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企业内外部沟通协作平台操作指南

一、平台概述

企业内外部沟通协作平台是整合内部员工、外部客户、合作伙伴等多元主体的统一工作入口，旨在打破信息孤岛，实现跨角色、跨部门的实时沟通、任务协同与资源高效流转。平台支持即时消息、会议管理、任务分配、文件共享、审批流程等核心功能，助力企业提升协作效率、规范管理流程、强化内外部联动。

二、适用场景与核心价值

（一）跨部门项目协同

当市场部、技术部、设计部等多部门需联合推进项目（如新产品上线、市场活动策划）时，平台可创建专属项目组，集享项目文档、同步进度节点、分配跨部门任务，避免信息传递滞后或重复沟通，保证项目高效推进。

（二）外部客户/伙伴对接

针对客户需求对接、供应商协作等外部场景，平台可通过“访客模式”或“外部联系人”功能，邀请客户（如某企业李女士）、合作伙伴（如供应商张经理）加入特定沟通组，在保障内部信息安全的前提下，实现需求同步、方案讨论、进度反馈，提升外部协作体验。

（三）内部信息同步与决策

企业通知、制度宣贯、部门周报等信息需全员或定向触达时，平台支持“公告发布”功能，可设置接收范围、置顶期限，并查看阅读状态；重要事项决策时，通过“在线投票”“会议预约”等功能，快速收集意见、同步会议纪要，缩短决策周期。

（四）紧急事务响应

遇到突发问题（如系统故障、客诉处理），平台可通过“紧急沟通组”快速拉入相关负责人（如运维组主管、客服组组长），实时同步问题进展、分配处理任务，保证紧急事务“秒级响应、闭环解决”。

三、核心功能操作步骤

（一）账号与权限管理

注册与登录

新员工：通过企业统一发放的邀请码（如HR发送的短信/邮件），在平台登录页面“员工注册”，填写姓名、工号、部门等信息，完成身份验证后即可激活账号。

外部人员：由内部员工发起“外部联系人邀请”，填写对方姓名、单位、事由等信息，系统将发送邀请至对方邮箱，对方注册后即可加入对应沟通组。

登录方式：支持账号密码（企业邮箱前缀）、短信验证码、企业/钉钉扫码登录，首次登录需修改初始密码。

权限申请与变更

普通员工需新增权限（如创建跨部门沟通组、使用审批流程），可在“个人中心-权限管理”提交申请，说明用途并经部门负责人审批后生效。

管理员可在“后台管理-权限配置”中调整角色权限（如“管理员”可管理全平台沟通组，“普通成员”仅可参与指定组内协作）。

（二）沟通组创建与管理

创建沟通组

操作路径：登录后“+”号→选择“创建沟通组”→填写组名（如“Q4新品推广项目组”）、选择类型（内部/外部/混合）→添加成员（可通过部门通讯录搜索、批量导入或手动输入外部联系人邮箱）→设置成员角色（管理员/编辑者/查看者）。

角色说明：管理员可修改组信息、移除成员；编辑者可发起会议、文件、创建任务；查看者仅可查看内容及消息。

沟通组日常使用

消息发送：支持文字、语音、图片、文件（单次不超过100MB），成员可定向提醒，消息可设为“重要”（置顶显示）。

文件共享：“文件”→“文件”→选择分类（项目资料/会议纪要等），支持在线预览（Word/Excel/PDF）、历史版本追溯（可查看/恢复文件修改记录）。

成员管理：管理员“成员”→“添加/移除成员”，可批量导入（支持Excel模板），或设置“仅管理员可邀请成员”。

（三）任务与项目跟踪

创建任务

操作路径：在沟通组内“任务”→“创建任务”→填写任务名称（如“完成竞品分析报告”）、描述（要求、交付标准）→指派负责人（可单人/多人）→设置截止日期、优先级（高/中/低）→关联子任务（如“收集竞品数据”“撰写分析结论”）。

任务进度管理

负责人可在任务页面更新进度（“未开始”→“进行中”→“已完成”），添加备注（如“已完成数据收集，待撰写结论”），并相关人员反馈问题。

管理员可查看“任务看板”，按负责人、截止日期、优先级筛选任务，逾期任务自动标红提醒，支持导出任务报表（Excel格式）。

（四）会议与日程协作

发起会议

操作路径：“会议”→“创建会议”→填写会议主题（如“产品需求评审会”）、时间、时长→选择参会人（内部成员/外部联系人）→填写会议议程、会议材料→选择会议类型（视频会议/语音会议/线下会议）。

视频会议支持屏幕共享、实时标注、会议录制（仅限管理员权限），录制文件自动保存至“会议-历史会议”供回看。

日程同步

会议创建后，系统自动将会议日程同步至个人日历，支持同步至企业/钉钉日历、手机系统日历；参会人可“接受/拒绝”会议邀请，拒绝时需填写原因。

（五）审批流程发起与处理

发起审批

操作路径：“审批”→“新建审批”→选择审批类型（如“费用报销”“请假”“合同审批”）→填写申请信息（如报销金额、请假事由）→附件（发票、合同扫描件等）→选择审批人（按审批链设置，如“直属主管→财务部→总经理”）。

审批处理

审批人收到待办提