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业务合同签订及管理标准化流程

一、适用范围与场景

本流程适用于企业对外开展业务过程中，各类合同的签订、履行、变更及全周期管理，包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、合作协议、租赁合同等。适用于业务部门发起、法务部门审核、管理层审批的多部门协作场景，保证合同签订合规、权责清晰、风险可控，同时实现合同信息的规范存档与高效追溯。

二、标准化操作步骤详解

（一）合同前期准备

需求确认与立项

业务部门根据业务需求，明确合作标的（如产品、服务、项目范围）、双方权利义务核心条款（如交付标准、付款方式、违约责任），填写《业务合同立项申请表》，经部门负责人*经理审批通过后启动合同准备。

合作方资质审核

业务部门负责收集合作方主体资格证明材料，包括：

营业执照（加盖公章复印件，需在有效期内）；

法定代表人证件号码明（附证件号码复印件）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑资质等，需与业务范围匹配）；

近三年履约情况说明（如过往合同履行记录、用户评价）。

法务部门对资质材料进行合规性审核，重点核查经营范围、资质等级、是否存在法律纠纷（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询），形成《合作方资质审核报告》。

（二）合同起草与内部评审

合同文本拟定

业务部门根据合作需求，参考企业《合同示范文本库》（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草合同文本，明确以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；

标的物信息（名称、规格、数量、质量标准、交付时间/地点）；

权利义务（双方主要职责、验收标准、售后服务）；

价格与支付方式（单价、总价、币种、付款节点、账户信息）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；

合同生效与终止条件（签字盖章生效、终止情形、后续处理）。

合同文本需经业务部门负责人*经理初审，保证业务需求无遗漏。

多部门联合评审

法务部门重点审核合同条款合法性、完整性（如是否遗漏必备条款）、风险点（如违约责任不对等、争议解决约定不明）；

财务部门审核付款方式、税务处理、发票开具要求（如“增值税专用发票需在付款后10个工作日内提供”）；

如涉及技术或项目实施，技术部门需审核技术参数、交付标准可行性。

各部门填写《合同评审意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并反馈具体修改建议。业务部门根据评审意见修订合同文本，直至所有评审部门无重大异议。

（三）合同审批与签署

审批流程执行

修订后的合同文本按审批权限逐级报批：

金额≤10万元：业务部门负责人经理→法务专员→财务经理*→分管副总*；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人经理→法务专员→财务经理*→分管副总*→总经理*；

金额＞50万元：增加董事长*审批环节。

每个审批环节需在2个工作日内完成，逾期未反馈视为“同意”。

合同签署与生效

审批通过后，由法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》）在合同文本上签字，并加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章）。

采用纸质签署的，合同文本一式三份（甲乙双方各执一份，财务部门存档一份）；采用电子签署的，需通过合法电子认证平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署效力。

合同签署后，业务部门在1个工作日内将合同扫描件（含签署页）同步至企业合同管理系统，并填写《合同登记台账》。

（四）合同履行与跟踪

履约过程监控

业务部门为合同履约第一责任人，指定专人*（如项目经理/客户经理）负责跟踪履约进度，包括：

标的物交付/服务提供情况（对照合同约定的时间、质量标准）；

付款节点到账情况（财务部门提供收款凭证）；

对方履约异常情况（如延迟交付、质量不达标），需在发觉后24小时内书面反馈法务部门。

变更与补充协议管理

履约过程中如需变更合同内容（如标的物数量、交付时间、价格），双方需签订《补充协议》，补充协议需履行与原合同相同的评审审批流程，补充协议与原合同具有同等法律效力。

风险预警与处理

业务部门定期（每月）对合同履约情况进行风险评估，填写《合同履约风险预警表》，对可能发生的违约风险（如对方经营异常、资金链断裂），提前采取催告、协商变更或终止合同等措施，法务部门提供法律支持。

（五）合同归档与终止

资料归档

合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门负责收集以下资料，整理成《合同档案袋》：

合同文本（含补充协议）原件/电子签署文件；

评审审批文件（《合同评审意见表》《审批表》）；

履约证明材料（交付验收单、付款凭证、验收报告）；

变更/终止协议（如有）；

争议解决相关文件（如法院判决书、仲裁裁决书，如有）。

档案袋标注“合同编号、合同名称、签订日期、归档日期”，移交至档案管理部门（或行政部）统一存档，电子档案同步至合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。

合同终止与总结

合同