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多功能合同评审及归档模板

一、适用范围与业务场景

业务部门与合作方达成初步合作意向后，需对合同条款进行全面评审；

涉及合同金额较大、履行周期较长或法律关系复杂的合作，需多部门协同审核；

合同签署完成后，需进行系统化归档以备后续查阅、审计或纠纷处理；

企业需建立标准化合同管理流程，降低法律风险，提升管理效率。

二、全流程操作指引

（一）合同起草与提交

起草准备：业务部门根据合作需求，参考合同范本或合作方提供的草案，起草合同文本。需明确合同主体信息、合作内容、权利义务、履行期限、金额及支付方式、违约责任、争议解决条款等核心要素。

附件整理：将与合同相关的附件（如技术协议、报价单、验收标准、资质证明等）一并整理，保证附件内容与合同条款一致。

内部提交：通过企业OA系统或指定审批流程，将合同文本及附件提交至法务部门，同步抄送相关协作部门（如财务部、业务负责人），注明合同名称、编号、合作方及预计签署时间。

（二）多部门协同评审

法务部门评审：

重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如无效条款、权责不对等、争议解决方式不明等）；

检查合同主体资质（如合作方营业执照、授权委托书等），保证签约主体适格；

对违约责任、知识产权、保密条款等提出修改意见，形成《合同评审意见表》。

财务部门评审：

核对合同金额、付款方式、税务条款（如发票类型、税率）是否符合企业财务制度；

评估支付节点与履约进度的匹配性，避免资金风险；

对涉及预付款、质保金等特殊支付方式的条款，明确财务审核流程。

业务部门评审：

确认合作内容、技术标准、交付期限等是否符合业务需求；

核对合作方信息（如名称、地址、联系人）是否准确无误；

结合市场行情及合作历史，对价格、服务范围等条款提出优化建议。

其他部门评审（如需）：

涉及技术项目的，需技术部门审核技术可行性、验收标准；

涉及人力资源的，需人力资源部门审核用工条款、保密义务等。

（三）意见反馈与修改

汇总评审意见：法务部门收集各部门评审意见，整理形成统一的《合同评审意见汇总表》，明确需修改的条款及修改建议。

合同修改：业务部门根据汇总意见，与法务部门、协作部门共同协商修改合同文本，保证所有意见闭环处理。修改完成后，重新提交至法务部门复核。

最终确认：法务部门复核修改后的合同，确认无重大风险后，出具《合同评审通过意见表》；若存在争议条款，需组织相关部门召开专题会议协商解决，直至达成一致。

（四）最终审核与签署

审批流程：修改定稿的合同需按企业权限审批流程提交至相关负责人（如业务总监、分管副总、总经理）签署审批意见。

用印管理：审批通过后，由行政或法务部门按规定办理合同用印手续，保证“合同文本与审批件一致”，严禁擅自修改已签署条款。

签署交接：合同签署完成后，签署部门（或法务部门）将合同正本、附件及审批文件整理成册，扫描存档后，将正本移交至档案管理部门。

（五）归档管理

档案分类：档案管理部门按合同类型（如采购、销售、服务）、签署年度或合作方名称对合同进行分类编号，建立《合同归档登记表》。

材料归档：归档材料需包括：合同正本（含附件）、合同评审意见表、审批文件、签署页、合作方资质证明等，保证材料完整、无遗漏。

电子备份：将合同扫描件及电子文档存储至企业指定档案系统，设置查阅权限，定期备份，防止数据丢失。

保管期限：根据合同类型及法律法规要求，明保证管期限（如一般合同保管5-10年，重大合同长期保管），保管期满后按规定销毁并记录。

三、核心工具模板

（一）合同评审意见表

合同名称

编号

起草部门

起草人

合作方名称

合同类型

评审日期

评审阶段

评审部门

评审人

评审意见

修改建议

法务部

*某某

条款第5条存在歧义，需明确违约金计算方式

修改为“逾期付款按日万分之五支付违约金”

财务部

*某某

付款节点未与验收进度挂钩

增加“验收合格后支付至合同总额的80%”

业务部

*某某

技术标准未引用最新版本

附件中技术协议更新至202X版

评审结论

□通过□修改后通过□不通过

负责人签字

日期

（二）合同信息登记表

合同编号

合同名称

签署日期

合同类型

合作方全称

统一社会信用代码

联系人及电话

合同总金额（元）

履行期限

付款方式

收款账户信息

经办人

核心条款摘要

附件清单

归档编号

归档日期

备注（如特殊约定、风险提示等）

（三）合同归档清单

归档编号

合同名称

签署日期

存放位置（柜号/文件夹）

正本份数

附件份数

电子档案路径

保管期限

档案管理员

移交人

移交日期

查阅登记记录（如有）

四、关键注意事项

条款严谨性：合同条款需明确具体，避免使用“尽量”“约”等模糊表述，涉及金额、数量、时间等需同时填写大小写，保证无歧义。

评审时效性：各部门需在收到合同后2个工作日内完成评审，紧急合同可缩短至1个工作日，保证