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采购流程标准化操作指南合同管理关键环节

一、适用工作场景与目标

本指南适用于企业采购部门、项目执行团队及法务部门在采购合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖从需求提报至合同归档的全流程。旨在通过规范合同管理关键环节，降低合同法律风险，保证采购行为合规高效，保障企业与供应商双方的合法权益，同时提升采购流程的透明度和协同效率。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）采购需求提报与合同启动

需求确认

业务部门根据项目计划或运营需求，填写《采购需求申请表》（模板见第三部分），明确采购标的、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

采购部门对接需求部门，对需求的合理性、必要性及预算合规性进行初步审核，保证需求与公司战略及年度采购计划一致。

合同启动准备

审核通过后，采购部门指定合同负责人（如*明），明确合同类型（如框架协议、订单合同、服务合同等），收集与采购标的相关的技术规格书、图纸、过往合同等支撑文件。

对于重大采购项目，需组织跨部门评审会（含需求部门、法务部门、财务部门），明确合同关键条款框架。

（二）供应商选择与资质审核

供应商寻源

根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。

优先选择公司合格供应商名录内的供应商；新增供应商需完成《供应商准入申请表》，审核其营业执照、生产/经营许可、资质证书（如ISO认证、行业专项资质等）、财务状况及过往合作业绩。

供应商评估与确定

组建评估小组（含采购、技术、质量部门人员），从价格、资质、履约能力、服务响应等维度进行综合评分，形成《供应商评估表》（模板见第三部分）。

评估结果经采购部门负责人（如*华）审批后，确定最终供应商，并启动合同拟定工作。

（三）合同拟定与条款审核

合同拟定

采购部门根据双方协商结果，使用公司标准合同模板（或参考行业通用模板），拟定合同文本。核心条款包括：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；

标的描述：名称、型号规格、数量、技术参数（需引用附件技术规格书）；

价格与支付：单价、总价、计价方式、支付条件（如预付款比例、到货款、质保金比例）、发票类型（如增值税专用发票）；

交付与验收：交付时间、地点、方式、验收标准及流程（需明确验收部门及人员）；

违约责任：逾期交付/付款的质量问题、违约金的计算方式及争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）；

保密条款：双方对商业秘密的保密义务及期限；

合同变更与解除：变更需书面确认，解除条件及程序。

合同审核

初审：采购部门负责人审核合同条款与采购需求的一致性、价格合理性及流程合规性；

法务审核：法务部门重点审核法律条款的合法性、严谨性（如违约责任、知识产权、争议解决条款），规避法律风险；

终审：根据采购金额及重要性，由分管领导（如*总）或总经理办公会审批，重大合同需外部律师参与审核。

（四）合同签署与生效

签署授权

采购部门将审核通过的合同文本反馈给供应商，双方确认无异议后，安排签署。

企业方签署人需为法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》），明确授权范围及期限。

合同盖章与分发

合同一式多份（如供应商1份、采购部门1份、财务部门1份、法务部门1份），加盖企业合同专用章（或公章）及骑缝章，供应商需加盖公章或合同专用章。

采购部门负责登记《合同签署台账》（模板见第三部分），记录合同编号、签署日期、金额、对方单位等信息，并将合同文本分发给相关部门。

（五）合同履行与跟踪

交付与验收

供应商按合同约定交付标的物，采购部门组织需求部门、质检部门进行验收，填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）。

验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，整改后重新验收；多次整改仍不合格的，按合同约定追究违约责任。

款项支付

财务部门根据《验收确认单》、合同约定的支付条件及发票，审核付款申请，经审批后办理支付手续。

采购部门跟踪供应商收款情况，保证资金支付合规。

履约监控

采购部门定期对供应商履约情况进行跟踪（如交付进度、服务质量、响应速度等），记录《履约跟踪表》（模板见第三部分）。

发觉履约风险（如可能逾期交付），及时与供应商沟通，制定应对措施，必要时启动合同变更或解除程序。

（六）合同变更、终止与归档

合同变更

因需求变化、政策调整等原因需变更合同的，由双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及影响，并履行原审批流程。

合同终止

合同履行完毕或符合约定终止条件（如一方违约、不可抗力）时，双方可协商终止合同，签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如未完成款项结算、资料交接等）。

合同归档

合同履行完毕或终止后，采购部门收集合同文本、附件、审批文件、验收单、付款凭证等全套资料，整理成册，填写《合同归档清单》（模板见第三部分），移交档案管理部门统一保管。

合同电子档案