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企业固定资产管理登记及盘点流程指南

一、适用业务场景

本流程适用于各类企业固定资产的全生命周期管理，具体包括但不限于以下场景：

新增资产入账：企业购置、自制、接受捐赠或通过其他方式新增固定资产时，需完成登记建档；

日常管理维护：资产在使用部门间转移、责任人变更、维修保养等状态变更时，需更新信息；

定期/不定期盘点：企业按季度/年度开展资产全面盘点，或因特定需求（如审计、部门调整）进行局部盘点时，需规范操作；

资产处置：固定资产报废、出售、报损时，需通过盘点确认状态后办理手续。

二、固定资产登记操作步骤

（一）资产入库与验收

发起验收：资产到货后，由使用部门提交《固定资产验收申请单》，注明资产名称、规格、数量、采购合同号等信息，经部门负责人强审批后，交由资产管理员明组织验收。

现场核对：资产管理员*明联合采购部门、使用部门共同到场，核对资产实物与采购清单是否一致（如型号、参数、配件等），检查外观是否完好、功能是否正常。

签署验收单：验收无误后，三方在《固定资产验收单》上签字确认，验收单一式三份，采购部门、资产管理部、使用部门各留存一份。

（二）信息录入系统

登记基础信息：资产管理员*明在资产管理系统中录入资产信息，包括：

资产编号（按规则自动，如“ZC-部门代码-年份-序号”）；

资产名称、规格型号、类别（如电子设备、办公家具、生产设备等）；

来源（购置、捐赠、自制等）、购置日期、原值、供应商信息；

使用部门、责任人（初始使用人）、存放地点。

附件：将验收单、采购合同、发票扫描件等附件至系统对应资产档案，保证资料完整。

（三）资产标签粘贴

打印标签：系统自动包含“资产编号、名称、购置日期、责任人”等信息的资产标签，使用防水、耐磨材料打印。

规范粘贴：标签粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公桌侧面、设备机身），保证不易磨损、易于识别；对于小型资产（如U盘、计算器），可粘贴于资产存放盒或使用资产铭牌。

（四）档案建立与管理

纸质档案归档：将《固定资产验收单》、采购资料、维修记录等纸质文件按资产编号分类存入档案袋，标注“资产编号+名称”，存放于资产管理部档案柜。

电子档案更新：定期将纸质档案扫描至系统，与电子档案同步更新，保证系统信息与实物、档案一致。

三、固定资产盘点操作步骤

（一）盘点计划制定

明确盘点目标：根据管理需求确定盘点范围（全面盘点/局部盘点）、时间（如每季度末最后一天、年度12月30日）和参与人员（资产管理员、使用部门对接人、财务人员）。

发布盘点通知：资产管理部提前5个工作日发布《固定资产盘点通知》，明确盘点时间、地点、分工及要求，通知各部门对接人（如华、芳等）。

（二）盘点前准备

资料准备：资产管理员*明从系统中导出《固定资产账面清单》，按部门分类打印，包含资产编号、名称、账面数量、存放地点等信息。

人员分组：成立盘点小组，每组2-3人（1人核对账面清单，1人清点实物，1人记录差异），每组指定组长（如财务部丽、行政部刚）。

工具准备：准备盘点表、盘点机（或扫码枪）、标签纸、笔等工具，提前检查盘点设备电量及功能是否正常。

（三）现场盘点实施

逐项清点：盘点小组按部门逐一对资产进行清点，采用“账实核对”方式：

实物资产：核对资产编号、名称、规格是否与账面清单一致，确认资产状态（在用、闲置、维修中、待报废）；

观察资产存放地点是否与系统记录一致，如部门内部转移需标注新位置。

记录差异：发觉账实不符（如盘盈、盘亏、状态错误）时，在盘点表“备注”栏详细记录差异情况（如“电脑A-001，账面显示行政部，实盘在市场部”“打印机B-002，实物缺失”），并由组长签字确认。

（四）差异核对与处理

差异原因分析：盘点结束后，资产管理员*明汇总差异表，联合使用部门、财务部门分析原因，常见原因包括：

资产转移未及时更新系统；

资产报废未办理手续；

盘点过程漏点、错点；

资产遗失或损坏。

处理流程：

盘盈：查明来源后，按“新增资产”流程登记入账；

盘亏：由使用部门提交《资产盘亏说明》，经部门负责人强签字、资产管理部审核、分管领导总审批后，进行账务处理；

状态错误：更新系统中的使用部门、责任人或状态信息。

（五）盘点报告与归档

编制报告：资产管理员*明根据盘点结果编制《固定资产盘点报告》，内容包括：盘点范围、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏明细、差异原因及处理建议，经资产管理部负责人、财务负责人签字后存档。

资料归档：将盘点表、差异表、盘点报告等资料整理归档（电子档存入系统，纸质档存入资产管理档案），保存期限不少于5年。

四、配套工具表单

表1：固定资产登记表

资产编号

资产名称

规格型号

类别

来源

购置日期

原值（元）

使用部门

责任人

存放地点

使用状态

备注

ZC-CW-2023-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

电子设