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会议室预定与管理制度执行流程工具

一、工具概述与适用范围

本工具旨在通过标准化流程规范会议室的预定、使用及管理，保证会议室资源高效利用，保障会议有序开展，同时明确各环节责任主体，避免资源冲突与管理漏洞。适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目研讨、客户接待、培训活动等）的全流程管理，涵盖需求发起、资源预定、审批确认、使用执行及后续维护等环节。

二、标准化操作流程步骤

（一）会议需求发起与信息确认

申请人发起需求

申请人（需为部门正式员工）根据会议需求，明确会议主题、时间（起止时间精确到30分钟，避免跨时段碎片化预订）、预计参会人数（不超过会议室最大容量）、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）及特殊需求（如茶歇、桌型布局等）。

若为周期性会议，需注明“周期性会议”及重复周期（如每周一9:00-10:00），并提前提交首场申请。

信息核对与初步筛选

申请人通过企业内部会议室管理系统（或行政部提供的资源清单）查询目标时间段内可用会议室，优先选择符合人数及设备需求的会议室，避免“大会议室小用”或“设备闲置”。

若目标会议室已被占用，需选择替代会议室或调整会议时间，保证资源合理分配。

（二）会议室预定申请与审批

提交正式申请

申请人登录内部系统，填写《会议室预订申请表》（模板详见第三部分），完整填写会议信息、设备需求、申请人及部门负责人信息，并会议议程（如有必要）。

提交后，系统自动流转至部门负责人审批（部门负责人需在1个工作日内完成审核，确认会议必要性及部门资源协调情况）。

多级审批与冲突处理

常规会议：部门负责人审批通过后，系统自动确认预定，《会议室使用确认单》发送至申请人及会议室管理员。

跨部门会议/重要会议（如涉及外部客户、高层决策）：需额外提交至行政部负责人审批，行政部需核查会议室资源优先级（如优先保障客户接待、战略会议），必要时协调其他部门调整预定。

冲突解决：若出现时间重叠，按“先到先得+优先级排序”原则处理（优先级：客户接待＞战略会议＞部门例会＞临时会议），未被批准的申请人需在2小时内重新选择会议室或调整时间。

（三）会议前准备与资源对接

会议室管理员准备

收到《会议室使用确认单》后，管理员（行政部指定人员）需在会议开始前1小时内完成以下准备工作：

设备调试：开启投影仪、视频会议系统，测试麦克风、音响、网络连接，保证设备正常运行；

环境布置：根据需求调整桌型（如U型、课桌式）、摆放席卡、饮用水、白板笔、便签纸等物资；

特殊需求落实：如需茶歇，提前与行政部餐饮组对接，保证会议开始前10分钟送达。

申请人二次确认

会议开始前1天，申请人需登录系统核对会议室信息（时间、地点、设备），如有变更需提前4小时通过系统提交《会议室变更申请》，经审批后管理员同步调整准备。

（四）会议使用过程管理

签到与入场

参会人员需提前10分钟到达会议室，在《会议室使用登记表》（模板详见第三部分）上签到，记录实际参会人数及设备使用情况。

申请人作为会议第一责任人，需核对会议室设备是否完好，如有问题立即联系管理员处理，避免影响会议进程。

会议纪律与资源使用规范

严格遵守会议时间，不得提前占用或超时使用（超时15分钟内需联系管理员确认续用，超时30分钟以上需重新申请）；

爱护会议室设备，禁止随意移动设备、在桌椅上刻画、私接电源；

会议期间保持安静，将手机调至静音或震动模式，避免影响他人。

突发情况处理

设备故障：立即联系管理员（内线电话*），管理员需在10分钟内到场维修或启用备用设备；

人数超额：申请人需协调部分人员转移至备用会议室或压缩会议时长，保证不超出会议室最大容量；

临时取消：申请人需在会议开始前2小时通过系统提交《会议室取消申请》，释放会议室资源（紧急情况可电话通知管理员，事后24小时内补录系统）。

（五）会议后整理与资源回收

现场清理

会议结束后，申请人需组织参会人员清理会场，带走个人物品，关闭设备（投影仪、灯光、空调），并将桌椅恢复原位。

管理员在会后30分钟内检查会议室，确认设备完好、环境整洁，在《会议室使用登记表》上签字确认。

反馈与归档

申请人需在会议结束后1个工作日内，通过系统提交《会议反馈表》，评价会议室设备、服务及使用体验，提出改进建议；

行政部每月汇总会议室使用数据（使用率、故障率、满意度等），形成《月度会议室管理报告》，持续优化资源配置。

三、核心工具模板清单

（一）《会议室预订申请表》

字段名称

填写要求

会议主题

简明扼要，如“2024年Q3销售目标研讨会”

申请人姓名

需为真实姓名（用号代替，如“张”）

所属部门

申请人所在部门（如“市场部”）

联系方式

内部办公电话或企业（禁止填写个人手机号）

会议时间

起止日期（年/月/日）及具体时段（如2024-08-2014:00-16:00）

预计参会人数

不