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探究计算机网络技术在高校档案管理中的应用

张美荣

[关键词]计算机网络技术;高校;档案管理

引言

社会快速发展变化的时代，计算机网络技术位于不同行业领域得到十分普遍与广泛的应用。为紧随时代发展的脚步，使高校档案管理的效率与质量得到全面提升，务必重视对计算机网路技术的科学合理应用，使高校档案能够具备信息化与数字化及自动化特点。高校档案管理作为高校管理工作的关键构成，对高校教学工作的稳定有序开展具有十分关键的影响与意义。

一、计算机网络技术在高校档案管理中的应用

（一）实现档案管理自动化

计算机网络技术作为信息化技术的关键基础核心，同样是其他技术的重要基础。近些年，计算机网络技术得到快速提升与发展，其具备系统高校的信息综合处理能力，可以对信息数据做出快速地录入、存储与输出，同时做出科学逻辑推理与系统分析判断，对高校档案工作需要保存管理的众多资料做出现代化的科学管理，这也成为档案管理无法企及的重要功能。高校档案管理中，对计算机网络技术具体应用范围十分广泛，普通业务管理、档案检索等方面，全部均能胜任，使档案管理的效率明显增加，同时使档案资源的开发利用效率得到显著提高[1]。

（二）实现信息传递网络化

现代计算机网络通信技术，使得计算机技术具备的优势特点得到有效的发挥。档案计算机检索系统之中，对计算机网络技术的科学合理应用，能够使档案检索方式从传统的脱机与联机检索，发展成为智能与网络检索，使档案信息传递发生改变，能够实现网络化，实现资源的交流与共享。针对网络检索而言，其属于计算机检索方式的高级阶段，使计算机与网络技术融合发展形成的产物。随着计算机网络技术的稳定良好发展，高校不同部门对信息的需求量逐渐增多，质量标准更为严格，各个部门均希望提供经加工处理的完整信息，甚至为涵盖知识增殖的最终产品。运用计算机进行系统化管理，对档案信息资源做出快速精准的分类、提取以及加工，不但使不同部门利用档案的综合效率得到增加，还能促使档案工作产生的社会与经济效益得到有效增加。

（三）实现档案信息数字化

档案信息数字化基于计算机、网络以及信息技术，运用软件与硬件设备创造形成的信息产品。针对传统纸质档案而言，信息开发利用通过人工完成，若想实现快速高效的发展，势必需对计算机网络技术加以合理应用，具备数字化特点之后，方可变成信息产品以及电子档案信息，确保开发利用协调发展。同传统档案资料做出比较，数字档案能够随机进行保存，快速查询，及时修改调整，还能够借助网络进行实时传递。其可使高校档案管理变得更加智能与科学。文书处理部门对收文与发文全部录入至计算机，不同部门按照自身的需要通过网络对有关文件进行下载与传阅，并及时标注相应的处理意见。年终采取归档阶段，仅需向档案管理部门递交分类组卷清单即可，将数据编制成正确的档案数据格式，借助网络传输至档案管理部门数据库，以此有效降低档案管理人员的工作任务量，同时对不同类型档案管理亦可使用。高校众多档案之中，大部分档案形成均通过计算机做出处理，档案管理人员仅需编制系统准确的档号，即可整理上架。计算机管理仅需对数据做出处理，无需对大量复杂数据进行录入，数据录入对档案管理产生的影响，已经得到彻底解决。档案存储数字化，使得档案利用率得到明显的提高，使档案管理所需的成本明显得到节约，同时突破时间、空间等限制，充分满足档案使用人员的实际需求。

二、计算机网络技术应用需注意的问题

（一）构建健全档案管理机制

高校檔案管理过程中，对计算机网络技术的科学应用，应该重视构建健全档案管理机制，确保档案管理工作的稳定有序开展。高校档案管理应以建立档案管理机制为前提，对高校档案管理做出科学系统的管理与监督，使档案管理人员的积极性得到有效激发，使档案管理工作的效率与质量得到保障。同时，还需健全档案管理的标准规范，制定健全的激励与责任和考评机制，确保档案管理人员充满工作动力与活力，使档案管理工作能够保持令人满意的效果[2]。

（二）培养科学档案管理观念

现阶段，信息化时代的快速发展，高校档案管理工作同样向着现代化、信息化与网络化快速发展。高校档案管理工作中，对计算机网络技术的科学合理应用，务必重视培养人员科学档案管理理念，对传统管理模式与方法和理念做出优化与创新，对计算机网络技术加以科学合理的应用，强化工作人员责任意识，使档案管理能够向着网络化、自动化与信息化方向良好发展。

（三）增强管理人员综合素养

高校档案管理工作阶段，管理人员自身的综合素养与能力水平对工作效率与质量产生直接的影响。因此，高校务必重视对管理人员综合素养的教育培训，组建专业知识与技能优秀的人才队伍，使管理人员自身的能力得到有效发挥，推动档案管理向着网络化与信息化发展，使管理工作变得科学化与系统化和规范化。高校还需定期组织全体管理人员开展必要的教育培训，使其具备更加丰富的专业理论知识，