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文档编写与格式化模板集

一、模板集概述

二、适用范围与典型场景

（一）适用文档类型

管理类文档：会议纪要、项目计划、工作报告、总结汇报

技术类文档：需求说明书、技术方案、操作手册、测试报告

协作类文档：跨部门沟通函、任务分配表、进度跟踪表

知识类文档：SOP标准流程、培训材料、案例库记录

（二）典型使用场景

项目启动阶段：通过《项目计划模板》明确目标、分工与时间节点，保证团队对齐方向。

跨部门协作：使用《沟通函模板》规范需求传递，减少信息歧义。

会议复盘：基于《会议纪要模板》记录关键决议与待办，推动事项落地。

知识沉淀：借助《SOP流程模板》固化操作规范，便于新人快速上手。

三、标准化操作流程

（一）明确文档类型与目标

确定文档核心用途（如汇报、存档、协作），避免内容偏离需求。

根据受众调整内容详略（面向高层侧重结论，面向执行侧重细节）。

（二）选择对应模板

从模板库中匹配文档类型，优先选择“基础框架+自定义模块”的模板（如《项目进度报告模板》含“阶段目标-完成情况-问题风险-下一步计划”四部分）。

若需个性化调整，保留核心结构，增删非必要模块（如技术文档可增加“附录”存放代码片段）。

（三）填充基础信息

按模板要求填写文档元数据，保证信息完整：

文档简洁明确，包含核心主题（如“2024年Q3产品迭代项目进度报告”）。

作者/部门：标注编写人及所属部门（如“编写人：市场部*”）。

版本号：按“V1.0-V2.0”规则递进，修订时更新版本（如“V2.1-修订风险描述”）。

日期：记录文档完成或发布日期（如“2024-07-15”）。

（四）编写核心内容

结构化表达：按模板框架分模块撰写，每部分添加小标题（如“一、项目背景”“二、核心成果”）。

数据支撑：关键结论需用数据或案例佐证（如“用户留存率提升15%，较上月增长3%”）。

语言规范：避免口语化表述，使用书面语；技术术语需附带简要说明（如“API接口：应用程序接口，用于数据交互”）。

（五）格式调整与校对

统一格式：

字体：用宋体/微软雅黑，标题加粗，字号分级（如一级标题16pt，二级14pt，三级12pt）。

段落：行距1.5倍，段前空2字符，首行不缩进。

列表：复杂内容用多级列表（如“1.1→1.1.1”），简单内容用项目符号。

内容校对：检查错别字、数据准确性、逻辑连贯性，重点核对“决议事项”“时间节点”等关键信息。

（六）版本发布与归档

文档定稿后，通过指定渠道发布（如企业内网、共享文件夹），并通知相关方。

按部门归档规则保存，电子文档命名格式为“文档类型-标题-版本号-日期”（如“会议纪要-产品评审会-V2.0）。

四、常用模板示例

（一）会议纪要模板

字段

内容要求

示例

会议基本信息

时间、地点、参会人、主持人、记录人

时间：2024-07-1014:00-16:00；地点：3楼会议室；参会人：产品部、技术部、运营部；主持人：产品部

会议主题

简明概括会议核心议题

“2024年Q4产品功能规划评审会”

议程及讨论内容

分条记录各议题讨论要点，突出分歧与共识

议程1：用户反馈需求优先级排序-共识：优先处理“支付流程优化”需求-分歧：是否同步上线“夜间模式”

决议事项

明确结论、责任部门/人、完成时间

决议1：支付流程优化方案由技术部*负责，7月25日前完成开发；决议2：夜间模式需求纳入Q5规划

待办事项

列出未完成事项，标注负责人与截止时间

待办1：运营部于7月12日前提交支付流程用户调研报告；待办2：产品部于7月15日前更新需求优先级清单

（二）项目进度报告模板

模块

内容要点

项目概况

项目名称、周期、当前阶段、核心目标

阶段目标完成情况

对照阶段目标，逐项说明完成度（含数据对比）

问题与风险

列出当前遇到的问题（资源/技术/协作类），标注影响程度与应对措施

下一步计划

下一阶段目标、关键任务、时间节点

需支持事项

需其他部门/人员配合的资源或协助

（三）技术（需求说明书）

章节

内容说明

1.文档概述

目的、范围、读者对象

2.业务背景

业务痛点、目标用户、需求来源

3.功能需求

分模块描述功能点（功能描述、输入/输出、业务规则）

4.非功能需求

功能、安全、兼容性要求

5.附录

名词解释、数据字典、参考资料

五、关键注意事项与风险规避

（一）格式规范统一

严格遵循模板中的字体、字号、行距要求，避免全文格式混乱（如标题层级不清晰、段落间距不一致）。

表格需添加表头，内容居中对齐，跨页表格需重复表头。

（二）内容准确性保障

数据类信息需注明来源（如“数据来源：企业内部数据库（2024.06）”），避免主观臆断。

决议事项、时间节点等关键内容需经相关方确认，避免信息偏差。

（三）版本管理严谨

修订文档时需更新版本号并记录修