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物资采购及验收操作指南

一、适用范围与情境

本指南适用于企业、事业单位及各类组织在运营过程中发生的各类物资采购及验收活动，包括但不限于办公用品、生产设备、原材料、后勤物资等常规采购，以及项目专项物资、应急物资等特殊采购场景。适用于行政部门、采购部门、需求部门、仓库管理部门及相关岗位人员，保证采购流程规范、验收标准统一，保障物资质量与使用需求。

二、操作流程详解

（一）采购阶段

1.需求提报与审核

需求发起：需求部门根据实际工作需要（如新增岗位、设备更新、项目开展等），填写《物资采购申请表》（见模板1），明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途、到货时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。

需求审核：采购部门收到申请后，重点审核物资的必要性、规格参数的合理性、预算符合性（需与财务部门确认预算额度），对需求不明确或预算不足的，退回需求部门补充说明；审核通过后，进入供应商选择环节。

2.供应商选择与确定

供应商信息收集：采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等渠道收集供应商信息，优先选择具备相应资质（如营业执照、相关经营许可证、质量体系认证等）、信誉良好、供货能力稳定的供应商。

采购方式确定：根据采购金额、物资特性选择合适方式：

小额采购（如单笔金额≤5000元）：可采用三家比价法，要求供应商提供书面报价，综合价格、质量、交期等因素确定供应商；

大额或重要物资（如生产设备、大宗原材料）：需通过公开招标或竞争性谈判确定供应商，邀请至少3家合格供应商参与，成立评审小组（由采购、技术、财务、需求部门代表组成）进行综合评分，评分内容包括价格（40%）、资质（20%）、方案（20%）、服务（20%），得分最高者为中标供应商。

供应商确认：确定供应商后，由采购部门与其沟通采购细节，确认最终价格、交货时间、付款方式、质量标准等，形成《采购确认单》双方签字留存。

3.合同签订与订单下达

合同拟定：采购金额≥10000元或涉及重要技术参数的，需签订正式采购合同，合同内容应包括：供应商信息、物资明细（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交货时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款，由采购部门负责人、法务部门（如有）审核后，双方法定代表人或授权代表签字盖章。

订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资信息、交货时间、收货地址、联系人及电话，供应商确认后按订单要求备货。

（二）验收阶段

1.验收准备

资料收集：仓库管理部门收到供应商到货通知后，收集《采购订单》《合同》《送货单》等资料，确认物资名称、数量、到货时间与订单是否一致；需求部门准备技术参数标准、检验工具（如卡尺、万用表、检测软件等）及验收人员。

验收小组组建：根据物资重要性，成立验收小组（一般由仓管员、需求部门代表、采购员组成；关键设备或重要物资需增加技术部门代表），明确验收职责（仓管员核对数量与外观，需求部门代表检查功能与技术参数，采购员确认供应商信息）。

2.现场验收

数量验收：仓管员对照《送货单》《采购订单》，清点物资数量（如按件、箱、重量等计量单位），保证数量与订单一致；对大宗物资需过磅或点数，记录实际数量，如有差异立即与供应商送货人员确认并签字。

外观与包装验收：检查物资外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况；对易碎品、精密设备需重点查看包装缓冲材料是否齐全，防护措施是否到位。

规格与质量验收：

规格核对：需求部门代表对照技术参数，检查物资规格型号、品牌、配件等是否与订单一致（如设备尺寸、材质、功率等）；

质量检测：使用专业工具或设备检测物资功能（如电子设备通电测试、原材料取样化验），或查验供应商提供的产品合格证、检验报告、保修卡等证明文件；

样品确认：对首次采购或关键物资，可要求供应商提供样品封存，验收时与实物比对。

3.问题处理与验收确认

合格物资：验收小组确认数量、外观、规格、质量均符合要求后，共同在《物资验收记录表》（见模板2）上签字确认，注明“验收合格”，仓库管理员办理入库手续，登记台账。

不合格物资：验收中发觉数量不符、外观损坏、规格错误、质量不达标等问题，立即拍照记录，填写《不合格物资处理单》（需注明问题详情、数量、供应商信息），由采购部门联系供应商沟通处理方案（如换货、退货、降价等），问题未解决前，物资不得入库，并隔离存放。

4.资料归档

采购部门将《采购申请表》《采购确认单》《合同》《采购订单》《供应商报价单》等资料整理归档；

仓库管理部门将《物资验收记录表》《入库单》等资料留存，作为库存管理和财务结算依据；

需求部门留存《物资验收记录表》复印件，作为资产入账或费用报销附件。

三、常用工具模板

模板1：物资采购申请表

申请单号

申请部门

申请人

联