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企业采购管理流程及规范手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，优化采购流程，降低采购成本，保障物资与服务的质量，提高采购效率，防范采购风险，确保企业生产经营活动的顺利进行。本手册适用于企业内所有涉及物资、设备、服务等采购活动的部门及相关人员。全体采购从业人员及相关管理者均须认真学习、严格遵守本手册的各项规定。

第一章总则

1.1定义

本手册所称采购，是指企业为实现生产经营目标，从外部市场获取物资、工程和服务的全过程活动，包括需求确认、供应商选择、合同签订、订单下达、物资接收、检验入库、货款支付及采购档案管理等环节。

1.2基本原则

1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购过程公开、公平、公正。

2.经济性原则：在保证质量和时效的前提下，通过优化流程、比价议价等方式，力求以最合理的成本获取所需资源。

3.质量优先原则：采购物资和服务必须符合规定的质量标准和技术要求，杜绝不合格品流入。

4.效率原则：优化采购流程，减少不必要的环节，确保采购活动快速响应需求，满足企业生产经营的时间要求。

5.廉洁诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持健康、诚信的合作关系，严禁任何形式的舞弊行为。

1.3适用范围

本手册适用于企业各部门所有对外采购行为，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、维修服务、咨询服务等。特殊采购项目如涉及国家专项规定或企业特殊战略安排，可在遵循本手册基本原则的前提下，另行制定专项采购方案并报批。

第二章采购管理组织与职责

2.1采购管理部门

企业设立专门的采购管理部门（或指定相关职能部门负责采购管理工作），作为采购活动的归口管理单位，主要职责包括：

*制定和完善企业采购管理制度及流程，并监督执行。

*组织实施企业的集中采购活动。

*供应商的开发、评估、认证与动态管理。

*采购合同的审核、管理与履约跟踪。

*采购成本的控制与分析。

*采购人员的培训、考核与管理。

*协调处理采购过程中的各类问题与纠纷。

2.2需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

*根据生产经营计划或实际需要，提出真实、准确、完整的采购需求。

*参与采购物资的技术参数确认、选型及供应商的初步考察。

*参与采购物资的到货检验与验收。

*对采购物资的使用效果进行反馈。

2.3财务部门

财务部门负责采购活动的资金管理与监督，主要职责包括：

*采购预算的审核与控制。

*采购付款的审核与支付。

*采购成本的核算与分析。

*参与采购合同的财务条款审核。

2.4法务部门（或指定法务审核人员）

法务部门（或指定法务审核人员）负责采购活动的法律风险控制，主要职责包括：

*参与重要采购合同的起草、审核与法律风险评估。

*提供采购相关的法律咨询。

*协助处理采购合同纠纷及法律诉讼。

2.5仓储与物流部门

仓储与物流部门负责采购物资的接收、存储与管理，主要职责包括：

*采购物资的入库验收、存储保管与出库发放。

*库存物资的盘点与管理。

*及时反馈库存信息，为采购决策提供支持。

第三章采购管理流程

3.1采购需求提出与审批

1.需求提出：需求部门根据实际需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、总金额、需求日期、用途等信息，并附相关技术文件或说明（如必要）。

2.部门审核：需求部门负责人对《采购申请表》的真实性、必要性进行审核签字。

3.预算审核：财务部门（或相关预算管理部门）对采购需求的预算符合性进行审核。

4.审批权限：根据采购金额及类别，按照企业规定的审批权限逐级上报审批。超出部门审批权限的，须报上一级管理层审批。

3.2供应商管理

1.供应商开发：采购部门根据采购需求，通过市场调研、行业推荐、公开征集等多种渠道开发潜在供应商。

2.供应商评估与认证：采购部门组织相关部门（如需求部门、技术部门）对潜在供应商进行评估，评估内容包括资质信誉、生产能力、技术水平、质量保证、供货周期、价格竞争力、售后服务、财务状况及社会责任等。对符合要求的供应商纳入《合格供应商名录》。

3.供应商动态管理：采购部门定期对合格供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务质量等进行跟踪评价，实行分级管理和动态调整。对不合格的供应商及时从名录中清除。建立供应商档案，记录其基本信息、评估结果、合作历史等。

3.3采购方式选择与执行

企业应根据采购物资的特性、金额、市场竞争状况等因素，选择适宜的采购方式。主要采购方式包括：

1.公开招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充