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采购与供应商管理操作手册与工具集

一、手册概述

1.1目的

本手册旨在规范企业采购与供应商管理全流程，明确各环节职责分工，提供标准化操作工具，保证采购活动合规、高效、低成本，同时通过科学管理提升供应商合作质量，支撑企业战略目标实现。

1.2适用范围

适用于企业各部门采购需求提报、供应商选择、采购执行、合同管理、绩效评估等全生命周期管理场景，涵盖生产性物料、非生产性物料、服务类采购等各类采购类型。

1.3核心流程概览

供应商准入→采购需求提报→寻源比价→订单下达→交付验收→合同履约→绩效评估→供应商优化

二、供应商全生命周期管理

2.1供应商准入管理

典型应用场景

当企业首次引入新供应商（如原材料供应商、服务商、外包商等），需通过准入流程保证供应商具备合法经营资质、履约能力及质量保障体系，从源头规避合作风险。

操作流程详解

步骤1：需求对接与信息收集

采购部门对接需求部门（如生产部、行政部），明确拟采购品类、技术标准、交付周期等核心需求；

向潜在供应商发放《供应商信息收集表》，获取基本信息（企业规模、主营业务、产能、主要客户等）。

步骤2：资质审核

采购部审核供应商提交的资质文件，包括：营业执照（加盖公章复印件）、行业许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）、质量体系认证（ISO9001等）、相关产品检测报告、过往合作案例（如有）；

核查资质文件真实性与有效性，可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证企业注册信息、经营异常状态等（注：此处仅为示例，不涉及具体网址）。

步骤3：现场考察（必要时）

对关键物料或高价值服务供应商，组织由采购部、需求部门、质量部组成的考察小组，现场核实生产环境、设备状况、工艺流程、仓储管理、质量控制点等；

填写《供应商现场考察记录表》，记录考察结论（合格/不合格/需整改）。

步骤4：评审与决议

采购部汇总资质审核、现场考察结果，组织供应商评审会议（参与部门：采购、质量、法务、需求部门）；

依据《供应商准入评分表》（见配套工具表单1）对供应商进行综合评分（满分100分，其中资质20分、产能25分、质量30分、价格15分、服务10分），评分≥80分视为通过评审；

评审通过后，录入《合格供应商名录》，明确合作品类、有效期（通常1-3年）；未通过的供应商，书面反馈未通过原因。

配套工具表单

表单1：供应商准入评分表

评分项目

评分标准

分值

得分

资质合规性

营业执照、行业许可证齐全且在有效期内；认证体系完整

20

生产/服务能力

产能满足需求峰值；设备先进性、工艺成熟度达标

25

质量保障

质量体系文件完善；近1年无重大质量；不良品率≤行业平均水平

30

价格竞争力

同类物料/服务价格低于市场平均价5%以上

15

服务响应

售后服务团队健全；问题响应时间≤24小时；投诉处理满意度≥90%

10

合计

100

关键风险提示

资质文件需核实原件，留存复印件并加盖公章，避免虚假资质；

现场考察应重点关注与采购需求直接相关的环节（如生产关键工序），避免流于形式；

严禁将准入评分结果作为唯一标准，需综合评估供应商长期合作潜力。

2.2供应商绩效评估与优化

典型应用场景

定期对现有合作供应商进行绩效评估，识别优质供应商与低绩效供应商，为后续订单分配、合作调整（如增加份额、限期整改、淘汰）提供依据，持续优化供应商结构。

操作流程详解

步骤1：评估周期与指标设定

评估周期：核心供应商（占比采购金额60%以上）每季度评估1次，一般供应商每半年评估1次；

评估指标：依据采购目标设定，包括质量（交货合格率、退货率）、交付（准时交付率、订单满足率）、成本（价格稳定性、降本达成率）、服务（响应速度、投诉处理率）、合作配合度（配合度评分、问题解决效率）等维度（参考《供应商绩效评估指标表》）。

步骤2：数据收集与评分

采购部牵头，联合质量部、需求部门收集供应商绩效数据：

质量部提供交货合格率、退货率数据；

仓储部提供准时交付率、订单满足率数据；

需求部门提供服务响应评分、合作配合度评分；

依据《供应商绩效评估表》（表单2）计算综合得分，采用加权评分法（质量40%、交付25%、成本20%、服务10%、配合度5%）。

步骤3：评级与应用

根据综合得分将供应商分为四级：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先分配订单，可给予付款周期优惠；

B级（80-89分）：合格供应商，维持现有合作；

C级（70-79分）：待改进供应商，发出《供应商改进通知书》，明确改进项及时限（通常30天）；

D级（＜70分）：不合格供应商，启动淘汰流程，终止合作。

步骤4：改进与淘汰

对C级供应商，采购部跟踪改进效果，到期复评仍不达标者降为D级；

对D级供应商，发出《终止合作通知书》，完成未交付订单交接及尾款结算，清理《合格供应商名录》。

配套工具