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采购管理制度以及操作流程

第一章总则

第一条目的

为统一公司采购语言、固化最佳实践、降低总拥有成本、防范舞弊风险，特制定本制度。制度覆盖生产性物资、非生产性物资、固定资产、软件及外包服务的全生命周期，适用于总部、分公司、办事处及项目部的所有采购活动。

第二条原则

1.阳光透明：需求、寻源、评审、合同、验收、付款六环节全部线上留痕，关键节点自动推送至风控、审计、纪检三条监督线。

2.质量优先：技术符合度权重≥40%，禁止“最低价中标”一刀切。

3.全成本最优：比价阶段必须同步提交物流、关税、资金占用、维保、残值五项隐性成本测算表。

4.风险前置：单笔金额≥50万元或涉及唯一供应商的项目，须提前45天启动风险评估。

第三条职责矩阵

需求部门：负责技术规格书、预算、验收标准，对“需不需买”终身负责。

采购中心：负责策略制定、供应商管理、合同谈判、订单下达，对“花多少钱买”终身负责。

财务中心：负责预算释放、资金计划、付款审核，对“有没有钱付”终身负责。

法务中心：负责模板审核、争议解决，对“合同是否有效”终身负责。

审计监察部：负责抽样复核、问责建议，对“流程是否合规”终身负责。

第二章采购分类与策略

第四条ABC分类

A类：年支出≥200万元或质量事故会导致停线的物资，采用“战略采购+年度协议+安全库存”模式。

B类：年支出50–200万元，采用“招标+季度订单”模式。

C类：年支出＜50万元，采用“电子竞价+框架合同”模式。

第五条卡拉杰克模型应用

对A类物资进一步细分为杠杆型、战略型、瓶颈型、常规型，分别匹配以下策略：

杠杆型：整合需求量，引入3家以上合格供应商，设置5%年度降幅条款。

战略型：与核心供应商共建VMI仓库，共享销售预测，设置95%准时交付考核。

瓶颈型：提前6个月锁料，支付10%预付款，锁定产能。

常规型：标准化规格，减少SKU，推行电商化采购。

第三章需求管理

第六条需求触发

1.生产物料：由MRP系统自动跑出，需求部门在2小时内确认。

2.非生物料：通过“智慧行政”小程序提交，系统比对历史消耗量，异常波动＞30%自动预警。

3.固定资产：必须附投资回收期测算表，IRR＜8%的项目原则上驳回。

第七条技术规格书

1.必须包含功能描述、性能指标、验收方法、质保年限、环保法规五项要素。

2.禁止指定品牌，如确需指定，须填写《唯一供应商论证表》，经总工程师、采购总监、审计监察部三方会签。

第八条预算控制

1.需求部门在提交同时冻结预算额度，冻结比例=申报金额×1.1。

2.预算不足时，系统自动触发“预算调剂流程”，须财务总监、分管领导双签。

第四章供应商管理

第九条准入

1.基本资质：营业执照、纳税等级B以上、近三年财报无亏损、社保人数≥20人。

2.现场审核：A类物资供应商必须飞行检查，重点查看生产线、检测设备、危废仓库。

3.打分模型：质量30%、成本25%、交付20%、技术15%、服务10%，总分＜70分不予准入。

第十条绩效

1.月度评分：质量占40%，交付30%，价格20%，服务10%。

2.季度评级：S（≥90）、A（80–89）、B（70–79）、C（＜70）。

3.奖惩：S级供应商付款周期缩短15天，C级暂停投标6个月，连续两次C级列入黑名单。

第十一条退出

1.质量事故：出现一次安全指标超标即启动退出。

2.诚信黑名单：行贿、串标、伪造证书，永久禁入并公告。

第五章寻源与定价

第十二条寻源方式

1.公开招标：金额≥100万元或政府补贴项目。

2.邀请招标：金额50–100万元，从合格供应商库随机抽取5家。

3.竞争性谈判：技术复杂、工期紧张，经总经理办公会批准。

4.单一来源：符合《唯一供应商论证表》且金额＜50万元。

第十三条电子竞价

1.平台：自建“云竞价”系统，支持反向拍卖、英式拍卖、密封报价三种模式。

2.规则：竞价时长≥30分钟，延时3分钟机制，确保充分竞争。

3.保密：供应商代码随机生成，评审前任何人无法查看身份。

第十四条价格分析

1.必须提交“五维比价表”：原材料指数、人工成本、汇率、运费、税负。

2.设置“红线价”，低于成本预警值15%的报价需供应商提交成本拆解，否则废标。

第六章评审与定标

第十五条评标委员会

1.组成