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采购管理流程标准化手册（供应商管理版）

前言

本手册旨在规范企业供应商管理的全流程操作，明确各环节职责与标准，通过标准化管理提升供应商合作效率、保障采购质量、降低采购风险，为企业供应链稳定运行提供支撑。手册适用于企业采购部门、使用部门、质量部门及供应商协同开展相关工作，涵盖供应商从引入到退出的全生命周期管理。

一、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有采购业务涉及的供应商管理活动，包括但不限于原材料采购、服务外包、设备采购等场景中的供应商寻源、资质审核、合作评估、绩效评价及退出管理等环节。

（二）应用场景

新供应商引入：当企业有新的采购需求（如新产品开发、新产线建设、现有供应商产能不足等）时，需通过本流程寻源、筛选并引入合格供应商。

现有供应商维护：在日常合作中，定期对供应商的履约能力、产品质量、服务水平进行评估，保证供应商持续满足企业要求。

供应商绩效优化：针对绩效表现优秀的供应商，通过激励机制深化合作；对绩效不达标的供应商，制定改进计划或启动淘汰流程。

供应商风险管控：当供应商出现资质过期、经营异常、质量问题等风险时，通过本流程及时预警并采取应对措施，降低供应链中断风险。

二、供应商管理全流程操作指引

（一）供应商寻源与初步筛选

目标：识别潜在供应商，建立初步候选池。

操作步骤：

需求明确：采购部门根据使用部门需求，明确采购标的（产品/服务）、技术参数、质量标准、交付周期、预算上限等关键信息，形成《采购需求说明书》。

寻源渠道：通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、招标平台（如中国采购网、企业自建招标系统）、行业名录、互联网搜索等；

内部推荐：使用部门、技术部门推荐合作过的优质供应商；

主动开发：采购人员根据市场调研，主动联系行业内有潜力的供应商。

初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步审核，筛选出符合基本要求的候选供应商，筛选标准包括：

具备合法经营资质（营业执照、相关行业许可证等）；

主营业务与采购需求匹配；

具备基本的生产/服务能力（如设备规模、技术人员数量等）；

无重大失信记录（通过“信用中国”等平台查询）。

筛选完成后，形成《候选供应商名单》（见模板1）。

（二）供应商资质审核与现场考察

目标：验证供应商的资质真实性、生产能力及质量保证能力，保证供应商具备合作条件。

操作步骤：

资质文件收集：向候选供应商索取以下资质文件（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

行业特殊资质证书（如ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业要求）；

产品相关认证（如CE认证、RoHS认证等）；

近三年主要业绩合同（至少3份）；

其他证明文件（如专利证书、获奖证书等）。

资质文件审核：采购部门联合质量部门、使用部门对资质文件进行审核，重点检查：

资证在有效期内且在年检有效期内；

承包范围与采购需求匹配；

业绩合同真实且规模符合要求。

审核通过后，填写《供应商资质审核表》（见模板2）。

现场考察（适用于关键物料或高价值服务供应商）：

组建考察小组：由采购经理、质量工程师、使用部门技术骨干*组成；

制定考察计划：明确考察时间、行程、内容及对接人；

现场考察内容：生产/服务场地、设备设施、工艺流程、质量控制点、仓储物流、人员资质、环保安全措施等；

出具考察报告：考察小组根据现场情况填写《供应商现场考察评分表》（见模板3），明确“推荐合作”“有条件推荐”或“不推荐”结论。

（三）样品测试与小批量试产

目标：验证供应商的产品/服务质量是否满足技术要求，评估其生产稳定性。

操作步骤：

样品提供：要求供应商根据《采购需求说明书》提供样品（数量、规格需明确），并附《样品检测报告》。

样品测试：质量部门按照企业技术标准对样品进行全项检测，包括功能、尺寸、材质、安全等指标，形成《样品测试报告》。

小批量试产（如适用）：对于量产产品，要求供应商进行小批量试产（数量一般为订单量的5%-10%），验证其生产流程、产能稳定性及交付能力。

试产完成后，质量部门进行全检或抽检，使用部门确认产品适用性；

采购部门协调供应商解决试产中发觉的问题（如工艺缺陷、交付延迟等）。

样品测试及小批量试产合格后，进入商务谈判环节。

（四）商务谈判与合同签订

目标：明确合作条款，签订正式合同，规范双方权利义务。

操作步骤：

商务谈判：采购部门与供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任、保密条款等进行谈判，形成《商务谈判纪要》，经双方确认。

合同评审：法务部门、采购部门、使用部门、质量部门联合对合同条款进行评审，重点审核：

价格条款是否符合预算；

交付周期是否满足生产计划；

质量标准及验收方法是否明确；

违约责任（如逾期交付、质量不达标）是否具体；

知识产权归属、