采购流程规范化及供应商管理模板.docVIP

采购流程规范化及供应商管理工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的采购部门，旨在通过标准化流程和工具，实现采购活动的规范化管理及供应商全生命周期管控。具体应用场景包括：

企业日常生产物料、办公用品、服务类采购的流程管控；

新供应商引入、现有供应商绩效评估及淘汰管理；

采购需求提报、审批、执行、结算全流程追溯；

多部门协同采购（如需求部门、采购部、财务部、法务部）的权责明确与信息同步。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与审批

目标：保证采购需求合理、合规，从源头避免资源浪费。

操作步骤：

需求部门提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（模板1），明确物料/服务名称、规格型号、数量、预算金额、到货时间、技术参数及使用场景，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部对需求的必要性、预算合理性进行初审（重点核对是否属于重复采购、预算是否超标）；技术部门（如涉及专业设备）对技术参数进行复核；财务部审核预算匹配度。

审批权限划分：根据采购金额设置分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部经理+分管副总审批；

金额＞5万元：需提交总经理办公会审批。

需求确认：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求确认单》，明确采购执行时间及责任人。

（二）供应商寻源与评估

目标：建立合格供应商库，保证供应商资质、服务、价格符合企业要求。

操作步骤：

供应商信息收集：通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式，收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）、产品报价、案例证明等，填写《供应商信息登记表》（模板2）。

供应商资格预审：采购部组织对供应商进行资格审核，重点核查：

经营合法性（营业执照、经营范围是否匹配）；

生产/服务能力（产能、技术团队、设备配置）；

质量保障体系（是否通过ISO9001等认证，是否有质量记录）。

现场考察（必要时）：对关键物料或大型服务项目，组织技术、质量、采购部门联合考察供应商生产现场、仓储条件、交付能力，填写《供应商现场考察记录表》。

综合评估与分级：成立供应商评估小组（由采购、技术、质量、财务组成），从价格（30%）、质量（25%）、交付（20%）、服务（15%）、合作稳定性（10%）五个维度打分，评分≥80分为A级（优先合作），70-79分为B级（可合作），＜70分不予入库。评估结果记录《供应商评估表》（模板3）。

（三）采购执行与合同管理

目标：规范采购订单签订、订单下达及合同履行过程，降低采购风险。

操作步骤：

询价与比价：对≥3家合格供应商进行询价，填写《询价记录表》，对比价格、付款条件、交货期等，选择最优供应商（若单一来源采购，需填写《单一来源采购审批说明》）。

采购订单下达：采购部根据确认结果，向供应商下达《采购订单》（模板4），明确物料信息、价格、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任等，经双方签字盖章后生效。

合同签订（大额/重要采购）：金额＞2万元或涉及长期合作的采购，需签订正式《采购合同》（模板5），由法务部审核合同条款（重点约定知识产权、保密、争议解决等），保证合规性。

订单跟踪：采购专员定期跟进订单执行进度（生产进度、物流状态），对延迟风险提前预警，填写《采购订单跟踪表》。

（四）供应商绩效管理与优化

目标：动态监控供应商表现，淘汰不合格供应商，持续提升供应链质量。

操作步骤：

绩效数据收集：每月/季度收集供应商交付数据（准时交付率、合格率）、服务响应速度（投诉处理时效）、价格稳定性（是否主动降价）、配合度（配合订单调整、应急供货等），由需求部门、仓库、质量部共同签字确认。

绩效评分与评级：根据《供应商绩效评分表》（模板6），从质量（40%）、交付（30%）、价格（20%）、服务（10%）四个维度进行季度评分，评级标准：

A级（≥90分）：优秀，可增加订单份额、优先续签合同；

B级（80-89分）：良好，维持现有合作；

C级（70-79分）：合格，发出改进通知，30日内提交整改报告；

D级（＜70分）：不合格，启动淘汰流程。

绩效反馈与改进：对C级供应商，采购部发出《供应商绩效改进通知书》，明确问题项、整改要求及时限；对A级供应商，可给予付款周期优惠或年度奖励。

供应商动态调整：每年度对供应商库进行梳理，淘汰连续2个季度评级为D级或重大违约的供应商，补充新评估合格供应商，保证供应商库活力。

（五）采购验收与结算

目标：保证采购物料/服务质量符合要求，规范资金支付流程。

操作步骤：

到货验收：物料到货后，需求部门、仓库、质量部共同验收，核对数量、规格、外观，并进行质量检测（送检或现场测试），填写《物料验收单》（模板7），验收合格方可入库；不合格物