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会议记录与行动项落地执行工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业内部会议的记录规范与行动项执行跟踪，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、季度/年度复盘会、专题研讨会等。通过标准化记录与流程化管理，保证会议成果有效转化，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升团队协作效率与目标落地能力。

二、详细操作流程

（一）会前筹备：明确目标与框架

确定会议核心目标：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调跨部门资源支持项目”），避免主题发散。

梳理参会人员与议程：根据目标确定必要参会人（决策层、执行层、相关协作部门），并提前1-2天分发会议议程，明确各议题负责人及预计时长，方便参会人提前准备。

准备记录工具：指定记录人（建议由非核心决策者担任，保证专注记录），准备会议记录模板、行动项跟踪表（可提前电子化，如共享文档或项目管理工具），必要时准备录音设备（需提前告知参会人）。

（二）会中记录：聚焦关键与共识

实时记录核心信息：

议题讨论要点：记录各方观点的核心论据、分歧点及关键数据（如“市场部调研显示用户需求优先级为AB，技术部评估A方案需2周开发时间”）。

决议事项：明确最终结论（如“优先推进A方案，B方案暂缓”），避免模糊表述（如“尽量做”“再看看”）。

行动项要素：每项行动需明确“做什么、谁负责、何时完成、交付标准”（例：“完成A方案技术可行性报告——**——8月15日前——输出包含风险评估的PPT文档”）。

区分“讨论”与“行动”：记录时用不同符号或颜色标注（如“讨论内容”用灰色，“行动项”用红色），避免后续混淆。

实时确认关键信息：对决议事项、行动项负责人及截止时间，当场与参会人核对一致，减少歧义。

（三）会后整理：规范输出与分发

24小时内完成记录初稿：记录人根据会议笔记整理会议记录，包含“会议基本信息、议程回顾、讨论要点、决议事项、行动项清单”五部分，语言简洁、逻辑清晰。

分发与确认：将初稿发送给所有参会人及需知晓的相关方，要求24小时内反馈修改意见（如信息遗漏、表述偏差），确认无误后定稿。

建立行动项跟踪表：将定稿中的行动项单独提取至“行动项跟踪表”，明确优先级（高/中/低）、当前状态（待执行/进行中/已完成/已延期），并同步给负责人及上级。

（四）执行跟踪：动态监控与协调

定期更新状态：行动项负责人需在截止时间前1天更新进展（如“已完成初稿，待**审核”），记录人每周汇总一次整体进度，标注延期项并说明原因（如“依赖资源未到位”“需求变更”）。

预警与提醒：对即将到期的行动项（截止前3天），记录人需口头或书面提醒负责人；对延期超过3天的，及时上报会议发起人或部门负责人，协调资源解决问题。

过程支持：对于执行中遇到困难的行动项，记录人协助组织专项沟通会，明确解决路径，避免因卡点导致整体进度滞后。

（五）复盘总结：闭环与优化

会议后3-5天：记录人汇总行动项完成情况，标注“已完成”“未完成”及未完成原因，形成“行动项执行报告”。

下次会议复盘：在后续会议中优先回顾上期行动项，重点分析未完成项的共性问题（如“跨部门协作流程不畅”“资源分配不足”），提出优化措施（如“建立资源协调清单”“明确跨部门响应时限”）。

工具迭代：根据实际使用反馈，定期更新会议记录模板或跟踪表字段（如增加“风险提示”“依赖方”等），提升工具实用性。

三、模板工具清单

（一）会议基本信息表

字段名称

填写说明

示例

会议主题

简洁概括核心目标

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

年/月/日时分-时分

2023/08/1014:00-16:00

会议地点/形式

线上（会议号）/线下（会议室）

线下-3楼会议室A

主持人

负责会议推进与决策

**（产品总监）

记录人

负责记录与跟踪

赵六（产品经理）

参会人

实际参会人员姓名（部门）

（研发）、（市场）

缺席人及原因

未参会人员及说明

周七（设计）——临时出差

会议目标

需达成的具体成果

确定Q3产品迭代优先级及排期

（二）会议议程表

序号

议程项

负责人

预计时长

实际时长

备注（需提前准备的资料）

1

上期行动项完成情况回顾

赵六

20分钟

-

上期行动项跟踪表

2

市场部用户需求调研结果汇报

**

30分钟

-

用户需求调研报告（含数据图表）

3

研发部技术可行性评估

**

40分钟

-

技术方案初稿（含风险评估）

4

迭代方案优先级与排期讨论

全体参会人

50分钟

-

-

5

会议总结与行动项确认

**

20分钟

-

-

（三）会议记录表

议程项

讨论要点

决议事项

行动项（引用行动项跟踪表序号）

用户需求调研

1.高频需求：功能优化（占比60%）、新增功能（占比30%）；2.低频需求：界面调整（占比10%）

优先满足功能优化需求，新增功能按“