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会议策划及执行会议纪要通用工具模板

引言

会议是企业或组织高效协作、推动决策的重要载体，而规范的会议策划与纪要记录，能保证会议目标明确、过程可控、结果可追溯。本模板从会前策划、会中执行到会后纪要整理提供全流程指引，适用于各类工作会议场景，帮助提升会议效率与成果落地质量。

一、适用工作场景

本模板广泛应用于企业内部各类会议，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工、计划及风险，凝聚团队共识；

部门周/月度例会：同步工作进展、协调资源、解决问题、部署下一阶段任务；

跨部门协调会：针对跨部门协作事项（如资源调配、流程优化）进行沟通决策；

专题研讨会：针对特定问题（如市场策略、技术方案）深入讨论并形成结论；

决策评审会：对重要方案、预算、合作等进行评估并形成最终决议。

二、详细操作流程

（一）会前策划：保证会议目标清晰、准备充分

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方向”“解决客户投诉处理流程瓶颈”），避免目标模糊导致会议偏离主题。

示例：若会议目标是“审批年度预算方案”，需提前明确预算编制原则、重点投入方向及争议点。

确定参会人员与分工

核心参会人：与会议目标直接相关、需参与决策或提供关键信息的人员（如项目负责人、部门负责人）；

列席人员：需知晓会议内容但不参与决策的人员（如项目组新成员、支持部门接口人）；

角色分工：明确主持人（控场、引导流程）、记录人（记录讨论要点、决议、行动项）、材料准备人（提前分发会议资料）。

注意：避免无关人员参会，控制总人数（建议不超过10人，大型会议可分设小组讨论）。

制定会议议程并提前通知

议程需包含：会议主题、时间、地点/线上会议、各议题时长、负责人、预期成果。

提前2-3个工作日通过邮件/企业发送会议通知，附议程及预读材料（如项目背景、数据报告、方案草案），保证参会人提前熟悉内容。

示例议程：

14:00-14:10开场与目标说明（主持人*经理）

14:10-14:40Q2销售数据回顾与分析（销售部*主管）

14:40-15:20Q3销售策略讨论（全员）

15:20-15:30决议确认与总结（主持人*经理）

准备会议资源与场地

线下会议：提前预订会议室（保证容量、设备齐全），调试投影仪、麦克风、视频会议设备；准备纸质议程、签到表、笔、白板/便签纸；

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），保证网络稳定，分享会议及密码，提醒参会人开启摄像头/麦克风；

其他：如需茶歇，提前联系行政人员；如需外部嘉宾，确认其行程及接待安排。

（二）会中执行：聚焦目标、高效推进

开场与目标对齐（5-10分钟）

主持人开场，明确会议主题、目标及议程，强调时间纪律；

简要回顾上次会议决议及行动项完成情况（如有），保证参会人同步背景信息。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，主持人需控制节奏：

针对每个议题，先由负责人简要汇报（预读材料已提前准备的，可精简），再引导参会人发言；

鼓励充分讨论，避免少数人垄断发言，对跑题内容及时提醒；

需决策的议题，明确决策方式（如投票、共识法、负责人拍板），并当场确认结论。

记录人同步记录：讨论中的关键观点、分歧点、最终决议，避免遗漏。

行动项确认（会议结束前5-10分钟）

梳理会议中形成的所有行动项，明确：任务描述、负责人、完成时间、交付物（如“完成市场调研报告”“修改方案PPT”）；

负责人需当场确认任务可执行性，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“7月15日前完成初稿”）。

总结与散会

主持人简要总结会议成果（决议、行动项），明确下一步工作安排；

提醒记录人1个工作日内整理纪要并分发，感谢参会人员。

（三）会后纪要整理：及时、准确、可追溯

纪要撰写原则

客观性：忠实记录会议内容，不添加个人观点；

简洁性：用bullet点呈现核心信息，避免冗长描述；

可执行性：行动项需包含“谁、做什么、何时完成”，便于跟踪。

纪要结构与内容

会议基本信息：主题、时间、地点/线上、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）；

会议议程回顾：简要说明各议题讨论过程；

决议事项：逐条列出会议达成的结论（如“同意Q3销售策略以‘下沉市场’为重点”）；

行动项清单：表格形式呈现（详见模板示例）；

附件：如有会议材料（PPT、报告等），注明“附件：会议资料包（/文件名）”。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交主持人审核，保证内容准确、无遗漏；

审核通过后，24小时内通过邮件/企业发送给所有参会人及相关人员，抄送上级领导（如需）；

重要会议纪需同步归档至共享文档系统（如企业网盘、飞书文档），方便后续查阅。

三、会议纪要模板示例

会议纪要

会议主题：2023年Q3产品迭代方向评审会

会议时间：2023年7月10日14:00-16:00

会议