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文档编制与项目管理资料归档模板

一、适用场景与价值定位

二、标准化操作流程

（一）项目启动与规划阶段

目标：明确归档范围、标准及责任分工，为后续文档管理奠定基础。

步骤：

确定归档范围：由项目经理组织核心团队（如技术负责人、业务代表*），结合项目目标与行业规范，梳理需归档的文档类型（如项目建议书、可行性研究报告、合同、设计方案、会议纪要、验收报告等），形成《项目归档范围清单》。

制定分类标准：根据项目阶段（启动、规划、执行、监控、收尾）或文档类型（管理类、技术类、合同类、财务类）建立多级分类体系，例如：“1-项目启动文件/1.1-项目建议书”“3-执行过程文件/3.2-会议纪要”。

明确责任分工：指定资料管理员（负责文档收集、整理、存储），明确各岗位文档编制与提交职责（如技术负责人负责技术文档编制，行政专员*负责会议纪要归档），并在《项目责任分配矩阵》中标注。

（二）文档编制与收集阶段

目标：保证文档内容规范、格式统一，并实时收集项目过程资料。

步骤：

模板化编制：根据文档类型使用对应模板（如《项目计划模板》《会议纪要模板》），保证包含核心要素（如文档编号、版本号、编制人、编制日期、审批流程）。文档编号规则示例：“项目代号-文档类型代码-流水号-版本号”（如“PRJ-TECH-001-V1.0”）。

实时收集与初审：资料管理员*每周对接各岗位，收集新增文档，检查文档完整性（如是否包含签字页、日期等关键信息），对缺失或不规范的文档及时退回补充。

版本控制：文档修订后更新版本号（如V1.0→V1.1），并在版本变更记录中注明修订内容、修订人、修订日期，避免版本混淆。

（三）审核与校验阶段

目标：保证文档内容准确、合规，符合归档要求。

步骤：

完整性检查：资料管理员*对照《项目归档范围清单》，核查文档类型、数量是否齐全，无遗漏。

合规性审核：由部门负责人或指定审核人对文档内容进行审核，重点检查技术参数是否与设计一致、数据是否真实、审批流程是否完整（如合同需经法务及财务双签）。

审批确认：审核通过后的文档需在《文档审批表》中记录审批意见，审批人签字确认后，方可进入归档环节。

（四）系统化归档阶段

目标：将审核通过的系统整理，实现有序存储与快速检索。

步骤：

分类整理：按照项目启动阶段制定的分类标准，将文档放入对应文件夹（电子档）或档案盒（纸质档），文件夹命名规则示例：“PRJ2023-项目/3-执行过程文件/3.2-会议纪要”。

元数据著录：在《归档目录索引表》中录入文档关键信息（文档编号、名称、类型、编制人、日期、版本号、存储路径、密级等），保证可通过关键词（如项目名称、文档类型）快速定位。

存储与备份：电子档文档存储于指定服务器或云盘（如企业网盘），定期备份（每周增量备份+每月全量备份）；纸质档文档需统一装订，标注归档日期后存放于档案室，防潮防火。

（五）后续维护与利用阶段

目标：保障文档安全，支持项目复盘与后续工作参考。

步骤：

权限管理：根据文档密级（如公开、内部、秘密）设置查阅权限，仅相关人员可访问敏感文档，避免信息泄露。

定期审计：资料管理员*每季度对归档文档进行抽检，核查文档完整性、存储状态，对损坏或丢失的文档及时补档。

利用与移交：项目结束后，归档文档需移交至企业档案室长期保存；如需调用文档，需填写《文档借阅申请表》，经项目经理及档案管理员审批后，方可查阅或复印。

三、核心工具模板清单

（一）项目资料清单表

文档编号

文档名称

文档类型

编制部门/人

编制日期

版本号

密级

存储路径

备注

PRJ-MGT-001

项目章程

管理类

项目经理*

2023-01-15

V1.0

内部

服务器/PRJ2023-项目/1-启动文件/

含项目目标及预算

PRJ-TECH-002

系统设计方案

技术类

技术负责人*

2023-02-20

V1.1

内部

服务器/PRJ2023-项目/2-规划文件/

2023-03-05修订

PRJ-CONT-003

开发合同

合同类

行政专员*

2023-01-30

V1.0

秘密

档案室/PRJ2023-项目/合同/

含附件清单

（二）文档版本控制表

文档编号

文档名称

版本号

修订日期

修订内容简述

修订人

审核人

批准人

新旧版本对比说明

PRJ-TECH-002

系统设计方案

V1.0

2023-02-20

初版方案提交

技术负责人*

部门经理*

总经理*

-

PRJ-TECH-002

系统设计方案

V1.1

2023-03-05

优化数据库架构

技术负责人*

部门经理*

总经理*

修改第3章数据表结构

（三）归档目录索引表

项目名称

文档大类

文档小类

文档编号

文档名称

存储位置（电子/纸质）

归档日期

档案管理员

查阅权限

PRJ2023-项目

执行过程文件

会议纪要

PRJ-MGT