋体字

各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：

首行缩进2字符，三号仿宋体字，一级标题用黑体三号，二级标题用楷体GB2312三号，三级标题用仿宋GB2312三号加粗

一、检查目的二、检查范围及内容（一）检查范围（二）检查重点

附件

下空一行左空2字符编排“附件”二字，后标冒号和附件名称，附件名称后不加标点，附件顺序用阿拉伯数字标注

附件：1.市安全生产检查评分表2.检查人员名单

发文机关

成文日期之上、以成文日期为准居中编排，机关名称全称或规范化简称，三号仿宋体字

市人民办公室

成文日期

右空4字符编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位

2023年10月26日

文号

由发文机关代字+年份+发文顺序号组成，年份用六角括号“〔〕”括入，位于版头红色分隔线下居中位置

单位办发〔2023〕5号

页码

页码位于页脚居中，页码数字用阿拉伯数字，单页码居右，双页码居左-

（二）常见公文类型结构模板

1.通知模板

单位关于的通知

主送机关：

一、发文缘由