销售合同审核流程工具风险控制优化版.docVIP

销售合同审核流程工具风险控制优化版

适用工作情境

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员协同开展销售合同审核工作，具体场景包括：

新客户合作前的合同条款风险评估；

常规销售合同的合规性与商业条款审核；

合同续签、变更或补充协议的风险排查；

跨部门协作中合同审核流程的标准化管理。

通过结构化流程与风险控制点，保证合同条款合法合规、商业条款合理可控，降低履约风险与纠纷概率。

操作流程详解

第一步：合同发起与基础信息核对

责任主体：销售专员/合同发起人

操作内容：

收集并整理合同基础信息，包括合同主体信息（双方公司名称、统一社会信用代码、法定代表人）、标的物详情（名称、型号、规格、数量）、交易价格（单价、总价、折扣政策）、交付条款（时间、地点、方式）、支付条款（付款比例、节点、账户信息）等。

核对合同主体资质：

客户方需提供营业执照副本（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需），确认企业存续状态（通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查）；

涉及特殊行业（如食品、医疗器械等），需核查客户方相关行业许可证。

检查合同文本完整性：保证合同封面、附件（如技术参数表、交付清单）无缺页、漏签，版本号与最新修订版一致。

输出物：《合同基础信息核对表》（见配套工具表单1）

第二步：法务专项审核

责任主体：法务专员

操作内容：

合法性审核：

检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，如“霸王条款”、无效免责条款等；

审核争议解决方式（仲裁/诉讼）的约定是否明确，管辖法院/仲裁机构是否与公司注册地或业务主要履行地相关。

严谨性审核：

核对关键用词（如“交付”“验收”“违约责任”）的定义是否清晰，避免歧义；

检查违约责任条款是否对等（如双方违约金比例、赔偿范围是否合理），单方面免责条款需重点标注风险。

知识产权与保密条款：

涉及技术资料、专利等知识产权的，明确归属与使用权限；

保密条款需明保证密范围、期限及违约责任，特别是对客户方商业信息的保护义务。

输出物：《法务审核意见表》（含风险等级标注：高/中/低）

第三步：财务条款复核

责任主体：财务专员

操作内容：

价格与税费条款：

核对价格构成（是否含税、税率类型）、折扣政策是否与公司定价制度一致；

明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间（如预付款到账后/交付后）及开票信息（名称、税号、地址）。

支付与回款条款：

审核付款节点是否合理（如预付款比例≤30%，到货验收后付至60%，质保期满付尾款10%）；

明确逾期付款的违约金计算标准（如LPR的1.3倍），避免“无违约责任”或“违约金过低”条款。

财务风险点排查：

检查合同中是否存在“无条件退款”“无息垫资”等可能影响资金安全的条款；

对大额合同（如单笔超500万元），需评估客户方付款能力（如要求提供近期财务报表或银行资信证明）。

输出物：《财务条款复核表》（含付款节点与风险提示）

第四步：业务条款确认

责任主体：销售部门负责人/业务主管

操作内容：

标的与交付条款：

确认标的物型号、规格与客户需求一致，技术参数是否符合行业标准；

核对交付时间是否与生产/库存计划匹配，交付地点（如客户指定仓库/公司仓库）的物流责任划分。

验收与质保条款：

明确验收标准（如国家标准、双方确认的技术参数）、验收流程（如到货后7个工作日内提出异议）；

质保期约定（如常规产品12个月，定制产品6个月），质保期内免费维修/更换的责任划分。

特殊条款补充：

如涉及定制化产品，需确认图纸、技术方案附件是否作为合同不可分割部分；

对客户提出的特殊要求（如独家代理、区域限制），需评估是否符合公司业务政策并报上级审批。

输出物：《业务条款确认函》（含附件清单）

第五步：风险综合评估与审批

责任主体：法务部、财务部、销售部联合评审，最终由分管副总/总经理审批

操作内容：

风险汇总：

各部门将审核中发觉的高风险点（如客户主体资质存疑、违约责任不对等、付款周期过长）汇总至《风险评估表》（见配套工具表单2），标注风险等级（高/中/低）及整改建议。

跨部门协调：

对存在争议的条款（如客户坚持“先货后款”但财务评估回款风险高），由销售部门牵头与客户协商，法务、财务提供专业支持，达成一致后修改合同文本。

最终审批：

风险等级为“低”的合同，由销售部门负责人审批；

风险等级为“中”的合同，需分管副总审批；

风险等级为“高”的合同（如新客户首单超100万元、涉及重大定制化需求），需提交总经理办公会审议。

输出物：《合同审批意见书》（含最终风险等级与审批结论）

第六步：签署与归档

责任主体：行政部/档案管理员

操作内容：

合同签署：

审批通过后，由销售专员按公司用印流程申请合同盖章，保证合同文本与审批版本一致，骑缝章、签字页盖章清晰；

客户方签署后，需收回合同