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适用情境与核心价值
本指南适用于各类正式会议（如项目推进会、部门例会、跨部门协调会、决策评审会等）的纪要撰写，旨在通过标准化流程保证会议内容被准确记录、关键决策有效传达、待办事项清晰落实。会议纪要作为会议成果的书面载体，既能为后续工作提供执行依据，也为历史追溯和责任划分提供凭证，是提升团队协作效率和管理规范性的重要工具。
撰写流程与操作要点
一、会前准备：明确夯实基础
梳理会议基本信息
提前获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人、列席人员）、预期目标及议程。
若议程未明确，需与主持人确认核心讨论议题及优先级，避免记录时遗漏关键内容。
准备记录工具与资料
电子化记录：优先使用会议纪要模板（如Word或在线协作工具），提前设置好标题、框架格式，预留填写空白；支持实时语音转文字的设备可作为辅助（需注意后期校对）。
纸质记录：备好笔记本、笔，提前标注议程序号，方便按议题分区记录；若涉及数据、图表，可提前打印相关材料备用。
补充资料：收集与会议议题相关的背景文件（如项目方案、上次会议纪要、数据报表等），供记录时快速查阅，保证表述准确。
二、会中记录：抓取重点，客观详实
基础信息实时记录
开场后立即核对并补充参会人员签到情况（实际到会、请假、列席），记录会议起止时间、主持人宣布的会议纪律（如保密要求、发言规则）。
议题讨论核心内容记录
按议程顺序逐项记录，每个议题需明确：
讨论背景：简要说明议题提出的原因或现状（如“因Q3销售目标未达成，需分析原因并调整策略”）。
主要观点：客观记录关键发言人的核心论点，避免口语化表达，提炼为书面语（如“*经理提出：竞品低价策略是主因，建议增加促销活动”）；多人讨论时，需归纳不同立场（如“技术部认为需优先优化系统功能，市场部主张短期靠补贴拉动销量”）。
争议焦点：记录存在分歧的关键问题及各方理由（如“争议点：促销预算额度，财务部建议控制在10万内，销售部要求15万”）。
决议与行动项精准记录
决议事项：对讨论达成的共识，用“会议决定”“一致同意”等明确表述，避免模糊词汇（如“会议决定：下周起开展为期两周的促销活动，预算12万元”）。
行动项：这是纪要的核心，需逐条记录并包含“5W1H”要素：
Who（负责人）：明确具体到人（如“*总监”而非“相关部门”）；
What（任务内容）：清晰描述行动目标（如“完成促销方案设计”）；
When（截止时间）：精确到日期或节点（如“9月30日前”）；
Why（目的/依据）：简述任务必要性（如“保证促销活动按时落地”）；
How（完成标准）：可量化或可验收（如“方案需包含活动流程、预算明细、效果预估，经*总审批”）。
三、会后整理：核对补充，规范输出
初稿撰写与信息核对
会后2小时内完成初稿整理，按“会议基本信息—议题讨论—决议事项—行动项—附件”框架组织内容；
重点核对行动项的负责人、时间、内容是否准确，与参会人员（尤其是行动项负责人）确认关键信息，避免遗漏或误解。
语言规范与格式优化
语言简洁客观，避免主观评价（如“经理的发言很有道理”改为“经理提出观点”）；
逻辑清晰，使用序号、分点等方式区分议题和行动项，长段落可拆分为短句；
格式统一：标题统一为“【会议纪要】+会议名称+日期”，用宋体五号，行距1.5倍，关键信息（如负责人、时间）可加粗突出。
审核与分发
初稿完成后提交主持人审核，保证决议和行动项与会议内容一致；
审核通过后，按参会范围分发（同步至相关人员及部门存档），并注明“抄送：*总、各部门负责人”；
重要纪要需归档至共享文件夹，命名规则为“YYYYMMDD_会议主题_记录人”。
标准会议纪要模板
【会议纪要】[会议全称]
会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM
会议地点：[会议室名称/线上会议]
主持人：*[主持人姓名]
记录人：*[记录人姓名]
参会人员：[姓名1]、[姓名2]、*[姓名3]……（实际到会）
列席人员：[姓名1]、[姓名2]……（如有）
请假人员：*[姓名1]（原因：[简要说明]）
一、会议议题与讨论记录
序号
议题名称
讨论要点（背景、观点、争议）
1
[议题一]
背景：[简要说明]；观点：[姓名1]提出，[姓名2]认为；争议：[分歧点及理由]
2
[议题二]
背景：[简要说明]；观点：[姓名3]建议，[姓名4]补充；共识：[初步一致意见]
……
……
……
二、会议决议事项
决议一：[具体决议内容，如“同意通过《项目方案（V2.0）》，由*组负责执行”]
决议二：[具体决议内容，如“调整工作流程，新增环节，自10月1日起实施”]
……
三、行动项清单
序号
行动内容
负责人
截止时间
完成标准
备注（如所需资源）
1
[具体任务，如“促销方案设计”]
*[姓名1]
YYYY-MM-DD
方案
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