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行政文件归档与存档管理制度工具

一、适用范围与对象

本制度适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政文件归档与存档管理工作，涵盖日常行政管理、项目运作、合同管理、会议记录、人事档案等类型文件。涉及部门包括但不限于综合管理部、财务部、人力资源部、各业务部门，相关责任人员包括部门负责人、文件形成人、档案管理员及文件借阅利用人员。

二、行政文件归档管理全流程操作指引

（一）文件形成与规范

文件标准要求：行政文件需使用统一模板（如公文格式、报告模板），内容完整、逻辑清晰，避免涂改。电子文件命名规范为“部门名称-文件类型-形成日期-流水号”（示例：“综合管理部-会议纪要001”），纸质文件需使用A4纸打印，签字栏需由相关负责人（如部门经理、分管领导）手写签字确认。

电子文件格式：重要电子文件需保存为PDF或DOC格式，保证内容可读、格式稳定；涉密或敏感信息文件需加密存储，加密权限由综合管理部统一管理。

（二）文件收集

收集时限：文件办理完毕后（如会议结束、项目结项、合同签署后）3个工作日内，由文件形成部门或责任人将纸质文件及电子版同步提交至综合管理部档案管理员。

收集范围：包括但不限于请示报告、批复通知、会议纪要、工作总结、规章制度、合同协议、人事任免、培训记录、审计材料等具有保存价值的行政文件。

交接确认：文件提交时，需填写《文件交接清单》（见模板一），双方签字确认，保证文件数量、类型无遗漏。

（三）文件整理

排序检查：档案管理员收到文件后，按文件形成时间顺序排列，检查文件是否齐全、字迹是否清晰、手续是否完备（如签字、盖章），对缺失或不规范文件退回原部门补充完善。

去除冗余：剔除文件中的草稿、重复件及无关附件（如未经审批的临时通知），保留最终定稿及必要支撑材料。

（四）文件分类

一级分类：按部门属性分为“综合管理类”“财务审计类”“人力资源类”“业务运营类”等（可根据单位实际调整）。

二级分类：按文件类型分为“制度文件”“会议文件”“合同文件”“档案资料”“其他”等。

三级分类：按形成年度或季度划分，如“2024年度-第一季度”“2024年度-第二季度”等。

（五）文件编号

编号规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年度-流水号”格式，示例：

综合管理类会议文件：ZH-HY-2024-001

人力资源类合同文件：RL-HT-2024-015

编号管理：由档案管理员统一编制编号，保证同一类别文件编号唯一，编号后标注于文件首页右上角及档案盒侧面。

（六）归档移交

装订要求：纸质文件使用不锈钢夹或装订机左侧装订，厚度不超过2cm，避免使用金属装订物；电子文件按编号分类存储至指定服务器文件夹，文件夹名称与档案盒名称一致。

归档登记：档案管理员将归档文件信息录入《行政文件归档总台账》（见模板二），记录文件编号、名称、部门、日期、页数、存放位置等信息，保证账实相符。

（七）保管维护

存放环境：纸质档案存放于专用档案柜，保持库房温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备；电子档案存储服务器需定期杀毒，重要数据异地备份（每季度一次）。

定期检查：档案管理员每半年对档案保管情况进行检查，查看是否有损坏、受潮、虫蛀等问题，发觉问题及时处理并记录。

（八）借阅利用

借阅申请：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《行政文件借阅申请表》（见模板三），经所在部门负责人及综合管理部负责人审批；涉密文件需经分管领导*签字同意。

借阅规则：纸质档案原则上不得带出档案室，确需外借的，借阅期限不超过3个工作日，到期后及时归还；电子档案仅限在指定电脑上查阅，禁止复制、截屏或传播（经审批的特殊用途除外）。

归还登记：档案管理员核对档案完整性无误后，在《借阅申请表》上登记归还日期，借阅人签字确认。

（九）鉴定与销毁

鉴定周期：档案保存期满5年（具体年限可根据单位规定调整），由综合管理部组织鉴定小组（由部门负责人、档案管理员、法务专员*组成）对档案价值进行评估。

销毁流程：对无保存价值的档案，填写《行政文件销毁审批表》（见模板四），经分管领导批准后，由2人以上共同监销，保证信息无法识别；销毁后记录销毁日期、文件名称、监销人等信息，并长期保存销毁清单。

三、常用管理工具表单模板

模板一：文件交接清单

序号

文件名称

文件编号

形成部门

形成日期

页数

交接人

接收人

日期

备注

1

2024年第二季度工作总结

ZL-ZJ-2024-005

综合管理部

2024-06-30

12

张*

李*

2024-07-02

无附件

2

年度培训计划方案

RL-PF-2024-011

人力资源部

2024-05-15

8

王*

李*

2024-05-16

含签到表

模板二：行政文件归档总台账

归档日期

文件编号

文件名称

形成部门

保管期限

存放位置（档