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企业团队会议记录模板与反馈系统

一、适用场景

常规例会：如部门周会、项目月度复盘会，用于同步进度、解决问题；

专项讨论会：如新项目启动会、跨部门协作推进会，聚焦议题决策与资源协调；

问题解决会：针对工作中遇到的突发问题或瓶颈，组织团队集中研讨解决方案；

阶段性总结会：如季度/半年度目标达成复盘会，评估成果并规划后续行动。

通过标准化记录与闭环反馈机制，保证会议信息准确传递、决议事项有效落地，提升团队协作效率。

二、操作流程详解

1.会前准备

明确会议目标：主持人需提前确定会议核心议题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免主题发散。

制定会议议程：列出议题顺序、每个议题的预计时长及负责人，并提前至少1天发送给参会人员，保证大家有准备。

准备会议物料：包括模板文件、相关数据报表、项目进度表等，并提前测试线上会议设备（若为线上会议）。

2.会中记录

记录基本信息：在模板中准确填写会议名称、时间、地点/线上会议、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

聚焦议题讨论：按议程顺序逐项记录，重点标注“发言人观点”（如“建议优化客户反馈录入流程，减少重复操作”）、“争议点”（如“与*对上线时间存在分歧，前者建议延后1周保证质量，后者主张按原计划推进”）及“临时动议”（如新增议题“供应商评估标准修订”）。

明确决议与待办事项：对达成共识的决议，需记录“决议内容”；对需后续行动的事项，需详细记录“待办事项”“负责人”“截止时间”“交付成果”（如“待办事项：完成客户反馈流程优化方案；负责人：*；截止时间：2023年10月15日；交付成果：流程文档及测试报告”）。

3.会后整理与分发

完善会议记录：会后2个工作日内，记录人根据会议内容及录音（如有）核对记录，保证信息准确、无遗漏，补充“会议总结”（如“本次会议达成3项决议，明确5项待办事项，需各部门协同推进”）。

审核与分发：记录人将整理后的会议记录提交主持人审核，审核通过后，于1个工作日内发送至所有参会人员及相关干系人（如部门负责人、项目组支持人员），并抄送存档部门。

4.反馈与闭环

收集反馈意见：参会人员在收到记录后1个工作日内，如有异议或补充，可直接回复邮件或在指定协作平台（如企业钉钉）留言，记录人汇总反馈并同步主持人。

更新记录与跟踪：根据反馈意见修订会议记录（修订处需标注），最终版确认后存档。同时指定专人（如项目助理）每周跟踪待办事项进度，在下次会议中同步完成情况，保证决议落地。

三、会议记录模板结构

以下为标准化会议记录表格模板，可根据实际需求调整字段：

会议基本信息

会议名称

[如：项目Q3进度推进会]

会议时间

[年/月/日时分-时分]

会议地点/线上

[会议室A/腾讯会议：X]

主持人

[*]

记录人

[*]

参会人员

[、、、赵六（缺席：*钱七，因客户出差）]

会议议程与讨论记录

议题1：[议题名称]

?发言人：*?主要观点：[如：当前项目进度滞后，主要因开发资源不足]?争议点：[无]?决议内容：[申请增派2名开发人员，由*协调，10月12日前反馈]

议题2：[议题名称]

?发言人：*?主要观点：[如：客户对A功能需求变更，需评估影响]?争议点：[赵六建议优先满足客户需求，担心影响交付时间]?决议内容：[由*牵头，10月14日前提交需求变更影响分析报告，再决策]

议题3：[临时动议]

?提议人：*?内容：[增加“项目风险预警机制”讨论]?决议内容：[纳入下次会议议程]

待办事项清单

序号

待办事项

1

申请增派开发资源

2

提交需求变更影响分析

其他信息

附件

[如：Q3项目进度表、客户需求变更清单]

下次会议安排

[时间：2023/10/1614:00；地点：线上；议题：需求变更影响分析讨论、风险预警机制研讨]

备注

[如：本次会议录音已存档，需权限可申请查阅]

四、关键注意事项

记录准确性：避免主观臆断，客观呈现讨论内容，尤其是决议事项和待办信息，需经当事人确认无误。

聚焦核心内容：优先记录与议题直接相关的信息，减少无关细节（如闲聊、重复观点），保证记录简洁清晰。

决议可执行性：待办事项需明确“负责人”“截止时间”和“交付成果”，避免模糊表述（如“尽快完成”“跟进一下”）。

反馈及时性：参会人员需按时反馈对记录的意见，逾期未反馈视为无异议；跟踪人需定期更新待办进度，避免“议而不决”。

信息保密：会议记录涉及敏感信息（如未公开项目数据、人员调整）时，需标注“内部保密”，仅限相关人员查阅，严禁外传。

存档规范：最终版会议记录需按“年份-月份-会议名称”格式命名，存储于指定共享文件夹，保存期限不少于1年，便于后续查阅追溯。