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企业文档管理分类与归档标准化手册

一、适用范围与业务场景

本手册适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在文档形成、流转、处理、保管及利用全过程中的分类与归档管理，覆盖行政、人力资源、财务、项目管理、研发、市场等核心业务场景。具体包括：

日常办公类：会议纪要、通知公告、工作总结、请示报告等；

人力资源类：员工招聘、劳动合同、培训记录、绩效考核、离职档案等；

财务管理类：预算报表、费用报销凭证、审计报告、税务资料等；

项目管理类：项目立项书、可行性研究报告、进度计划、验收报告等；

研发技术类：研发方案、技术图纸、专利文件、测试报告等；

市场销售类：客户资料、合同协议、营销方案、招投标文件等。

二、文档分类标准体系

（一）一级分类（按业务属性划分）

一级分类代码

分类名称

说明

A

行政管理类

企业日常运营中形成的非业务性管理文档

B

人力资源类

涉及员工全生命周期管理的文档

C

财务管理类

企业资金、资产、预算、税务等财务相关文档

D

项目管理类

各类项目从立项到验收全过程的文档

E

研发技术类

产品研发、技术创新、知识产权等文档

F

市场销售类

市场拓展、客户维护、销售合同等文档

G

其他类

未纳入上述分类的特殊文档（如战略合作协议、外部审计报告等）

（二）二级分类（按职能或主题细化）

以一级分类“A-行政管理类”为例，二级分类

二级分类代码

分类名称

说明

A01

会议管理

年度/季度/月度会议纪要、专题会议记录、会议决议等

A02

公文管理

企业发文、收文、外来函件、请示报告等

A03

制度流程

各类管理制度、操作规范、流程说明等

A04

资产管理

固定资产台账、采购合同、盘点记录等

A05

后勤保障

办公用品管理、车辆使用、安全保卫等文档

其他一级分类的二级分类可参照上述逻辑，结合部门职能细化（如“B-人力资源类”可细分为B01招聘管理、B02合同管理、B03培训管理等）。

（三）密级与保管期限划分

密级

划分标准

保管期限

公开

可在企业内部自由流转，无保密要求的文档

3-5年

内部

仅限相关部门或人员知悉，不宜公开但无需加密的文档

5-10年

秘密

涉及企业核心利益、未公开商业信息或敏感数据的文档（如财务报表、技术方案）

10-20年或永久

机密

涉及企业重大决策、核心技术、战略规划等高度敏感文档

永久

三、文档分类与归档操作流程

（一）第一步：文档形成与收集

责任主体：文档形成部门/岗位（如行政部负责会议纪要，人力资源部负责劳动合同）；

操作要求：

文档内容需真实、准确、完整，符合企业规范格式（如公文需标注发文号、标题、主送/抄送单位等）；

电子文档需使用企业统一命名规则（示例：“A02-2024-001-公司关于2024年春节放假的通知”），纸质文档需用钢笔/签字笔书写，字迹清晰；

涉及多部门协作的文档，需由牵头部门汇总各部门意见后形成最终版本。

（二）第二步：文档分类与编号

分类判定：根据文档内容对照“一级分类+二级分类”标准确定分类代码（如“2024年部门年度总结”属于“A03-制度流程类”）；

编号规则：

编号格式=“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”；

示例：“A03-2024-001”（2024年第一份制度流程类文档）；

特殊文档（如项目类）可增加项目编号后缀，如“D-项目-2024-001”（项目2024年第一份文档）。

（三）第三步：文档审核与签发

审核流程：

一般文档：由部门负责人审核后签发；

重要文档（如制度、合同、项目方案）：需经分管领导审核，涉及重大事项的需提交总经理办公会审批；

审核通过后，在文档首页右上角标注“审核人：X”“签发人：X”（X用号代替，如“审核人：经理”）。

（四）第四步：归档登记与移交

归档时间：

日常文档：每月最后一个工作日前完成当月文档归档；

项目文档：项目验收完成后15个工作日内归档；

年度总结类文档：次年3月31日前归档。

移交要求：

电子文档：至企业文档管理系统（如OA系统），填写《电子文档归档登记表》（见模板1）；

纸质文档：打印装订（需加盖部门公章或骑缝章），连同电子版一并移交至档案管理部门，填写《纸质文档归档登记表》（见模板2）；

双方签字确认后，档案管理部门出具《文档归档回执》。

（五）第五步：保管与维护

保管方式：

电子文档：存储于企业专用服务器，定期（每季度）进行备份，备份介质（如移动硬盘）需单独存放、防潮防磁；

纸质文档：存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，标注“档号”“密级”“保管期限”，柜内放置防虫剂、干燥剂；

机密文档：存放于带密码锁的铁皮柜，钥匙由档案管理员专人保管，出入库需登记台账。

维护要求：

每月检查档案保管环境（温度14-24℃，湿度45-60%），发觉问题及时处理；

电子文档需定期（每半年）检查是否可正常读取，损坏或