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合同审查与签署标准化操作流程

一、适用业务场景

本流程适用于企业/组织在日常运营中各类合同的审查、审批与签署管理，涵盖但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作协议（项目合作、代理加盟）、租赁合同（场地、设备）、保密协议、劳动合同等。涉及业务部门（采购部、销售部、项目部等）、法务部、行政部及管理层等多角色协同，旨在规范合同全生命周期管理，防范法律风险，提高签约效率。

二、标准化操作步骤

（一）合同发起与资料准备

操作内容：业务部门根据合作需求，拟定合同草案，并同步收集以下基础资料：

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、组织机构代码证，需加盖对方公章）；

授权委托书（若签约人非法定代表人，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，注明委托事项和权限）；

项目背景资料（如招投标文件、会议纪要、需求说明书等，用以明确合同签订目的和核心条款）；

企业内部审批单（根据合同金额或类型，需提前完成部门负责人初审）。

责任部门/人：业务经办人、业务部门负责人

输出成果：合同草案（含Word/PDF版本）、合作方资质材料、项目背景资料、内部审批单

（二）前置审核：基础信息与合规性初检

操作内容：业务部门负责人或指定审核人对合同草案及资料进行前置审核，重点核查：

合同主体信息是否完整（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等，与营业执照一致）；

合同标的、数量、金额、履行期限、付款方式等核心商务条款是否与内部审批单、项目背景资料一致；

是否存在明显法律风险条款（如“一方免责”“争议管辖约定不明”等）或表述歧义；

合作方资质是否在有效期内，是否存在经营异常或失信记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道初步核查）。

责任部门/人：业务部门负责人、指定初审人

输出成果：前置审核意见表（明确“通过”“修改后通过”或“需补充资料”，并标注修改建议）

（三）法务审查：合法性与风险控制专项审核

操作内容：法务部门收到完整资料后，对合同进行专业审查，重点把控：

主体资格：合作方是否具备签订合同的法律资格（如特殊行业需经营许可证、资质证书等）；

条款合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；

权利义务对等性：双方权利、义务、责任是否明确、对等，避免“霸王条款”；

违约责任：违约情形是否具体、量化，违约金是否合理（不超过实际损失的30%），争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确且有效；

特殊条款：知识产权归属、保密义务、不可抗力、合同解除等条款是否完整、可执行。

责任部门/人：法务审查人*

输出成果：法务审查意见书（逐条列明审查意见，标注“保留”“修改”“删除”建议，并说明法律依据）

（四）业务确认与修订

操作内容：业务部门收到法务审查意见后，根据意见与对方协商修订合同草案，重点处理：

对法务提出的“修改建议”逐项回应，明确是否采纳及修改理由；

若对方对条款有异议，需协调并达成一致，形成修订说明；

修订后的合同草案需再次提交法务确认（若涉及重大修改，可启动二次审查）。

责任部门/人：业务经办人、法务审查人

输出成果：修订版合同草案（修订处需标注红色或批注）、修订说明

（五）签署审批：权限管理与最终确认

操作内容：根据合同金额、类型及企业内控权限，履行最终审批流程：

分级审批标准（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人*+法务审查人*；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*+法务审查人*+分管副总*；

金额＞50万元：业务部门负责人*+法务审查人*+分管副总*+总经理*。

审批人需核查：合同文本是否与最终修订版本一致，审批流程是否完整，风险是否可控。

责任部门/人：各层级审批人*

输出成果：合同签署审批表（各审批人签字确认，注明审批意见）

（六）合同签署与用印管理

操作内容：审批通过后，由行政部或指定人员负责签署与用印：

签署方式：

纸质合同：打印一式X份（根据合作方数量+企业存档需求），双方在每一页签字盖章（骑缝章必须加盖）；

电子合同：通过合法电子签名平台（如e签宝、法大大等）签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。

用印规范：

合同文本需与审批版本完全一致，严禁擅自修改后用印；

用印前需核对签署人身份（法定代表人/授权委托人），留存授权委托书原件；

在合同关键位置（如首页、尾页、签字页、金额条款处）加盖企业公章或合同专用章，做到“骑缝章、正本章”齐全。

责任部门/人：行政部用印管理员、签约代表

输出成果：已签署的合同正本、电子合同存档文件

（七）合同归档与执行跟踪

操作内容：签署完成后，完成归档并启动执行跟踪：

归档管理：

纸质合同：正本由行政部统一归档（按“合同编号-年份-类型”分类存放），副本交业务部门、财务部门存档；

电子合同