办公室文件归档管理方法.docxVIP

办公室文件归档管理方法

一、归档管理的基本原则

文件归档管理并非简单的文件堆砌，而是一项系统性的工作，需遵循以下基本原则，以确保其有效性与可持续性。

统一性原则：在组织内部，应确立统一的归档管理标准和规范，包括文件分类体系、命名规则、保管期限、著录项目等。避免各部门或个人自行其是，导致档案管理的混乱和信息检索的困难。

规范性原则：从文件的形成、收集、整理、鉴定、保管到利用、销毁，每个环节都应有明确的操作规范和流程。确保文件材料的完整性、准确性和系统性，为后续的查阅和利用奠定坚实基础。

易用性原则：归档管理的最终目的是为了方便文件的查找与利用。因此，在设计归档方案时，应充分考虑用户的实际需求和使用习惯，力求分类清晰、检索便捷，避免过度复杂化的体系导致使用障碍。

安全性原则：对于涉及商业秘密、核心数据或敏感信息的文件，必须采取严格的保密措施和安全防护手段。包括物理存放的安全（如防火、防潮、防虫、防盗）和电子文件的网络安全、权限控制等，确保文件信息不泄露、不丢失、不损坏。

动态性原则：文件归档管理并非一劳永逸，而是一个动态调整的过程。随着组织业务的发展和变化，原有的分类体系和管理方法可能需要进行相应的优化和更新，以适应新的需求。

二、文件归档的操作方法与步骤

有效的文件归档管理，需要一套清晰、可执行的操作流程作为支撑。

1.文件的收集与初步整理

日常工作中产生的各类文件（包括纸质文件和电子文件），应在办理完毕后及时收集，避免遗漏或延误。对于纸质文件，应去除订书钉、回形针等金属物，对破损文件进行修补，确保页面平整、清晰。对于电子文件，应统一存储路径，并进行初步的筛选和命名。

2.文件的分类

分类是归档管理的核心环节，其科学性直接影响后续的检索效率。常见的分类方法包括：

*年度分类法：按文件形成的年度进行分类，这是最基本、最常用的分类维度，通常作为第一级分类。

*组织机构分类法：按文件形成的部门或机构进行分类，适用于机构设置稳定、分工明确的组织。

*问题分类法：按文件内容所反映的主题或问题进行分类，如“项目管理”、“人力资源”、“财务管理”等。

*业务流程分类法：按文件所涉及的业务流程环节进行分类。

实际操作中，往往采用复合分类法，如“年度-组织机构-问题”或“年度-问题-组织机构”等，具体应根据组织的规模、业务特点和文件数量来确定最适宜的分类体系。分类体系一旦确定，应保持相对稳定。

3.文件的鉴定与保管期限划定

并非所有文件都需要永久保存。应对收集到的文件进行价值鉴定，根据其内容的重要程度、利用价值以及相关法规要求，划定不同的保管期限，如永久、长期、短期。对于已过保管期限且无继续保存价值的文件，应按照规定程序进行销毁。

4.文件的著录与编号

著录是对文件的内容特征和形式特征进行描述并记录下来的过程，通常形成文件目录或卷内目录。著录项目一般包括文件名、编号、形成日期、责任者、页数、保管期限等。

编号（或称档号）是赋予每份文件或每卷文件的唯一标识，以便于定位和管理。编号应遵循唯一性、逻辑性和可扩展性原则，通常根据分类体系进行编制。

5.文件的装订与装盒（或装袋）

对于纸质文件，应根据文件的厚度和数量选择合适的装订方式，如线装、胶装等，确保牢固不易散落。装订好的文件应装入规范的档案盒或档案袋，并在盒（袋）封面和脊背上填写档号、文件名、保管期限、形成年度等信息。

6.文件的排列与存放

文件入库时，应按照已确定的分类体系和编号顺序进行系统排列。纸质档案应存放在符合保管要求的档案柜中，注意通风、防潮、防虫、防火、防盗。电子文件则应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并做好备份。

三、归档工具与载体的选择

合适的工具与载体是保障归档管理质量的物质基础。

1.纸质文件管理工具：包括各类文件夹、档案盒、档案柜（如立式柜、密集架等）、标签、打孔机、装订机等。选择时应考虑其耐用性、规范性和美观性。

2.电子文件管理工具：随着信息化的深入，电子文件已成为办公文件的重要组成部分。应选择功能完善的电子文档管理系统（EDMS），其应具备文件存储、分类、检索、版本控制、权限管理、备份恢复等功能。对于个人或小型团队，也可利用操作系统自带的文件夹结构结合一些轻量级的文档管理软件进行管理。

3.标签与标识系统：清晰的标签是快速查找文件的关键。无论是纸质档案盒还是电子文件夹，都应有规范、统一的标识。

四、归档文件的日常维护与利用

文件归档后，并非束之高阁，还需进行有效的日常维护和便捷的利用。

1.定期检查与整理：应对存档文件进行定期检查，及时发现并处理破损、霉变等问题。同时，对借阅归还的文件要核对无误后放回原处。

2.借阅与归还制度：建立严格的文件借阅登记制度，明确借阅权限、期限和要求。借阅者应爱护文件，不得涂改、勾画、抽换或遗