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行政事务处理流程与操作指南手册

前言

为规范公司行政事务处理流程，提高工作效率，明确各环节职责，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖会议组织、办公用品管理、文件流转、差旅申请、固定资产登记等常见行政事务，为公司各部门及员工提供标准化操作指引，助力行政工作规范化、高效化运行。

第一章会议组织管理

一、适用范围

适用于公司各类内部会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会等）及外部会议（如客户对接会、行业交流会、培训讲座等）的组织、筹备、召开及后续跟进工作。

二、操作流程

（一）会议发起与审批

发起申请：会议发起人（一般为部门负责人或会议组织者）根据工作需要，提前填写《会议申请表》（详见本章第三节），明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议议题、预计时长、所需物料（如投影仪、白板、麦克风等）及预算（如涉及外部会议）。

逐级审批：

部门内部会议：提交至部门负责人*审批；

跨部门会议或重要会议：经部门负责人审批后，提交至分管领导*审批；

外部会议或大型会议（如超过50人）：需提交至总经理*审批。

审批反馈：审批人需在1个工作日内完成审批，如需调整会议安排，应及时与发起人沟通确认。

（二）会议筹备

时间地点确认：审批通过后，会议组织者根据审批结果，提前预订会议室（通过公司会议室预订系统或联系行政部*），保证会议时间、地点无冲突；如需外部场地，需提前联系并确认场地设施、费用等细节。

人员通知：提前1-3个工作日通过邮件、OA系统或工作群向参会人员发送会议通知，内容包括：会议名称、时间、地点、参会人员、会议议题（需提前发送材料）、会议联系人及联系方式。

物料准备：根据会议需求，提前准备或协调准备所需物料，如：

会议资料（打印、装订，按参会人数准备）；

设备调试（投影仪、音响、麦克风等提前1小时开机测试）；

其他物品（名牌、饮用水、签到表、文具等）。

（三）会议召开

签到与引导：会议开始前15分钟，组织者负责引导参会人员签到，发放会议资料、名牌等，提醒将手机调至静音或关闭状态。

议程把控：会议开始后，组织者负责按会议议程推进，控制各环节时长，保证会议高效有序；如遇特殊情况需调整议程，应及时与主持人*沟通。

记录要点：安排专人（一般为会议记录员）记录会议要点，包括：参会人员、发言要点、决议事项、待办事项（明确责任人和完成时限）。

（四）会议纪要与归档

纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录员根据会议记录整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息、议题讨论情况、决议事项、待办事项（需明确“责任人”“完成时限”“所需资源”）。

审核分发：会议纪要经主持人*审核无误后，发送至参会人员及相关领导，并通过OA系统存档。

跟进落实：会议组织者负责跟踪待办事项落实情况，定期（如每周）向分管领导反馈进度，保证决议事项按时完成。

三、相关表单

表1-1会议申请表

会议名称

时间

地点

参会人员

（姓名/部门）

会议议题

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□其他：________

预算（元）

发起人

部门

联系方式

部门负责人审批

签字：______日期：______

分管领导审批

备注

如需特殊安排，请注明：________

四、特别提示

会议需提前至少2个工作日发起申请，紧急会议需注明原因并经分管领导特批；

外部会议需提前确认对方参会人员信息、议程及接待标准，避免信息遗漏；

会议纪要需客观准确反映会议内容，待办事项需具体可执行，避免模糊表述；

会议室使用后，组织者需负责清理场地，关闭设备电源，保持环境整洁。

第二章办公用品申领与管理

一、适用范围

适用于公司各部门及员工日常办公所需物品（如文具、纸张、耗材、办公设备配件等）的申领、发放、登记及库存管理。

二、操作流程

（一）需求提出

常规申领：各部门每月20-25日根据下月办公需求，由部门行政专员汇总《办公用品申领表》（详见本章第三节），提交至行政部。

紧急申领：如遇办公用品临时短缺，可由员工填写《紧急办公用品申领单》，经部门负责人审批后，直接提交至行政部申领，行政部需在24小时内协调发放。

（二）申领审批

部门审核：部门负责人对本部门申领物品的必要性及合理性进行审核，保证无浪费、无重复申领。

行政部复核：行政部根据库存情况及公司办公用品标准，对申领物品进行复核，如超出标准或库存不足，需与申请人沟通调整。

（三）物品发放与登记

发放流程：审批通过后，行政部根据《办公用品申领表》发放物品，申领人需核对物品名称、数量，确认无误后在《办公用品发放登记表》签字。

库存更新：行政部每日更新办公用品库存台账，保证账实相符，低值易耗品库存量低于安全库存时，及时启动采购流程。

（四）盘点与报废

定期盘点：行政部每季度末对办公用品进行盘点，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并上报。

报废处理：对于